يتيح لك قسم إعدادات الشركة إدارة المعلومات العامة عن الشركة وبيانات إصدار الفواتير وطرق الدفع والفواتير والمعاملات والوحدات النشطة.
لفتح صفحة إعدادات الشركة، انقر على اسم الشركة في الجزء العلوي من الشاشة واختر «إعدادات الشركة».
معلومات عامة
في هذا القسم يمكنك ملء البيانات الأساسية لشركتك:
- اسم الشركة؛
- وضع العمل (الوضع المكتبي أو Field Service — المهام الميدانية)؛
- عدد الموظفين؛
- الدولة / المنطقة؛
- الولاية / المحافظة / المنطقة؛
- المدينة؛
- معلومات إضافية عن الشركة.
كما يمكنك رفع شعار الشركة. ويُنقل الشعار المرفوع هنا تلقائيًا إلى إعدادات وحدة الوثائق المالية (إصدار الفواتير) ويُطبع في المستندات التي تُنشئها لعملائك (الفواتير وعروض الأسعار وغيرها)، كما يُستخدم في تقرير PDF للمهمة من قسم «المهام» (لمزيد من التفاصيل انظر مقال «التقارير»).
إذا كنت بحاجة إلى شعار آخر للمستندات، فيمكن استبداله في الوحدات ← الإعدادات ← الوثائق المالية ← شعار الشركة.
مهم: لا يتعلق الشعار بالفواتير التي يُصدرها Shifton لشركتك مقابل استخدام الوحدات (وهي موجودة في قسم «الفواتير» أدناه) — فهو يُستخدم فقط في المستندات التي تُنشئها شركتك لعملائها.
بعد إجراء التغييرات، انقر على «حفظ».
إجراءات الشركة
تغيير مالك الشركة
يمكنك نقل حق الملكية إلى مستخدم آخر. وبعد النقل سيتغير مستوى وصولك تلقائيًا من مالك إلى موظف.
- انقر على «تغيير المالك».
- في اللوحة الجانبية، اختر الموظف الذي سيصبح المالك الجديد.
- أكّد الإجراء بالنقر على «تأكيد».
- للإلغاء، انقر على «إلغاء».
> هذا الإجراء لا رجعة فيه. المالك الجديد وحده هو من يستطيع إعادة حقوق الملكية إليك.
إيقاف الشركة مؤقتًا
يؤدي إيقاف الشركة مؤقتًا إلى تعليق عملها بصورة مؤقتة.
بعد الإيقاف المؤقت:
- سيتم فصل جميع طرق الدفع؛
- سيتم تعطيل جميع الوحدات؛
- سيتوقف إصدار الفواتير عن الفترة الجديدة؛
- يمكن التراجع عن الإجراء في أي وقت.
لإيقاف الشركة مؤقتًا:
- انقر على «إيقاف الشركة مؤقتًا».
- في اللوحة الجانبية يجب إدخال نص التأكيد باللغة الإنجليزية — أدخله تمامًا كما هو معروض على الشاشة (يمكنك نسخه ولصقه في الحقل). وبدون هذا النص يبقى زر التأكيد غير نشط.
- اختر سبب الإيقاف المؤقت.
- أضف تعليقًا (اختياري).
- أكّد الإجراء بالنقر على «تأكيد».
- للإلغاء، انقر على «إلغاء».
حذف الشركة
لا يمكن حذف الشركة إلا في حال عدم وجود فواتير غير مدفوعة. وإذا كانت هناك مديونية غير مسددة، فلن يصبح الحذف ممكنًا إلا بعد سدادها.
عند حذف الشركة:
- سيتم حذف حساب الشركة (فورًا إذا لم تكن هناك مديونية عن فترة مستقبلية؛ وإلا فسيُؤجَّل الحذف حتى إصدار الفاتورة وسدادها)؛
- سيتم فصل جميع طرق الدفع؛
- سيتوقف إصدار الفواتير إذا لم تكن هناك مديونية عن فترة جديدة؛
- لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء.
لحذف الشركة:
- انقر على «حذف الشركة».
- في اللوحة الجانبية يجب إدخال نص التأكيد باللغة الإنجليزية — أدخله تمامًا كما هو معروض على الشاشة (يمكنك نسخه ولصقه في الحقل). وبدون هذا النص يبقى زر التأكيد غير نشط.
- اختر السبب.
- أضف تعليقًا (اختياري).
- أكّد الإجراء بالنقر على «تأكيد».
- للإلغاء، انقر على «إلغاء».
عنوان الفواتير
يحتفظ هذا القسم بالمعلومات المستخدمة في إصدار الفواتير.
مهم: لا تُطبَّق التغييرات على الفواتير الصادرة بالفعل. حدِّث بيانات الدفع قبل إنشاء الفاتورة إذا أردت أن تظهر فيها.
يمكنك ملء الحقول التالية:
- اسم الشركة *
- رقم ضريبة القيمة المضافة
- الاسم *
- اسم العائلة *
- البريد الإلكتروني
- رقم الهاتف
- الدولة / المنطقة *
- الولاية / المحافظة / المنطقة *
- المدينة *
- الرمز البريدي *
- العنوان *
بعد ملء المعلومات، انقر على «حفظ».
طرق الدفع
في هذا القسم يمكنك إضافة بطاقة دفع أو تحريرها أو حذفها.
أضف بطاقة
- انقر على «أضف بطاقة».
- أدخل بيانات البطاقة.
- انقر على «حفظ».
تحرير البطاقة
- انقر على «تحرير» بجوار البطاقة.
- حدِّث شهر وسنة انتهاء الصلاحية.
- انقر على «حفظ» أو «إلغاء».
كما يمكنك حذف البطاقة بالنقر على «حذف».
> لدعوة الموظفين إلى الشركة يلزم وجود بطاقة سارية واشتراك شهري نشط.
رصيد الشركة
هنا يمكنك الاطلاع على الرصيد الحالي وتفعيل الاشتراك الشهري.
لتفعيل الاشتراك:
- انقر على «الدفع الشهري».
- اختر بطاقة موجودة أو أضف بطاقة جديدة.
- انقر على «حفظ».
الفواتير
يحتوي هذا القسم على جميع الفواتير الصادرة لشركتك.
يمكنك:
- تنزيل ملف Excel يتضمن مبالغ المدفوعات عن فترات مختلفة؛
- الاطلاع على تفاصيل كل فاتورة.
يشمل الجدول:
- معرّف الفاتورة
- فترة الحساب
- موعد السداد
- تاريخ الإنشاء
- السعر
- المدفوع بالفعل
- المستحق للدفع
- الحالة
يؤدي النقر على معرّف الفاتورة إلى فتح تفاصيل الفاتورة كاملةً، بما في ذلك الرسوم المحتسبة على الوحدات والمُشكَّلة استنادًا إلى المعلومات الواردة في عنوان الفواتير الخاص بك.
المعاملات
يحتوي هذا القسم على جميع المعاملات التي أثّرت في رصيد الشركة.
الوحدات النشطة
هنا يمكنك رؤية جميع الوحدات النشطة وتواريخ انتهاء صلاحيتها.
الأسئلة الشائعة
سؤال: أين تُفتح إعدادات الشركة في Shifton؟ الإجابة: انقر على اسم الشركة في الجزء العلوي من الشاشة، ثم اختر «إعدادات الشركة». ستُفتح صفحة الإعدادات العامة للشركة.
سؤال: ما المعلومات التي يمكن تحريرها في إعدادات الشركة؟ الإجابة: يمكنك تحديث البيانات العامة للشركة: اسم الشركة، ووضع العمل، وعدد الموظفين، والدولة/المنطقة، والولاية/المحافظة، والمدينة، والمعلومات الإضافية. وهنا أيضًا يمكن رفع شعار الشركة.
سؤال: لماذا يجب رفع شعار الشركة؟ الإجابة: يُنقل الشعار تلقائيًا إلى إعدادات وحدة الوثائق المالية ويُطبع في المستندات التي تُنشئها لعملائك (الفواتير وعروض الأسعار)، وكذلك في تقرير PDF للمهمة من قسم «المهام». وعند الحاجة يمكن استبداله للمستندات في الوحدات ← الإعدادات ← الوثائق المالية. أما الفواتير التي يُصدرها Shifton لشركتك فلا يؤثر الشعار فيها.
سؤال: كيف أحفظ التغييرات بعد تحرير معلومات الشركة؟ الإجابة: بعد إجراء التغييرات في حقول الشركة، انقر على «حفظ». وبدون الحفظ لن تُطبَّق التغييرات.
سؤال: كيف أنقل حق ملكية الشركة إلى مستخدم آخر؟ الإجابة: في قسم «إجراءات الشركة» انقر على «تغيير المالك»، واختر الموظف الذي سيصبح المالك الجديد، ثم أكّد الإجراء. وبعد النقل سيتغير وصولك من مالك إلى موظف.
سؤال: هل يمكن التراجع عن نقل حق ملكية الشركة؟ الإجابة: لا — نقل حق الملكية لا رجعة فيه. المالك الجديد وحده هو من يستطيع إعادة حق الملكية إليك.
سؤال: ما وظيفة «إيقاف الشركة مؤقتًا»؟ الإجابة: يؤدي إيقاف الشركة مؤقتًا إلى تعليق عملها بصورة مؤقتة:
- تُفصل جميع طرق الدفع؛
- تُعطَّل جميع الوحدات؛
- يتوقف إصدار الفواتير عن الفترة الجديدة. ويمكن التراجع عن هذا الإجراء في أي وقت.
سؤال: كيف أوقف الشركة مؤقتًا؟ الإجابة: انقر على «إيقاف الشركة مؤقتًا»، وأدخل نص التأكيد المطلوب، واختر سبب الإيقاف المؤقت.
سؤال: هل يمكن حذف الشركة؟ الإجابة: نعم — لكن فقط في حال عدم وجود فواتير غير مدفوعة. وإذا كانت هناك مديونية غير مسددة، فلن يصبح الحذف متاحًا إلا بعد سدادها.
سؤال: ماذا يحدث عند حذف الشركة؟ الإجابة: عند حذف الشركة:
- يُحذف حساب الشركة (فورًا إذا لم تكن هناك مديونية عن فترة مستقبلية، أو بعد سدادها)؛
- تُفصل جميع طرق الدفع؛
- يتوقف إصدار الفواتير للفترة التالية. ولا يمكن التراجع عن هذا الإجراء.
سؤال: هل يمكن حذف الشركة إذا كانت لديها وحدات مفعّلة؟ الإجابة: نعم — لكن حذف الشركة لن يتم إلا بعد سداد جميع الفواتير غير المدفوعة. والوحدات لا تمنع الحذف إذا استُوفيت شروط الدفع.
سؤال: ما المقصود بـ«وضع العمل» في إعدادات الشركة؟ الإجابة: يوضح وضع العمل الوضع الذي تعمل به شركتك — المكتبي أو الميداني (Field Service). ويتوقف على ذلك ما يتاح من وحدات وبنية سير العمل.