Die afdeling Maatskappy-instellings laat u toe om die algemene inligting oor die maatskappy, die gegewens vir fakturering, die betaalmetodes, die fakture, die transaksies en die aktiewe modules te bestuur.
Om die bladsy met die maatskappy-instellings oop te maak, klik op die maatskappynaam in die boonste deel van die skerm en kies “Maatskappy-instellings”.
Algemene inligting
In hierdie afdeling kan u die basiese gegewens van u maatskappy invul:
- die maatskappynaam;
- die werkmodus (kantoormodus of Field Service — uitgaande take);
- die aantal werknemers;
- land / streek;
- staat / provinsie / streek;
- stad;
- bykomende besonderhede oor die maatskappy.
U kan ook die maatskappylogo oplaai. Die logo wat hier opgelaai word, word outomaties oorgedra na die instellings van die module Finansiële dokumente (Fakturering) en word gedruk in die dokumente wat u vir u kliënte opstel (fakture, kwotasies ens.), en word ook gebruik in die PDF-verslag oor die taak uit die afdeling “Take” (meer besonderhede — sien die artikel “Verslae”).
As ’n ander logo vir die dokumente nodig is, kan dit in Modules → Instellings → Finansiële dokumente → Maatskappylogo vervang word.
Belangrik: die logo hou nie verband met die fakture wat Shifton aan u maatskappy uitreik vir die gebruik van die modules nie (dié is in die afdeling “Fakture” hieronder) — dit word slegs gebruik in die dokumente wat u maatskappy vir sy kliënte skep.
Nadat u die veranderinge aangebring het, klik “Stoor”.
Maatskappy aksies
Verandering van maatskappyeienaar
U kan die eiendomsreg aan ’n ander gebruiker oordra. Ná die oordrag verander u toegangsvlak outomaties van Eienaar na Werknemer.
- Klik “Verander eienaar”.
- Kies in die sypaneel die werknemer wat die nuwe eienaar sal word.
- Bevestig die aksie deur “Bevestig” te klik.
- Om te kanselleer, klik “Kanselleer”.
> Hierdie aksie is onomkeerbaar. Slegs die nuwe eienaar sal die eiendomsreg aan u kan teruggee.
Skort die maatskappy op
Die opskorting van die maatskappy stop die werking daarvan tydelik.
Ná die opskorting:
- word alle betaalmetodes ontkoppel;
- word alle modules afgeskakel;
- word die fakturering vir ’n nuwe tydperk opgeskort;
- kan die aksie enige tyd gekanselleer word.
Om die maatskappy op te skort:
- Klik “Skort die maatskappy op”.
- Voer in die sypaneel verpligtend die bevestigingsteks in Engels in — voer dit presies so in soos dit op die skerm gewys word (u kan dit kopieer en in die veld plak). Sonder hierdie teks bly die bevestigingsknoppie onaktief.
- Kies die rede vir die opskorting.
- Voeg ’n opmerking by (opsioneel).
- Bevestig die aksie deur “Bevestig” te klik.
- Om te kanselleer, klik “Kanselleer”.
Verwyder maatskappy
Die maatskappy kan slegs verwyder word wanneer daar geen onbetaalde fakture is nie. As daar ’n uitstaande skuld is, sal die verwydering eers ná die vereffening daarvan moontlik word.
Wanneer die maatskappy verwyder word:
- word die rekening van die maatskappy verwyder (onmiddellik, as daar geen skuld vir die toekomstige tydperk is nie; andersins word die verwydering uitgestel totdat die faktuur uitgereik en betaal is);
- word alle betaalmetodes ontkoppel;
- word die fakturering opgeskort as daar geen skuld vir die nuwe tydperk is nie;
- kan hierdie aksie nie gekanselleer word nie.
Om die maatskappy te verwyder:
- Klik “Verwyder maatskappy”.
- Voer in die sypaneel verpligtend die bevestigingsteks in Engels in — voer dit presies so in soos dit op die skerm gewys word (u kan dit kopieer en in die veld plak). Sonder hierdie teks bly die bevestigingsknoppie onaktief.
- Kies die rede.
- Voeg ’n opmerking by (opsioneel).
- Bevestig die aksie deur “Bevestig” te klik.
- Om te kanselleer, klik “Kanselleer”.
Rekeningadres
In hierdie afdeling word die inligting gestoor wat vir die fakturering gebruik word.
Belangrik: die veranderinge word nie toegepas op fakture wat reeds uitgereik is nie. Werk die faktureringsgegewens by voordat die faktuur geskep word, as u wil hê dat dit op die faktuur moet verskyn.
U kan die volgende velde invul:
- Maatskappy se naam *
- BTW-nommer
- Naam *
- Van *
- E-pos
- Telefoonnommer
- Land / Streek *
- Staat / Provinsie / Streek *
- Stad *
- Poskode *
- Adres *
Nadat u die inligting ingevul het, klik “Stoor”.
Betaalmetodes
In hierdie afdeling kan u ’n betaalkaart byvoeg, wysig of verwyder.
Voeg 'n kaart by
- Klik “Voeg 'n kaart by”.
- Voer die kaartgegewens in.
- Klik “Stoor”.
Wysig die kaart
- Klik “Wysig” langs die kaart.
- Werk die maand en jaar van die vervaldatum by.
- Klik “Stoor” of “Kanselleer”.
U kan die kaart ook verwyder deur “Verwyder” te klik.
> Om werknemers na die maatskappy uit te nooi, is ’n geldige kaart en ’n aktiewe maandelikse intekening nodig.
Maatskappy balans
Hier kan u die huidige balans besigtig en die maandelikse intekening aktiveer.
Om die intekening te neem:
- Klik “Maandelikse betaling”.
- Kies ’n bestaande kaart of voeg ’n nuwe een by.
- Klik “Stoor”.
Fakture
Hierdie afdeling bevat al die fakture wat aan u maatskappy uitgereik is.
U kan:
- ’n Excel-lêer met die betalingsbedrae vir verskillende tydperke aflaai;
- die besonderhede van elke faktuur besigtig.
Die tabel sluit in:
- Faktuur-ID
- Faktureringsperiode
- Betalingstermyn
- Datum geskep
- Prys
- Reeds betaal
- Te betaal
- Status
Wanneer u op die faktuur-ID klik, gaan die volledige besonderhede van die faktuur oop, met inbegrip van die heffings vir die modules wat op grond van die inligting uit u rekeningadres opgestel is.
Transaksies
Hierdie afdeling bevat al die transaksies wat die balans van die maatskappy beïnvloed het.
Aktiewe modules
Hier kan u al die aktiewe modules en die datums waarop hulle verstryk, sien.
Gereelde vrae
Vraag: Waar word die Maatskappy-instellings in Shifton oopgemaak? Antwoord: Klik op die maatskappynaam in die boonste deel van die skerm en kies dan “Maatskappy-instellings”. Die bladsy met die algemene konfigurasie van die maatskappy gaan oop.
Vraag: Watter inligting kan in die maatskappy-instellings geredigeer word? Antwoord: U kan die algemene gegewens van die maatskappy bywerk: die maatskappynaam, die werkmodus, die aantal werknemers, land/streek, staat/provinsie, stad en bykomende inligting. Hier kan u ook die maatskappylogo oplaai.
Vraag: Waarom moet die maatskappylogo opgelaai word? Antwoord: Die logo word outomaties oorgedra na die instellings van die module Finansiële dokumente en word gedruk in die dokumente wat u vir u kliënte skep (fakture, kwotasies), en ook in die PDF-verslag oor die taak uit die afdeling “Take”. Indien nodig kan dit vir die dokumente in Modules → Instellings → Finansiële dokumente vervang word. Op die fakture wat Shifton aan u maatskappy uitreik, het die logo geen invloed nie.
Vraag: Hoe stoor ek die veranderinge ná redigering van die maatskappydata? Antwoord: Nadat u die velde van die maatskappy verander het, klik “Stoor”. Sonder om te stoor, word die veranderinge nie toegepas nie.
Vraag: Hoe dra ek die eiendomsreg aan ’n ander gebruiker oor? Antwoord: Klik in die afdeling “Maatskappy aksies” op “Verander eienaar”, kies die werknemer wat die nuwe eienaar sal word, en bevestig die aksie. Ná die oordrag verander u toegang van Eienaar na Werknemer.
Vraag: Kan die oordrag van die eiendomsreg op die maatskappy gekanselleer word? Antwoord: Nee — die oordrag van die eiendomsreg is onomkeerbaar. Slegs die nuwe eienaar kan die eiendomsreg aan u teruggee.
Vraag: Wat doen die funksie “Skort die maatskappy op”? Antwoord: Die opskorting van die maatskappy stop die werking daarvan tydelik:
- alle betaalmetodes word ontkoppel;
- alle modules word afgeskakel;
- die fakturering vir ’n nuwe tydperk word opgeskort. Hierdie aksie kan enige tyd gekanselleer word.
Vraag: Hoe word die maatskappy opgeskort? Antwoord: Klik “Skort die maatskappy op”, voer die nodige bevestigingsteks in en kies die rede vir die opskorting.
Vraag: Kan die maatskappy verwyder word? Antwoord: Ja — maar slegs wanneer daar geen onbetaalde fakture is nie. As daar ’n uitstaande skuld is, word die verwydering eers ná die vereffening daarvan beskikbaar.
Vraag: Wat gebeur wanneer die maatskappy verwyder word? Antwoord: Wanneer die maatskappy verwyder word:
- word die rekening van die maatskappy verwyder (onmiddellik, as daar geen skuld vir die toekomstige tydperk is nie, of ná die vereffening daarvan);
- word alle betaalmetodes ontkoppel;
- word die fakturering vir die volgende tydperk opgeskort. Hierdie aksie kan nie gekanselleer word nie.
Vraag: Kan die maatskappy verwyder word as modules daarvoor geaktiveer is? Antwoord: Ja — maar die verwydering van die maatskappy vind eers plaas nadat al die onbetaalde fakture betaal is. Modules blokkeer nie die verwydering nie as die betalingsvoorwaardes nagekom is.
Vraag: Wat is die “Werkmodus” in die maatskappy-instellings? Antwoord: Die werkmodus wys in watter modus u maatskappy werk — in die kantoormodus of in die uitgaande modus (Field Service). Hiervan hang die beskikbare modules en die struktuur van die werkprosesse af.