Om ’n mens by die maatskappy te voeg, regte toe te ken, ’n uitnodiging te stuur, die posisie en die norm van ure te verander — dit alles word van die foon af gedoen. Vroeër was die bestuur van die span net in die blaaier.
Die afdeling is oop vir die bestuurder, die administrateur en die eienaar.
Stap-vir-stap-instruksies
Hoe om dit oop te maak
☰ → groep Span (TEAM) → Maatskappy werknemers (Company employees).
Op die kaartjie van elke werknemer: ’n foto of die voorletters, die naam, die vlak van regte, die telefoon, die e-pos en die toestand van die uitnodiging — Nooi wagend (Invite pending) in oranje of Uitnodiging aanvaar (Invite accepted) in groen. By dié wat nie bevestig is nie, staan die knoppie Stuur uitnodiging weer (Resend invite) langsaan.
In die kopstuk is daar drie knoppies: soek volgens naam, Filter volgens projek (Filter by project) en Voer Werknemers In (Import Employees). Onder regs is ’n blou knoppie met die plus-teken — die byvoeging.
Byvoeging van ’n werknemer
Druk +. Die vorm Voeg werknemer by (Add employee) uit drie blokke gaan oop.
Persoonlike inligting (Personal information)
| Veld | Beskrywing |
|---|---|
| Eerste naam (First name) | Die naam van die werknemer |
| Van (Last name) | Die van |
| Telefoonnommer (Phone number) | Die telefoon met die kode van die land |
| e-pos (E-mail) | Die adres van die e-pos |
Onder die vorm is die wenk Telefoon of e-pos vereis (Phone or email required) — een van die twee is genoeg, maar sonder ’n uitnodiging per e-pos sal die werknemer nie vir homself ’n wagwoord kan skep nie.
Werkinstellings (Work settings)
| Veld | Beskrywing |
|---|---|
| Personeelnommer (Personnel Number) | Die interne nommer van die werknemer; daarvolgens is dit gerieflik om te sorteer en na ander stelsels uit te voer |
| Maandelikse urekoers, % (Monthly rate of hours, %) | Die deel van die volle norm. Verstek is 100 |
| Kies 'n posisie (Select a position) | Die posisie uit die struktuur van die maatskappy. Daarvolgens word die tarief geneem as die tariewe volgens posisies gestel is |
Skedulering (Scheduling)
| Veld | Beskrywing |
|---|---|
| Projek (Project) | By watter projek om by te voeg |
| Skedule (Schedule) | In watter skedule om te plaas |
| Voeg werknemer by vanaf (Add employee starting from) | Vanaf watter datum die mens as werkend beskou word |
Die skakelaar Stuur uitnodiging (Send invite) besluit of die brief dadelik uitgaan. Alles eindig met die knoppie Stoor (Save).
Hier is die belangrike ding: die vorm dek al drie verpligte stappe op een slag — die mens skep, by die projek voeg en in die skedule plaas. As jy die projek of die skedule oorslaan, sal die werknemer geskep word, maar hy sal nie in die rooster verskyn nie.
Verandering van die regte
Die vlak van regte word reg in die lys van werknemers verander: langs hom staan ’n pyltjie af, druk dit en kies ’n ander vlak. Jy hoef nie die kaartjie van die werknemer daarvoor oop te maak nie.
| Vlak | Wat dit gee |
|---|---|
| Werknemer (Employee) | Sy eie skedule, sy eie versoeke, sy eie beskikbaarheid |
| Administrateur (Administrator) | Die bestuur van die werknemers, die modules en die skedules van die hele maatskappy |
Dit is die regte in die maatskappy, en hulle word hier, in die lys van werknemers, gestel. Los daarvan het die mens ’n rol in die projek: Werknemers (Employees), Bestuurders (Managers) of Kykers (Viewers) — dit word in die instellings van die projek self toegeken, en nie hier nie. ’n Bestuurder is ’n rol in die projek, en nie ’n vlak van regte nie; ’n administrateur word nie in ’n projek aangestel nie.
Volle toegang, met inbegrip van die instellings van die maatskappy en die finansies, het net die eienaar.
Die kaartjie van die werknemer: ses oortjies
Wanneer jy op die kaartjie druk, gaan Wysig werknemer (Edit employee) oop, en dit is nie een vorm nie, maar ses oortjies. Die band van oortjies rol sywaarts, daarom sien jy die laastes nie dadelik nie.
| Oortjie | Wat daarbinne is |
|---|---|
| Algemene inligting (General info) | Persoonlike data, werkinstellings, vaardighede, kleur, eie werkdae en regte |
| Beskikbaarheid (Availability) | Wanneer die werknemer gereed is om te werk, volgens dae |
| Projekte (Projects) | In watter projekte hy is en met watter rol |
| Notas (Notes) | Aantekeninge oor die werknemer met ’n tydperk en sigbaarheid |
| Lêers (Files) | Dokumente wat aan die mens gekoppel is |
| Vakansies (Vacations) | Die limiete van vakansie volgens tydperke en die beweging van die saldo |
Algemene inligting is die langste oortjie, jy moet dit rol. In volgorde: Persoonlike inligting (Personal information) met die naam, die van, die telefoon en die e-pos; Werkinstellings (Work settings) met die personeelnommer, die posisie en die maandelikse norm van ure; Vaardighede (Skills); Werknemer kleur (Employee color) — daarmee word die mens op die kaart van geoligging en in die skedule gemerk; Persoonlike instellings van die werknemer se werkdae met merkies Mo–Su en die skakelaar Neem persoonlike instellings in ag; en heel onder Toestemmings (Permissions) — Werknemerregte (Employee rights) en Toegang tot aktiwiteitslogs (Access to activity logs).
Beskikbaarheid wys dieselfde prentjie wat die werknemer self in die afdeling “Wanneer ek beskikbaar is” sien: die week volgens dae, die omskakeling van weke en Vou kalender uit. Waar die mens niks aangedui het nie, staan Beskikbaarheid nie vermeld nie (Availability not specified).
Projekte is die lys van die projekte van die werknemer met sy rol in elkeen, die knoppie Voeg by projek toe (Add to project) en Voeg by skedule toe (Add to schedule). Van hier af word die mens by die werk aangesluit sonder om die kaartjie te verlaat.
Notas is die knoppie Skep ’n nota (Create a note) en die lys van aantekeninge. ’n Nota het ’n tydperk van geldigheid en sigbaarheid: Slegs bestuurders en administrateurs (Only managers and administrators). Dit is die plek vir diensaantekeninge wat die werknemer self nie behoort te sien nie.
Lêers is die dokumente van hierdie mens, die knoppie Laai lêers op (Upload). Solank daar nog geen is nie, staan Geen data (No data).
Vakansies is die oortjie waarvoor die kaartjie die meeste oopgemaak word. Dit bestaan uit drie dele:
| Deel | Wat dit stel |
|---|---|
| Toelaatbare vakansie-oorskryding (Permissible vacation overrun) | Vir hoeveel dae die werknemer in die minus mag gaan. Word met die knoppie Stoor gestoor |
| Vakansie-instellings (Vacation settings) | Tydperke met ’n limiet: die begin, die einde en die Vakansie-limiet per jaar. Word met die knoppie Voeg vakansie-instelling by bygevoeg |
| Verandering in vakansiesaldo (Change in vacation balance) | Handmatige byvoegings en aftrekkings: die datum, die grootte met ’n teken en ’n kommentaar. Die knoppie Voeg vakansie-operasie by |
Daar kan verskeie tydperke agtermekaar wees — byvoorbeeld met ’n limiet van 0, daarna 24, daarna 50 dae per jaar: so sien ’n mens hoe die voorwaardes van die mens verander het. In die beweging van die saldo beteken die minus-teken ’n aftrekking.
Invoer met ’n lys
Die knoppie Voer Werknemers In in die kopstuk laai baie mense op een slag met ’n lêer op. Invoer sonder e-posadresse is moontlik, maar uitnodigings sal nie na sulke werknemers gaan nie — hulle sal later bygevoeg moet word.
Moontlike probleme en oplossings
| Probleem | Oorsaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Die werknemer is geskep, maar hy is nie in die skedule nie | Die projek of die skedule is in die vorm van byvoeging oorgeslaan | Maak die kaartjie oop en vul die blok Skedulering in |
| Die uitnodiging kom nie aan nie | Die brief is in gemorspos, of die telefoonnommer van die maatskappy is nie bevestig nie | Kyk in gemorspos, druk Stuur uitnodiging weer, bevestig die nommer in die profiel |
| ’n Wit skerm by die werknemer tydens die aktivering | Hierdie e-posadres is reeds deur ’n ander rekening beset | Vee die ou rekening met hierdie adres uit |
| Geskep sonder e-pos en telefoon | Die vorm vereis ten minste een van die twee | Vul die telefoon of die e-pos in — anders sal die knoppie om te stoor nie werk nie |
| ’n Ontslane werknemer het in die skedule gebly | Dit is so bedoel | Die vorige skofte en die aantekeninge oor betaling word bewaar, langs die naam staan ’n merkie oor die verwydering |
| ’n Administrateur kan nie in ’n projek aangestel word nie | So ’n rol bestaan nie in ’n projek nie | ’n Administrateur is ’n vlak van regte in die maatskappy; in ’n projek word ’n werknemer, ’n bestuurder en ’n kyker aangestel |
Gereelde vrae (FAQ)
Vraag: Kan ’n mens ’n werknemer skep en hom dadelik in die skedule plaas? Antwoord: Ja, die vorm van byvoeging doen dit in een gang: die blok Skedulering stel die projek, die skedule en die datum van die begin.
Vraag: Wat is ’n personeelnommer? Antwoord: Die interne nommer van die werknemer. Daarvolgens is dit gerieflik om die lys te sorteer en die data na ander stelsels uit te voer.
Vraag: Waarvoor is die maandelikse norm van ure in persente? Antwoord: So word deeltydse werk gestel: 50 % beteken die helfte van die maandelikse norm.
Vraag: Kan ’n mens ’n werknemer sonder ’n e-posadres byvoeg? Antwoord: Skep kan jy hom, as die telefoon aangedui is. Maar die uitnodiging gaan net na die e-pos.
Vraag: Hoe verander ’n mens die regte van ’n werknemer vinnig? Antwoord: Met die pyltjie langs die vlak van regte reg in die lys, jy hoef nie die kaartjie oop te maak nie.
Vraag: Waarin verskil ’n bestuurder van ’n administrateur? Antwoord: ’n Bestuurder is ’n rol binne ’n projek: die skedules en die versoeke van hierdie projek. ’n Administrateur is ’n vlak van regte oor die hele maatskappy.
Vraag: Wat gebeur met die data van ’n ontslane werknemer? Antwoord: Die skofte en die aantekeninge oor betaling bly in die verslae, en die werknemer self word as verwyder gemerk.