يتيح لك Shifton المهام إضافة موظفين جدد إلى الشركة، وإرسال الدعوات إليهم، واستيراد قوائم الموظفين، وكذلك فصل الموظفين وحذفهم. وتُنفَّذ كل هذه الإجراءات في قسم «الموظفون».
لفتح القسم، انقر على «الموظفون» في القائمة الجانبية.
تعرض الصفحة الموظفين بالحالات التالية:
- مدعو — للموظف وصول إلى حسابه.
- الدعوة معلقة — أُرسلت الدعوة لكنها لم تُقبل بعد.
- غير مدعو — لم تُرسل الدعوة؛ يلزم إدخال رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني.
إضافة موظف يدويًا
- انقر على «إضافة موظف».
- في اللوحة الجانبية املأ الحقول: الاسم واسم العائلة، ورقم الهاتف المحمول، وعنوان البريد الإلكتروني، وتاريخ بدء عمل الموظف.
- انقر على «إرسال دعوة».
قواعد إرسال الدعوات:
- إذا كان الموظف مسجَّلًا بالفعل، فستُرسل الدعوة إلى بريده الإلكتروني.
- إذا لم يكن الموظف مسجَّلًا بعد، فسيتلقى رابط التسجيل عبر SMS أو البريد الإلكتروني.
- يمكن إرسال 3 رسائل SMS يوميًا كحد أقصى إلى رقم هاتف واحد.
- لإرسال الدعوات، يجب أن يكون رقم هاتفك مؤكدًا، وأن تكون بطاقة دفع باشتراك شهري نشط مرتبطة بالحساب.
بعد النقر على «إضافة» ستُنشأ ملفات الموظفين الشخصية. وسيحصل الموظفون على الوصول إلى حساباتهم بعد إتمام التسجيل.
إضافة الموظفين عبر استيراد ملف
- افتح قسم «الموظفون».
- انقر على «استيراد».
- في اللوحة الجانبية سترى مثالًا على تنسيق البيانات المطلوب.
- نزّل القالب بواسطة «تنزيل القالب» واملأه.
- انقر على «اختر ملف» وحمّل الملف بتنسيق .CSV أو .XLSX.
- انقر على «استيراد ملف».
- طابق أعمدة ملفك مع حقول النظام في Shifton.
- ضع علامة إذا أردت إرسال الدعوات فورًا.
- انقر على «حفظ».
بعد الحفظ ستُنشأ ملفات الموظفين الشخصية. وسيتمكنون من تسجيل الدخول إلى النظام بمجرد إتمام التسجيل.
فصل الموظف
لا يستطيع فصل الموظف إلا مالك الشركة أو المسؤول.
- انقر على أيقونة سلة المهملات بجوار الموظف.
- اختر تاريخ الفصل.
- انقر على «رفض».
بعد الفصل:
- سيُلغى وصول الموظف إلى حساب الشركة.
- ولن يتمكن من تسجيل الدخول إلى النظام من أي جهاز.
حذف الموظف من الشركة
لا يستطيع حذف الموظف إلا مالك الشركة أو المسؤول.
- انقر على أيقونة سلة المهملات بجوار الموظف.
- انقر على «حذف».
مهم: يؤدي حذف الموظف إلى إزالة ملفه الشخصي نهائيًا من قائمة موظفي الشركة.
الأسئلة الشائعة
سؤال: أين يقع قسم إضافة الموظفين؟ الإجابة: انتقل إلى قسم «الموظفون» في القائمة الجانبية لحسابك في Shifton.
سؤال: كيف أضيف موظفًا جديدًا يدويًا؟ الإجابة: انقر على «إضافة موظف»، وأدخل الاسم واسم العائلة، ورقم الهاتف المحمول، وعنوان البريد الإلكتروني، ثم انقر على «إرسال دعوة».
سؤال: ماذا يحدث بعد إضافة الموظف؟ الإجابة: بعد إرسال الدعوة يُنشئ Shifton ملفًا شخصيًا. وسيتمكن الموظف من تسجيل الدخول بمجرد إتمام التسجيل.
سؤال: ما الحالات التي قد تظهر للموظفين في القائمة؟ الإجابة: قد يظهر الموظفون بالحالات التالية:
- مدعو — قُبلت الدعوة؛
- الدعوة معلقة — أُرسلت الدعوة لكنها لم تُقبل؛
- غير مدعو — لم تُرسل الدعوة بعد.
سؤال: كيف تعمل الدعوة إذا كان للموظف حساب بالفعل؟ الإجابة: إذا كان الموظف مسجَّلًا بالفعل في Shifton، فتُرسل الدعوة إلى بريده الإلكتروني.
سؤال: كيف تُرسل الدعوات إلى المستخدمين غير المسجَّلين؟ الإجابة: إذا لم يكونوا مسجَّلين، فيتلقون رابط التسجيل عبر SMS أو البريد الإلكتروني.
سؤال: هل هناك حد لعدد دعوات SMS إلى رقم واحد؟ الإجابة: نعم — يمكن إرسال 3 دعوات SMS يوميًا كحد أقصى إلى رقم هاتف واحد.
سؤال: ما المتطلبات الواجب استيفاؤها لإرسال الدعوات عبر Shifton؟ الإجابة: يجب أن يكون رقم هاتفك مؤكدًا، وأن تكون بطاقة دفع باشتراك نشط مرتبطة بالحساب.
سؤال: كيف أضيف عدة موظفين دفعة واحدة؟ الإجابة: استخدم وظيفة «استيراد»: نزّل القالب، واملأ بيانات الموظفين، وحمّل ملف CSV أو XLSX، وطابق الأعمدة، ثم انقر على «حفظ».
سؤال: هل يمكن إرسال الدعوات فورًا أثناء الاستيراد؟ الإجابة: نعم — عند الاستيراد يمكن وضع علامة كي تُرسل الدعوات فورًا.
سؤال: كيف أفصل موظفًا؟ الإجابة: انقر على أيقونة سلة المهملات بجوار الموظف، واختر تاريخ الفصل، ثم انقر على «رفض». وهذا يُلغي وصوله.
سؤال: كيف أحذف موظفًا من الشركة؟ الإجابة: انقر على أيقونة سلة المهملات بجوار الموظف واختر «حذف». وهذا يزيل ملفه الشخصي نهائيًا من قائمة الشركة.
سؤال: من يستطيع فصل الموظفين أو حذفهم؟ الإجابة: مالك الشركة أو المسؤول وحدهما يستطيعان فصل الموظفين أو حذفهم.
سؤال: ما الفرق بين الفصل والحذف؟ الإجابة: الفصل يُلغي الوصول لكنه يحتفظ بالملف الشخصي للموظف؛ أما الحذف فيزيل الموظف نهائيًا من قائمة الشركة.