إعدادات التذكيرات

في هذه الصفحة مجموع كل ما يستلمه العميل من شركتك: التذكيرات التي تُرسل في الوقت المحدد، والرسائل التي تُرسل من تلقاء نفسها عند تغيّر حالة المهمة. ونصوص الرسائل تُحدَّد هنا أيضًا.

أين تجد الصفحة

في القائمة اليسرى وسّع مجموعة بوابة العملاء واختر إعدادات التذكيرات. ولا تظهر المجموعة إلا عند تفعيل الوحدة — انظر مقال «بوابة العملاء — نظرة عامة».

كتلتان في الصفحة

الصفحة مقسومة إلى كتلتين، ولا ينبغي الخلط بينهما — فهما تعملان لأسباب مختلفة:

وإحداهما لا تعوّض الأخرى: فالتذكير يُرسل حتى لو لم تتغير الحالة، والإشعار حسب الحالة يُرسل حتى لو بقي يوم كامل حتى الزيارة.

التذكيرات المجدولة

كيفية الإنشاء

• انقر على «إنشاء تذكير».
• العنوان — الاسم الذي سيُعرف التذكير به في القائمة. ولا تراه إلا أنت.
• خيار التذكير — «قبل» أو «بعد».
• أرسل قبل/بعد — الفاصل الزمني بالدقائق. والقيمة ⁦0⁩ تعني «في لحظة نقطة الأساس نفسها».
• القنوات — ⁦SMS⁩ أو البريد الإلكتروني أو كلتاهما.
• نصوص الرسالة: نص الرسالة القصيرة، وموضوع الرسالة، ونص البريد الإلكتروني.
• مفعّل — تفعيل التذكير.

ويُعرض التذكير في القائمة بأعمدة العنوان، وأرسل قبل/بعد، وخيار التذكير، والقنوات، ومفعّل، والإجراءات — قلم للتحرير وسلة مهملات للحذف.

الإشعارات حسب الحالات

الحالات حالاتك أنت، لا حالات النظام

قائمة الحالات في هذه الكتلة ليست قائمة جاهزة من ⁦Shifton⁩. فحالات المهام تُنشئها وتسمّيها بنفسك في قسم إعدادات المهام ← الحالات، وجدول الإشعارات يعرض مجموعتك أنت بالضبط. وفي صور هذا المقال حالات شركة واحدة؛ أما عندك فستكون حالاتك الخاصة.

ومن هنا يأتي ترتيب العمل: الحالات أولًا، ثم الإشعارات الخاصة بها. فالحالة الجديدة المضافة لاحقًا ستظهر في الجدول في سطر فارغ — بلا قنوات، ولن يُرسل إلى العميل شيء بشأنها حتى تحددها.

كيفية تحديد إشعار لحالة

انقر على + في سطر الحالة — فتُفتح نافذة «إضافة قاعدة للحالات»:

• الحالة — الحالة التي تعمل القاعدة عند الانتقال إليها.
• القنوات — ⁦SMS⁩ أو البريد الإلكتروني أو كلتاهما.
• نص الرسالة القصيرة — نص رسالة ⁦SMS⁩.
• موضوع الرسالة — موضوع البريد.
• نص البريد الإلكتروني — نص الرسالة.
• مفعّل — ما إذا كانت القاعدة مفعّلة.

انقر على «حفظ». فتظهر في الجدول مقابل الحالة القنوات المختارة، ويتحول الوسم الرمادي إلى أخضر.

والحالة التي لم تُحدَّد لها أي قناة موسومة بالرمادي — فلا يستلم العميل شيئًا بشأنها.

متغيّرات الإحلال في نص الرسالة

النصوص ليست ثابتة: إذ تُحل فيها بيانات المهمة المحددة. وتحت كل حقل تلميح يتضمن قائمة المتغيّرات المسموح بها:

⁦{executor_name}⁩ — اسم المنفّذ · ⁦{company_name}⁩ — اسم الشركة · ⁦{client_first_name}⁩ — اسم العميل · ⁦{client_last_name}⁩ — اسم عائلة العميل · ⁦{scheduled_time}⁩ — الوقت المخطط للزيارة · ⁦{task_id}⁩ — رقم المهمة · ⁦{company_id}⁩ — رقم الشركة · ⁦{client_id}⁩ — رقم العميل · ⁦{link_map}⁩ — رابط صفحة التتبّع · ⁦{link_feedback}⁩ — رابط نموذج المراجعة

الأهم بشأن الروابط. رابط الخريطة ورابط المراجعة لا يُضافان تلقائيًا — فهما لا يدخلان الرسالة إلا عبر ⁦{link_map}⁩ و⁦{link_feedback}⁩. وإذا لم يُدرج متغيّر الإحلال، فسترسل الرسالة بلا رابط: فلن يتمكن العميل من تتبّع المنفّذ ولا من ترك مراجعة، ولا يظهر ذلك في الواجهة بأي شكل — إذ ستبدو القاعدة مضبوطة.

مثال على نص رسالة ⁦SMS⁩ للحالة «انطلق المنفّذ»:

Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}

وموضوع البريد الخاص بها:

Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}

ويصل البريد إلى العميل باسم ⁦Shifton Robot⁩ (⁦[email protected]⁩) مع الموضوع الذي حددته أنت.

ما يلزم كي تصل الرسائل

• رسائل ⁦SMS⁩ تحتاج إلى رصيد. فكل رسالة ⁦SMS⁩ تُخصم من رصيد ⁦SMS⁩ — وهو موجود في صفحة فوترة الرسائل القصيرة. وعند صفر الرصيد لا تُرسل رسائل ⁦SMS⁩. أما رسائل البريد فمجانية ولا تتعلق بالرصيد.
• يجب أن يكون هاتف العميل و/أو بريده الإلكتروني مُدخلًا، وأن تكون هذه الحقول مرتبطة بالقنوات في الوحدات ← الإعدادات ← بوابة العملاء.
• يجب أن تكون القاعدة مفعّلة — مفتاح مفعّل.

المشكلات المحتملة وحلولها

الأسئلة الشائعة

سؤال: بماذا يختلف التذكير المجدول عن الإشعار حسب الحالة؟ الإجابة: التذكير مرتبط بوقت الزيارة — فيُرسل بعدد من الدقائق قبلها أو بعدها. أما الإشعار حسب الحالة فمرتبط بحدث — انتقال المهمة إلى حالة. وإحداهما لا تعوّض الأخرى.

سؤال: بأي وحدات يُحدَّد فاصل التذكير الزمني؟ الإجابة: بالدقائق. والقيمة ⁦0⁩ تعني الإرسال في نقطة الأساس نفسها.

سؤال: كم تذكيرًا يمكن إنشاؤه؟ الإجابة: لا يوجد حد. وعادةً ما يُنشأ تذكيران أو ثلاثة: مثلًا بريد قبل يوم ورسالة ⁦SMS⁩ قبل ⁦30⁩ دقيقة.

سؤال: الحالات في جدولي تختلف عن تلك الموجودة في الصورة. هل هذا طبيعي؟ الإجابة: نعم. فالحالات تُنشئها أنت في إعدادات المهام ← الحالات، والجدول يعرض مجموعتك أنت بالتحديد.

سؤال: أضفت حالة جديدة — فلماذا لا توجد إشعارات بشأنها؟ الإجابة: تظهر الحالة الجديدة في الجدول في سطر فارغ بلا قنوات. افتحها عبر + وحدّد القنوات والنص.

سؤال: هل يمكن إرسال رسائل البريد فقط دون إنفاق رسائل ⁦SMS⁩؟ الإجابة: نعم، أبقِ في القاعدة قناة البريد الإلكتروني وحدها.

سؤال: استلم العميل الرسالة لكن بلا رابط الخريطة. لماذا؟ الإجابة: لا يوجد في النص متغيّر الإحلال ⁦{link_map}⁩. فالرابط لا يُضاف من تلقاء نفسه — بل يلزم كتابته في النص.

سؤال: هل يمكن كتابة نص الرسالة بلغتي؟ الإجابة: نعم، فالنص لك بالكامل. لكن ضع في حسبانك أنه سيُرسل إلى جميع العملاء بهذه الصورة — فهو لا يُترجم إلى لغة العميل.

سؤال: ماذا يرى العميل بدل متغيّر الإحلال إذا لم تكن البيانات موجودة؟ الإجابة: يُستبدل متغيّر الإحلال بما هو موجود في المهمة. وإذا كان حقل العميل غير مُدخل، فسيبقى مكانه فارغًا — لذا يُفضَّل التحقق من الاسم في بطاقة العميل مسبقًا.

سؤال: هل يمكن تعطيل الإشعارات لجميع الحالات دفعةً واحدة؟ الإجابة: لا يوجد مفتاح منفصل لذلك — إذ تُلغى القنوات عند كل حالة على حدة. والأسرع تعطيل الوحدة بأكملها في إعدادات الشركة ← الوحدات.

سؤال: من يمكنه تغيير هذه الإعدادات؟ الإجابة: مالك الشركة والمسؤول.

سؤال: هل تُرسل الإشعارات إلى العميل والموظف كليهما؟ الإجابة: لا. فإعدادات هذه الصفحة تتعلق بالعميل وحده. أما إشعارات الموظفين فتُضبط على حدة — في الملف الشخصي للموظف وفي إعدادات وحدة المهام.