قبل إصدار أول فاتورة، لا بد من إعداد الوحدة: تحديد ما يُطبع في المستندات، ومن أي رقم تبدأ الترقيم. تُفتح الإعدادات مرة واحدة وتنطبق على جميع مستندات الشركة.
المسار: قائمة Shifton (اسم الشركة في الترويسة) → الوحدات → علامة التبويب الإعدادات → الفوترة في القائمة الجانبية.
الإعدادات الأساسية
هذه الحقول تظهر في ترويسة كل مستند — الفاتورة، وأمر العمل، والإيصال، ومحضر الأعمال المنجزة.
| الحقل | ما يفعله |
|---|---|
| شعار الشركة | الشعار في المستندات. زر اختر الشعار — للتحميل أو الاستبدال |
| اسم الشركة | اسم المؤسسة، حقل إلزامي |
| الضريبة الافتراضية (النسبة المئوية) | الضريبة الافتراضية، تُدرج تلقائيًا في المستند الجديد. يمكنك تركها 0 وتحديد الضريبة يدويًا في كل مستند |
| كتلة العنوان | عنوان المؤسسة. نص حر: يُطبع في المستند كما هو، وتُحفظ فواصل الأسطر |
| حظر الفواتير | بيانات الدفع — المستفيد، والبنك، ورمز BIC، ورقم الحساب. نص حر أيضًا في عدة أسطر |
العنوان وبيانات الدفع حقول نصية عادية بدون التحقق من التنسيق. وهذا مقصود: متطلبات البيانات تختلف من بلد إلى آخر، والتنسيق الصارم كان سيعيق العمل.
عدادات المستندات
لكل نوع من المستندات ترقيمه الخاص، ويُضبط بشكل منفصل. حقلان لكل نوع: بادئة — الجزء الذي يُضاف قبل الرقم، وعداد — الرقم الذي يُتابع منه.
| العداد | البادئة الافتراضية | لأي مستند |
|---|---|---|
| عداد التقدير | EST- | تقدير |
| عداد أوامر العمل | WO- | أمر عمل |
| عداد الفواتير | INV- | فاتورة |
| عداد الإيصالات | REC- | إيصال |
| إثبات عداد الخدمة | POW- | محضر الأعمال المنجزة |
يتكوّن رقم المستند من البادئة والقيمة الحالية للعداد: مع البادئة INV- والعداد 5 يحصل المستند التالي على الرقم INV-5، ويصبح العداد 6.
لماذا تغيّر العداد. إذا انتقلت إلى Shifton من نظام آخر ووصلت الفواتير هناك إلى الرقم 340، فاضبط العداد على 341 — سيتواصل الترقيم بدون فجوات، ولن يكون في التقارير مستندان بالرقم نفسه.
يمكن ترك البادئة فارغة — وحينها يكون الرقم مجرد عدد.
بعد تعديل أي حقل اضغط حفظ في أسفل الصفحة. تنطبق الإعدادات على المستندات الجديدة؛ أما المستندات الصادرة سابقًا فلا تتغيّر.
صلاحيات الوصول
| الدور | ما يمكنه فعله |
|---|---|
| موظف | لا يرى إعدادات الوحدات |
| المسؤول | يفتح الإعدادات ويعدّلها |
| المالك | وصول كامل |
المشاكل المحتملة والحلول
| المشكلة | السبب | الحل |
|---|---|---|
| لا يوجد عنصر الفوترة في القائمة الجانبية | وحدة «الفوترة» غير مفعّلة | فعّلها في علامة التبويب الوحدات واضغط حفظ |
| زر حفظ لا يعمل | حقل إلزامي غير مملوء — اسم الشركة أو قيمة العداد | تحقّق من الحقول التي تحمل علامة نجمة |
| لا يوجد شعار في المستند | الشعار غير مُحمَّل أو أن المستند أُنشئ قبل تحميله | حمّل الشعار وأنشئ المستند من جديد |
| مستندان بالرقم نفسه | أُعيد العداد إلى الخلف | اضبط العداد على قيمة أكبر من أكبر رقم صادر |
| الضريبة لم تُدرج في الفاتورة | في الإعدادات القيمة 0 | حدّد الضريبة الافتراضية أو أدخلها في المستند نفسه |
| بيانات الدفع تُطبع في سطر واحد | لم تُحفظ فواصل الأسطر عند اللصق من تطبيق آخر | أدخل فواصل الأسطر من جديد في حقل حظر الفواتير |
الأسئلة الشائعة
س: هل إعداد الوحدة إلزامي قبل أول فاتورة؟ ج: تقنيًا لا، لكن المستند سيخلو من الشعار ومن بيانات الدفع. من الأفضل ملء الإعدادات مرة واحدة مقدّمًا.
س: هل يمكن تحديد بيانات دفع مختلفة لعملاء مختلفين؟ ج: لا، كتلة بيانات الدفع واحدة لكل الشركة وتُطبع في جميع المستندات.
س: ماذا يحدث للمستندات الصادرة سابقًا إذا غُيّر الشعار؟ ج: لا شيء. تنطبق الإعدادات على المستندات الجديدة، وتبقى القديمة كما هي.
س: هل يمكن بدء الترقيم من أي رقم؟ ج: نعم، أدخل القيمة المطلوبة في حقل عداد. المهم أن تكون أكبر من الأرقام الصادرة سابقًا، وإلا ظهرت أرقام مكرّرة.
س: هل البادئة إلزامية؟ ج: لا. إذا تركت الحقل فارغًا فسيكون الرقم مجرد عدد.
س: هل تؤثر الضريبة الافتراضية على المستندات المُنشأة سابقًا؟ ج: لا، تُدرج في المستندات الجديدة فقط.
س: أين أرى الرقم الذي سيحصل عليه المستند التالي؟ ج: البادئة والقيمة الحالية للعداد موجودتان في هذه الإعدادات نفسها: مجموعهما هو الرقم التالي.
س: لماذا العنوان وبيانات الدفع حقول نصية بسيطة؟ ج: متطلبات البيانات تختلف من بلد إلى آخر، لذلك لا يُفرض تنسيق معيّن: يُطبع ما أدخلته.
س: هل تُصفَّر العدادات في بداية السنة؟ ج: لا، لا يوجد تصفير تلقائي. إذا كنت بحاجة إلى ترقيم من بداية السنة، فاضبط العداد على 1 يدويًا.
س: من يمكنه تعديل هذه الإعدادات؟ ج: المسؤول ومالك الشركة. الموظفون لا يرون قسم إعدادات الوحدات.