Stap-vir-stap opstellingsgids vir Shifton

Hierdie gids beskryf die korrekte volgorde om die Shifton-platform op te stel, van registrasie tot volle werking. Volg die stappe opeenvolgend — elke volgende stap hang af van die vorige.

Oorsig van stappe

Stap	Aksie	Waar om op te stel
1	Registreer maatskappy	shifton.com → Teken aan
2	Bevestig telefoon en voeg kaart by	My profiel → Phone / Company → Fakturering
3	Salarisinstellings	Instellings van die maatskappy → Salarisinstellings
4	Aktiveer modules	Company menu → Modules
5	Stel modules op	Company menu → Modules → Instellings
6	Voeg werknemers by en nooi hulle uit	Employees → + Voeg werknemers by
7	Skep projek	Projects → + Skep ‘n projek
8	Skep rooster	Schedules → + Voeg rooster by
9	Werk met die roosterbladsy (Roostersblad)	Roostersblad → voeg/redigeer skofte by
10	Bykomende funksies	Aktiwiteite, kaart, versoeke, verslae

Stap 1. Registreer maatskappy

Gaan na shifton.com en klik Teken aan of Try Free.

Kies produk:

skofon Skedulering

mdash; vir skofbestuur en roosters

skofon Veld diens

mdash; vir veldspanne en take

Vul die vorm in: maatskappynaam, land, bedryf, naam, e-pos, wagwoord, telefoonnommer.

Klik Registreer — u word onmiddellik in die rekening ingeteken.

Die persoon wat die vorm invul, word die maatskappy-eienaar (Owner) met volle toegang tot alle instellings.

Meer besonderhede: Maatskappyregistrasie. Oor Scheduling- en Veld diens-modusse, lees die artikel Werkmodusse.

Stap 2. Bevestig telefoon en voeg kaart by

Voordat u werknemers uitnooi, moet u drie verpligte aksies uitvoer:

2.1 Bevestig telefoonnommer

Klik op u naam in die regter boonste hoek → My profiel.

Op die Algemeen-oortjie, vind die veld Telefoonnommer → klik op die bevestigingsversoek.

Voer die SMS-kode in → Bevestig.

2.2 Voeg bankkaart by

Klik op die maatskappynaam → Fakturering.

Voeg ‘n betaalkaart by.

2.3 Neem intekening

In die Fakturering-afdeling, neem ‘n maandelikse intekening.

Sonder hierdie stappe is dit onmoontlik om uitnodigings aan werknemers te stuur.

Meer besonderhede: Telefoonbevestiging. Oor betaalmetodes en intekening — in die artikels Betaalmetodes en Maatskappybalans en fakture.

Stap 3. Salarisinstellings

Stel die betaalparameters op voor die skepping van roosters — dit beïnvloed die salarisberekening in alle toekomstige skofte.

Klik op die maatskappynaam → Instellings van die maatskappy → Salarisinstellings.

Stel die sleutelparameters op:

Parameter	Beskrywing
Geldeenheid	Betalingsvaluta (154 wêreldvaluta’s)
Tarief modus	Tarief per uur — betaling vir elke uur gewerk. Tarief per skof — vaste betaling per skof
Daagliks / Weekliks / Maandeliks kwotas	Werktydraamwerke waarna oortyd bereken word
Oortyd vlakke	Tariewe vir oortyd (bv. eerste 2 ure → 150%, daarna → 200%)
Nagskofkoëffisiënte	Koëffisiënte vir nagskofte
Vakansie tariewe	Tariewe vir werk op vakansiedae
Betaaltempo prioriteit	Volgens posisies — tarief van posisie. Deur ligging — tarief van skofligging

Meer besonderhede: Salarisinstellings. Oor die kaskadehiërargie van tariewe, lees Betaaltariefhiërargie.

Stap 4. Aktiveer modules

Shifton gebruik ‘n modulêre stelsel — aktiveer slegs die funksies wat u nodig het.

Klik op die maatskappynaam → Modules.

Aktiveer die nodige modules met die skakelaar.

Aanbevole modules vir die begin

Module	Waarvoor nodig	Prys
Afdelings en Projekte	Verskeie projekte/afdelings (1 gratis)	$1/maand per ekstra projek
Betaalstaat	Salarisberekening en verslae	$0.50/werknemer/maand
Verlof aansoeke	Verlof-/vakansie-versoeke	$1/werknemer/maand
Bywoning	Bywoningsopsporing	$1/werknemer/maand
Pouses	Pouse-opsporing	$0.50/werknemer/maand

Alle modules het ‘n 30-dae gratis proeftydperk (Werkplekbeheer — slegs 10 dae).

Meer besonderhede: Oorsig van die modulêre stelsel

Stap 5. Stel modules op

Na aktivering van modules, stel hul parameters op.

Klik op die maatskappynaam → Modules → oortjie Instellings.

Stel elke geaktiveerde module op.

Sleutelinstellings

Module	Wat om op te stel
Basies	Tydformaat, datumformaat, kennisgewingtaal, SMS-kennisgewings
Pouses	Pousetipes (betaald/onbetaald), duur, limiete
Bywoning	Aanmeldmetodes (knoppie / GPS / QR), outomatiese beëindiging, herinnerings
Tyd Af versoek	Verloftipes (siekteverlof, vakansie, vakansiedag), pasgemaakte tipes
Vakansie	Outomatiese toekenning van dae, balans, oordrag
Werkplekbeheer	GPS-radius, kontrole by inklok/uitklok
Noodskof	Kennisgewings oor dringende skofte
Aktiwiteit	Aktiwiteitssjablone, koppeling aan roosters

Meer besonderhede: artikels in die afdeling Modules

Stap 6. Voeg werknemers by en nooi hulle uit

Klik op Werknemers in die linker sypaneel.

Klik + Voeg werknemers by.

Vul die vorm in:

Veld	Verpligtend	Beskrywing
Eerste naam	Ja	Voornaam
Van Hierdie Naam	Ja	Van
Telefoonnommer	Nee	Selfoon met landkode
E-pos	Nee	Vir die stuur van uitnodiging
Maandelikse urekoers, %	Ja	100% = voltydse pos, 50% = halfdag
Kies ‘n projek	Nee	Ken toe aan projek dadelik
Kies skedule	Nee	Ken toe aan rooster dadelik
Posisie	Nee	Posisie
Stuur uitnodiging	Nee	Stuur uitnodiging per e-pos

Klik Voeg by en sluit of Add (om die volgende werknemer by te voeg).

Alternatief: voer werknemers in vanaf Excel/CSV via die Invoer-knoppie — laai die sjabloon af, vul dit in en laai dit op.

Meer besonderhede: Voeg werknemers by

Stap 7. Skep projek

‘n Projek is ‘n houer om werknemers en roosters te groepeer (afdeling, span, filiaal).

Die eerste projek word outomaties geskep by registrasie. U kan dit hernoem en opstel.

Projekopstelling

Maak Projekte in die sypaneel oop.

Klik Wysig by die gewenste projek.

Vul die velde in:

Veld	Beskrywing
Projeknaam *	Projeknaam (verpligtend)
kleur	Kleur vir visuele identifisering in roosters en verslae
Tydsone	Projek se tydsone. Kan slegs gewysig word as daar nog geen roosters in die projek is nie
Versteklokasie	Ligging wat outomaties op skofte gestel word wanneer die rooster gegenereer word
Bestuurders	Projekbestuurders — kan roosters skep en redigeer
Werknemers	Werknemers van die projek (meervoudige keuse)
Waarnemers	Waarnemers — kan slegs roosters bekyk, sonder redigering
Basiese tarief	Basiese betaaltarief vir salarisberekening

Stel toestemmings op: sigbaarheid van roosters, skofruil, oop skofte, verbod op verandering van vorige skofte.

Voeg indien nodig merke (Merke) by — kleurmerkers vir die kategorisering van skofte.

Klik Stoor.

Belangrik: Vir die skepping van addisionele projekte, aktiveer die module Afdelings en Projekte ($1/maand per ekstra projek).

Meer besonderhede: Projekbestuur. Oor die module vir verskeie projekte — Afdelings en projekte.

Stap 8. Skep rooster

‘n Rooster bepaal die werktydsreëls en bevat werknemersskofte.

Klik op Roosters in die sypaneel → + Voeg rooster by.

Vul die basisinligting in: naam, projek, datums (tot 3 maande per stap), basiese tarief.

Kies die roostertipe:

Tipe	Beskrywing	Voorbeeld
Leeg	Heeltemal handmatig — skofte word handmatig bygevoeg	Klein kantoor, bestuurder stel self skofte op
Basies	Vaste skofsjablone	Kantoor Ma–Vr 09:00–18:00
Volgens beskikbaarheid	Gebaseer op werknemerbeskikbaarheid	Kafee met studentebarista’s
GevBeveld	Verskeie skofte met verskillende personeelbehoeftes	Oproepsentrum met oggend-, aand- en nagskofte
Voorinstelling	Rotasiepatrone (2/2, 5/2, ens.)	Sekuriteit, fabriek, 24-uur modus

Stel skofsjablone op (tyd, pouse, dae van die week).

Vir Volgens beskikbaarheid en GevBeveld tipes — stel beperkings op (uurkwotas, minimum rus).

Voeg werknemers by die rooster.

Moenie vergeet om te publiseer nie (Publiseer & stel werknemers in kennis) — sonder publikasie sal werknemers nie hul skofte sien nie.

Meer besonderhede: Skep rooster

Stap 9. Werk met die roosterbladsy (Roostersblad)

Na die skepping van die rooster, gaan na die roosterbladsy vir skofbestuur.

Aansigmodusse

Dag / Week / Maand

mdash; wissel periode

Deur werknemers / By Verskuiwing Sjabloons

mdash; groepering

Hoofaksies

Skof byvoeg:

klik ⋮ langs die werknemer → Voeg skof by werknemer → stel tyd, pouse, ligging in

Skof redigeer:

klik op die skof in die rooster → wysig parameters → stoor

Skofte dupliseer:

Actions → Dupliseer Skofte → spesifiseer bronPeriodeee en bestemmingsPeriodeee

Massa-aksies:

Actions → Massa Verskuiwe Aksies → kies periode, werknemers → Skuif na Oop / Edit / Delete

Oop skofte:

kofte sonder ‘n toegewysde werknemer wat self geneem kan word

Filters en oorlegsels

Filters:

volgens werknemers, posisies, liggings, merke, skofstatus

Oorlegsels:

wys/verberg skofte, verlof, beskikbaarheid, pouses, aktiwiteite

Uitvoer

Excel

(verskeie formate), PDF

Voer bonusse/aftrekkings in

mdash; invoer van bonusse en aftrekkings

Meer besonderhede: artikels in die afdeling Roosterbladsy en skofte

Stap 10. Bykomende funksies

Na die basiese opstelling, aktiveer bykomende vermoëns soos nodig:

Aktiwiteite (Activity-module)

Beplanning van bykomende take bo-op skofte — opleiding, vergaderings, voorraadopname. Skep aktiwiteitssjablone en ken dit toe aan werknemers.

GPS-kaart (Werkplekbeheer-module)

Beheer van werknemer se ligging by inklok/uitklok. Stel die radius van aanvaarbare afstand vanaf die werkligging op.

Werknemerversoeke

Werknemers kan self via die toepassing of webweergawe:
– Verlof en vakansies aanvra (module Verlof aansoeke)
– Skofte ruil (indien toegelaat in projek-instellings)
– Oop skofte neem
– Skofte weier

Verslae

11 tipes verslae: werksure, salaris, bywoning, verlof, oortyd en meer. Filter volgens periode, werknemers, projekte.

Bywoning (module Attendance)

Opsporing van werknemer se inklok/uitklok — via knoppie in die toepassing, GPS-koördinate of QR-kode.

Pouses (module Breaks)

Opsporing van pouses tydens ‘n skof — betaald en onbetaald, met limiete op aantal en duur.

Verwante artikels

Gereelde vrae

V: Kan ek ‘n stap oorslaan?
A: Stappe 1–2 is verpligtend. Stappe 3–5 word sterk aanbeveel voor die skepping van roosters, aangesien salaris- en module-instellings berekeninge beïnvloed. Stappe 6–8 is die minimum om te begin werk.

V: Hoe lank neem die volle opstelling?
A: Die basiese opstelling (stappe 1–8) neem 15–30 minute vir ‘n klein span.

V: Is dit noodsaaklik om salarisinstellings voor die skepping van ‘n rooster op te stel?
A: Dit word sterk aanbeveel. Salarisinstellings (valuta, tariefmodus, oortyd) word op alle toekomstige skofte toegepas. Dit kan later gewysig word, maar terugwerkende herberekening vind nie plaas nie.

V: Kan ek werknemers byvoeg sonder ‘n uitnodiging?
A: Ja. Voeg ‘n werknemer by sonder die Stuur uitnodiging-merkblokkie — hulle sal in die stelsel verskyn met die status “Nie uitgenooi nie”. U kan later uitnooi.

V: Wat as ek geen modules aktiveer nie?
A: Die basiese funksionaliteit (rooster, werknemerlys, kontroleskerm) werk sonder modules. Modules voeg bykomende vermoëns by — salaris, verlof, bywoning, ens.

V: Korrekte volgorde: eers werknemers of eers projek?
A: Die eerste projek word outomaties by registrasie geskep. Dit word aanbeveel om eers die projek op te stel, dan werknemers by te voeg — by byvoeging kan u hulle dadelik aan ‘n projek en rooster toewys.

V: Werknemer is bygevoeg maar sien nie skofte nie — wat om te doen?
A: Kontroleer drie stappe: 1) werknemer is by die projek gevoeg, 2) werknemer is by die rooster gevoeg, 3) die rooster is gepubliseer. Al drie stappe is verpligtend.

V: Kan ek terugkom en instellings Laatr verander?
A: Ja. Alle instellings (behalwe roostertipe en tydsone van ‘n projek met roosters) kan te eniger tyd gewysig word.

V: Hoe weet ek watter modules ek nodig het?
A: Begin met die basiese funksionaliteit. Aktiveer modules soos nodig — elkeen het ‘n 30-dae gratis proeftydperk vir toetsing.

V: Is dit nodig om posisies (Posisies) en vaardighede (Vaardighede) te skep?
A: Nie verpligtend nie. Posisies is nuttig vir verskillende betaaltariewe en filtrering. Vaardighede — vir outomatiese toewysing van werknemers aan sekere take of aktiwiteite.

V: Hoe nooi ek ‘n werknemer uit sonder e-pos?
A: Verskaf ‘n selfoonnommer — die uitnodiging sal per SMS gestuur word.

V: Wat is ‘n “aktiewe werknemer” vir kosteberekening?
A: ‘n Werknemer wat ten minste een skof in die berekeningsmaand gehad het. Nie-aktiewe werknemers word nie gehef nie.

V: Is dit verpligtEinde om die rooster te publiseer?
A: Vir die bestuurder se werk — nee, skofte is sigbaar in die administrasiepaneel. Maar werknemers sal hul skofte in die toepassing eers na publikasie sien.

V: Kan ek die stelsel vir verskeie filiale opstel?
A: Ja. Skep ‘n aparte projek vir elke filiaal (module Afdelings en Projekte). Elke projek het sy eie bestuurders, werknemers en roosters.

V: Hoe stel ek ‘n rotasierooster op (2/2, dag om die derde)?
A: Wanneer u ‘n rooster skep, kies tipe Voorinstelling en stel die rotasiepatroon in — die stelsel sal dit outomaties oor die hele periode herhaal.