يتيح لك Shifton المهام تفعيل وحدات منفردة وتعطيلها حسب احتياجات شركتك. ومعظم الوحدات تعمل باستقلال عن بعضها، غير أن وحدة المهام إلزامية — فلا يمكن تعطيلها، لأن بقية الوحدات مبنية عليها.
وحدة المهام
تفتح وحدة المهام الوصول إلى الإمكانات الأساسية للنظام، ومنها:
- المهام وإعدادات المهام — أنواع المهام: فردية وجماعية ومتكررة
- حقول المهام المخصصة
- قوائم التحقق
- العملاء
- المهارات
- مناطق الخدمة
- الخريطة
- العلامات
- الحالات
- الموظفون
- التقارير
- إرفاق الملفات بالمهام
- To Do (قائمة المهام)
مراقبة موقع العمل
تتيح وحدة مراقبة موقع العمل ما يلي:
- رؤية الموظفين على الخريطة في الوقت الفعلي
- تتبع المسارات والتنقلات
- الاطلاع على آخر موقع معروف
- الوصول إلى البيانات التاريخية للتنقلات في أي يوم
المخزون
تتيح وحدة المخزون ما يلي:
تفعيل الوحدات وتعطيلها
لإدارة الوحدات:
- انقر على اسم الشركة في الجزء العلوي من الصفحة.
- افتح قسم الوحدات.
في هذه الصفحة سترى:
- الوحدات المفعّلة
- أوصاف الوحدات
- تكلفة الوحدات
تفعيل الوحدة
- ضع علامة في المربع بجوار الوحدة.
- انقر على حفظ.
تعطيل الوحدة
- أزل العلامة من مربع الوحدة أو
- انقر على علامة الضرب الحمراء بجوارها.
- انقر على حفظ.
إعدادات الوحدة
في قسم الإعدادات يمكن ضبط سلوك الوحدة.
الإعدادات الأساسية
- استخدام اسم الموظف من الشركة يُعرض افتراضيًا الاسم المأخوذ من الملف الشخصي. فعّل هذا الخيار لعرض الاسم المُدخل عند إضافة الموظف.
إعدادات إعلامات الشركة
- السماح بإشعارات Telegram عند التفعيل، يستطيع الموظفون تلقي الإشعارات في Telegram وفقًا لإعدادات ملفاتهم الشخصية.
- السماح بإشعارات SMS عند التفعيل، يستطيع الموظفون تلقي إشعارات SMS وفقًا لإعدادات ملفاتهم الشخصية.
إعدادات وحدة المهام
- السماح بجمع بيانات الموقع الجغرافي يتتبع موقع الموظف عند استخدام تطبيق الهاتف المحمول.
- السماح بتتبع الموقع الجغرافي دون ارتباط بمهمة يستطيع الموظفون السماح بتتبع الموقع دون أن يكونوا معيّنين على مهمة.
- التحقق من الموقع الجغرافي قبل بدء المهمة لا يستطيع الموظف بدء المهمة إلا إذا كان ضمن المسافة المحددة من عنوان العميل.
- إنشاء المهام دون ورديات يتيح إنشاء مهام دون ورديات (مناسب للموظفين المكتبيين).
- منع إعادة فتح المهام لا يمكن تعديل المهام بعد وصولها إلى الحالة النهائية.
- الحد الأقصى للمسافة إلى عنوان العميل (م) يحدد المسافة المسموح بها لبدء المهمة.
- حساسية الموقع الجغرافي تحدد الحد الأدنى للمسافة بين النقاط المسجَّلة:
- 50–100 م — المكان نفسه
- 200–1000 م — التنقل بوسيلة نقل
- السماح للموظفين بتولي المهام المتاحة يستطيع الموظفون تولي المهام غير المسندة بأنفسهم.
- المدينة الافتراضية تُدرج تلقائيًا عند إنشاء عميل جديد.
- منع تداخل المهام يمنع إسناد مهام متداخلة زمنيًا إلى الموظف نفسه.
- التغيير التلقائي لتاريخ المهمة المتاحة تُنقل المهام غير المسندة إلى اليوم التالي بعد وقت الإنجاز المخطط له.
- إعدادات قائمة تخصيص الملفات تتيح إضافة أنواع تخصيص الملفات.
إعدادات مراقبة موقع العمل
- حساسية الموقع الجغرافي تحدد المسافة اللازمة لتسجيل نقطة تنقل جديدة.
مهم: بعد تغيير أي إعدادات انقر على حفظ لتطبيق التغييرات.
إعدادات بوابة العملاء
هنا يُحدَّد ما بيانات العميل التي تُدرج في الرسائل وكيف يُعرض اسم المنفّذ.
- المطابقة: اسم العميل حقل العميل الذي يُؤخذ منه الاسم (افتراضيًا — First name).
- Mapping: Client’s Last Name الحقل الذي يُؤخذ منه اسم عائلة العميل (افتراضيًا — Last name).
- Mapping: customer’s phone number الحقل الذي يتضمن رقم هاتف العميل — تُرسل إليه رسائل SMS (افتراضيًا — Phone).
- مطابقة: بريد إلكتروني للعميل الحقل الذي يتضمن عنوان البريد الإلكتروني للعميل — تُرسل إليه الرسائل (افتراضيًا — e-mail).
- تنسيق اسم الفني كيفية عرض اسم المنفّذ للعميل (مثلًا، الاسم الأول فقط).
- حماية برقم الهاتف تُخفي رقم هاتف الموظف الحقيقي عن العميل.
إعدادات دفع SMS
قواعد الشحن التلقائي لرصيد SMS. وللشحن مرة واحدة استخدم علامة التبويب إضافة رصيد في قسم دفع SMS.
- وضع الشحن التلقائي وضع الشحن التلقائي. والقيمة إيقاف تعني أن الشحن التلقائي معطَّل.
بعد إجراء التغييرات، انقر على «حفظ».
إعدادات «الوثائق المالية»
هنا يُضبط الشكل الخارجي للمستندات وترقيم كل نوع من أنواع المستندات.
- شعار الشركة الشعار الذي يُطبع في ترويسة المستندات. ويُنقل تلقائيًا من إعدادات الشركة (إعدادات الشركة ← المعلومات الأساسية). وإذا كنت بحاجة إلى شعار آخر للمستندات، فاستبدله هنا بزر «اختر الشعار».
- اسم الشركة اسم الشركة في المستندات (حقل إلزامي).
- الضريبة الافتراضية (النسبة المئوية) الضريبة الافتراضية بالنسبة المئوية — تُدرج في المستندات الجديدة.
- كتلة العنوان عنوان الشركة في ترويسة المستند.
- حظر الفواتير البيانات المصرفية للدفع (المستفيد، والبنك، وBIC، ورقم الحساب وغيرها).
مهم: الشعار والاسم والعنوان والبيانات المصرفية المأخوذة من هذه الإعدادات تظهر في المستندات التي تُنشئها لعملائك، وهي غير مرتبطة بالفواتير التي يُصدرها Shifton لشركتك.
عدّادات المستندات
يُحدَّد لكل نوع من المستندات بادئة خاصة به ورقم حالي. وسيحصل المستند التالي الذي يُنشأ على رقم «البادئة + العدّاد» (مثلًا، EST-6).
- عداد التقدير عرض السعر — البادئة (مثلًا، EST-) والعدّاد.
- عداد أوامر العمل أمر العمل — البادئة (مثلًا، WO-) والعدّاد.
- عداد الفواتير الفاتورة — البادئة (مثلًا، INV-) والعدّاد.
- عداد الإيصالات الإيصال — البادئة (مثلًا، REC-) والعدّاد.
- إثبات عداد الخدمة إثبات تقديم الخدمة — البادئة (مثلًا، POW-) والعدّاد.
بعد إجراء التغييرات، انقر على «حفظ».
الأسئلة الشائعة
سؤال: هل يمكن تفعيل وحدة واحدة فقط وعدم استخدام البقية؟ الإجابة: نعم. فمعظم الوحدات تعمل باستقلال، لذا يمكنك تفعيل ما تحتاجه شركتك فعلًا فقط. والاستثناء الوحيد هو وحدة المهام، وهي إلزامية.
سؤال: لماذا وحدة المهام إلزامية؟ الإجابة: المهام هي أساس النظام. وبقية الوحدات (المخزون، ومراقبة الموقع، والتقارير) مبنية حول تنفيذ المهام ولا يمكنها العمل بشكل صحيح بدونها.
سؤال: هل سيرى الموظفون الوحدات المعطَّلة؟ الإجابة: لا. فالوحدات المعطَّلة مخفية تمامًا عن الموظفين ولا تظهر في واجهتهم.
سؤال: هل تؤثر تغييرات الوحدات في البيانات الموجودة؟ الإجابة: لا. فتعطيل الوحدة لا يحذف البيانات. وإذا أعدت تفعيلها لاحقًا، فستبقى جميع البيانات المُنشأة سابقًا متاحة.
سؤال: هل تتبع الموقع الجغرافي إلزامي للموظفين؟ الإجابة: لا. فتتبع الموقع الجغرافي يعتمد على إعدادات الوحدة وأذونات الموظفين. ويمكن تعطيله كليًا أو تقييده.
سؤال: هل يتتبع النظام الموقع خارج ساعات العمل؟ الإجابة: لا. فبيانات الموقع تُجمع وفقًا للأذونات النشطة فقط.
سؤال: ماذا يحدث إذا منع الموظف الوصول إلى الموقع على هاتفه؟ الإجابة: لن يتمكن النظام من تتبع موقعه، وقد لا تعمل بعض القيود المرتبطة بالمهام بشكل صحيح.
سؤال: هل يمكن إنشاء مهام دون إسنادها إلى موظف؟ الإجابة: نعم. وتُسمى هذه المهام مهامّ متاحة، ويمكن للموظفين توليها لاحقًا إذا كان هذا الخيار مفعّلًا.
سؤال: ماذا يحدث إذا تداخلت مهمتان زمنيًا؟ الإجابة: إذا كان منع تداخل المهام مفعّلًا، فسيمنع النظام إسناد مهام متداخلة إلى الموظف نفسه.
سؤال: هل يمكن تحرير المهام بعد إنجازها؟ الإجابة: يعتمد ذلك على الإعدادات. فإذا كانت إعادة فتح المهام معطَّلة، فلا يمكن تعديل المهام المنجزة.
سؤال: هل تُرسل الإشعارات تلقائيًا بعد تفعيلها؟ الإجابة: تُرسل الإشعارات فقط إذا كانت مفعّلة على مستوى الشركة وفي الملف الشخصي للموظف معًا.
سؤال: هل يمكن استخدام إشعارات Telegram دون SMS؟ الإجابة: نعم. فكل قناة إشعارات يمكن تفعيلها وتعطيلها باستقلال.
سؤال: هل يمكن تغيير إعدادات الوحدة لاحقًا؟ الإجابة: نعم. فجميع إعدادات الوحدة يمكن تحديثها في أي وقت.
سؤال: لماذا لم تُطبَّق إعداداتي؟ الإجابة: على الأرجح لم يُنقر على زر حفظ. فالتغييرات لا تُطبَّق إلا بعد الحفظ.
سؤال: هل تُطبَّق إعدادات الوحدة فورًا؟ الإجابة: نعم. فبعد الحفظ تدخل الإعدادات حيز التنفيذ فورًا.
سؤال: هل يمكن اختبار الوحدة قبل استخدامها بالكامل؟ الإجابة: نعم. يمكنك تفعيل الوحدة والتحقق من عملها وتعطيلها عند الحاجة دون فقدان البيانات.