قسمان في الشريط السفلي يُفتح التطبيق لأجلهما في الغالب: الطلبات (Requests) — ما يطلبه الموظفون، والإخطارات (Notifications) — ما الذي حدث.
التعليمات خطوة بخطوة
قائمة الطلبات
الأيقونة الثالثة في الشريط السفلي. الشاشة مقسّمة إلى تبويبين: جديد (New) — الطلبات التي تنتظر القرار، وأرشيف (Archive) — الطلبات المعالجة سابقًا. في الأعلى الفلاتر (Filters)، وفي الأسفل يمينًا زر الإنشاء.
في البطاقة يظهر نوع الطلب، واسم الموظف، والمشروع، والفترة، وتاريخ آخر تعديل.
بطاقة الطلب
الضغط يفتح الطلب بتبويبين.
التفاصيل (Details) — الحالة، والموظف، ونوع الطلب، والفترة من (From) — إلى (To)، ومتى أُنشئ ومتى عُدّل. وفي الأسفل زران: تأكيد (Confirm) — للموافقة، وإلغاء (Cancel) — للرفض.
مناقشة (Discussion) — المراسلات حول الطلب. هنا يظهر السجل (تم إنشاء الطلب (Request created) مع التاريخ) وحقل أدخل الرسالة هنا (Enter message here) مع زر الإرسال. يمكنك سؤال الموظف عن التفاصيل دون مغادرة الطلب ودون الانتقال إلى البريد.
إنشاء طلب
زر الإضافة يفتح إنشاء طلب (Create request):
| القسم | الحقل | الوصف |
|---|---|---|
| نوع الطلب (Request type) | النوع (Type) | النوع: إجازة مرضية، أو إجازة، أو عطلة، أو نوع خاص بك |
| قابلية الدفع | هل الغياب معلَّم كمدفوع | |
| مدة الإجازة (Time off duration) | يوم كامل أو جزء من اليوم | |
| التاريخ (Date) | التاريخ | |
| الوقت (Time) | الوقت، إذا اختير جزء من اليوم | |
| خيارات (Options) | موظف (Employee) | لمن يُسجَّل الطلب. يمكن للمدير إنشاء طلب نيابة عن الموظف |
| نقل النوبات إلى النوبات المفتوحة (Move shifts to Open Shifts) | نقل نوبات هذه الفترة إلى قائمة النوبات المفتوحة ليأخذها شخص آخر |
في الأسفل إرفاق ملف (Attach file) — يُرفق بالطلب مستند، مثل شهادة طبية. ويُرسَل بزر إرسال (Submit).
الإخطارات
الأيقونة الرابعة، الجرس. الدائرة الحمراء تعرض عدد غير المقروء، وما يزيد عن تسعة وتسعين يُعرض بصيغة 99+.
في التدفق أحداث بالتاريخ والوقت: موظف لم يحضر نوبته، أو ورد طلب، أو تغيّر الجدول. الإخطار يُبلّغ بالواقعة؛ أما القرار فيُتخذ في قسم الطلبات.
وأي الإخطارات تصل وإلى أين، يُضبط في ملفي الشخصي → الإخطارات. وهناك أيضًا، في مجموعة TELEGRAM، يوجد رمز البوت — تُفعَّل إخطارات Telegram من التطبيق مباشرة.
المشكلات المحتملة وحلولها
| المشكلة | السبب | الحل |
|---|---|---|
| الموظف لا يستطيع إرسال طلب | النوع المطلوب ممنوع في إعدادات الجدول | فعّل الإذن في الجداول → الجدول → معلومات أساسية |
| لا أحد يغطي نوبات الموظف الغائب | عند إنشاء الطلب لم يُفعَّل نقل النوبات | فعّل نقل النوبات إلى النوبات المفتوحة — ستنتقل النوبات إلى قائمة النوبات المفتوحة |
| اختفى الطلب من القائمة | تمت معالجته | ابحث عنه في تبويب أرشيف |
| غير واضح لماذا يطلب الموظف إجازة | التفاصيل غير كافية | اسأله مباشرة داخل الطلب، تبويب مناقشة |
| مطلوبة شهادة للإجازة المرضية | الملف غير مرفق | يرفق الموظف المستند بزر إرفاق ملف عند إنشاء الطلب |
| الإخطارات لا تصل | الأنواع المطلوبة معطّلة | ملفي الشخصي → الإخطارات |
| رسائل SMS لا تصل | لا يكفي تفعيل الوحدة | يلزم أربعة شروط معًا: الوحدة مفعّلة، ورسائل SMS مسموحة في إعدادات الشركة، ورقم الموظف مُدخل، ورصيد الشركة مشحون |
| الطلب بأثر رجعي لا يُنشأ | هكذا صُمّم | لا يمكن طلب نوبة مفتوحة أو تبادل أو نقل بأثر رجعي |
الأسئلة المتكررة (FAQ)
سؤال: ما الفرق بين الإخطار والطلب؟ الإجابة: الإخطار يُبلّغ بحدث، أما الطلب فيتطلب قرارًا. وتتم الموافقة والرفض في بطاقة الطلب بزرّي تأكيد وإلغاء.
سؤال: هل يمكن مراسلة الموظف بشأن الطلب؟ الإجابة: نعم، تبويب مناقشة داخل الطلب. وهناك أيضًا يظهر سجل التعديلات.
سؤال: هل يمكن إرفاق شهادة؟ الإجابة: نعم، بزر إرفاق ملف عند إنشاء الطلب.
سؤال: ماذا يفعل نقل النوبات إلى النوبات المفتوحة (Move shifts to Open Shifts)؟ الإجابة: ينقل نوبات الموظف خلال هذه الفترة إلى قائمة النوبات المفتوحة ليتمكن الزملاء من أخذها.
سؤال: هل يمكن للمدير إنشاء طلب نيابة عن الموظف؟ الإجابة: نعم، في قسم خيارات يُختار لمن يُسجَّل الطلب.
سؤال: مَن يوافق على الطلبات؟ الإجابة: مدير المشروع أو المسؤول أو المالك.
سؤال: أين يمكن رؤية الطلبات المعالجة؟ الإجابة: في تبويب أرشيف.