موظفو الشركة في تطبيق الهاتف المحمول

إضافة شخص إلى الشركة، ومنح الحقوق، وإرسال الدعوة، وتغيير المسمى الوظيفي ومعدل الساعات — كل ذلك يجري من الهاتف. وفي السابق كانت إدارة الفريق في المتصفح فقط.

القسم متاح للمدير والمسؤول والمالك.

تعليمات خطوة بخطوة

كيفية الفتح

☰ ← مجموعة الفريق (TEAM) ← موظفو الشركة (Company employees).

في بطاقة كل موظف: صورة أو الأحرف الأولى، والاسم، ومستوى الحقوق، والهاتف، والبريد الإلكتروني، وحالة الدعوة — الدعوة معلقة (Invite pending) باللون البرتقالي أو تم قبول الدعوة (Invite accepted) باللون الأخضر. وبجانب غير المؤكدين زر إعادة إرسال الدعوة (Resend invite).

وفي الشريط العلوي ثلاثة أزرار: البحث بالاسم، والتصفية حسب المشروع (Filter by project)، واستيراد الموظفين (Import Employees). وفي الأسفل إلى اليمين زر أزرق عليه علامة زائد — للإضافة.

إضافة موظف

اضغط +. ستُفتح استمارة إضافة موظف (Add employee) المكوَّنة من ثلاث كتل.

المعلومات الشخصية (Personal information)

وتحت الاستمارة تلميح الهاتف أو البريد الإلكتروني مطلوب (Phone or email required) — يكفي أحدهما، لكن من دون دعوة بالبريد لن يستطيع الموظف إنشاء كلمة مرور لنفسه.

إعدادات العمل (Work settings)

الجدولة (Scheduling)

ومفتاح إرسال دعوة (Send invite) يقرر ما إذا كانت الرسالة ستُرسل فورًا. وينتهي كل شيء بزر حفظ (Save).

وهنا الأمر المهم: الاستمارة تغطي الخطوات الإلزامية الثلاث دفعة واحدة — إنشاء الشخص، وإضافته إلى المشروع، ووضعه في الجدول. فإن تخطّيت المشروع أو الجدول، سيُنشأ الموظف لكنه لن يظهر في الشبكة.

تغيير الحقوق

يتغير مستوى الحقوق مباشرة في قائمة الموظفين: بجانبه سهم لأسفل، اضغطه واختر مستوى آخر. ولا حاجة إلى فتح بطاقة الموظف من أجل ذلك.

هذه هي الحقوق في الشركة، وتُحدَّد هنا، في قائمة الموظفين. وبمعزل عنها للشخص دور في المشروع: الموظفون (Employees) أو المديرون (Managers) أو المشاهدون (Viewers) — ويُسنَد في إعدادات المشروع نفسه، لا هنا. فالمدير دور في المشروع لا مستوى حقوق؛ ولا يُعيَّن مسؤول داخل المشروع.

أما الوصول الكامل، بما في ذلك إعدادات الشركة والشؤون المالية، فللمالك وحده.

بطاقة الموظف: ست علامات تبويب

الضغط على البطاقة يفتح تعديل الموظف (Edit employee)، وهي ليست استمارة واحدة بل ست علامات تبويب. وشريط العلامات يُمرَّر جانبيًا، لذلك لا تظهر الأخيرة منها فورًا.

معلومات عامة هي أطول علامة تبويب، ويلزم تمريرها. وبالترتيب: المعلومات الشخصية (Personal information) مع الاسم واللقب والهاتف والبريد؛ وإعدادات العمل (Work settings) مع رقم الموظف والمسمى الوظيفي ومعدل الساعات الشهري؛ والمهارات (Skills)؛ ولون الموظف (Employee color) — وبه يُميَّز الشخص على خريطة الموقع الجغرافي وفي الجدول؛ والإعدادات الشخصية لأيام عمل الموظف مع مربعات Mo–Su ومفتاح مراعاة الإعدادات الشخصية؛ وفي الأسفل الأذونات (Permissions) — حقوق الموظف (Employee rights) والوصول إلى سجلات النشاط (Access to activity logs).

التوفر يعرض الصورة نفسها التي يراها الموظف في قسم «عندما أكون متاحًا»: الأسبوع بالأيام، والتنقل بين الأسابيع، وتوسيع التقويم. وحيث لم يحدد الشخص شيئًا تظهر لم يتم تحديد التوافر (Availability not specified).

المشاريع — قائمة مشاريع الموظف مع دوره في كل منها، وزر إضافة إلى المشروع (Add to project) وإضافة إلى الجدول الزمني (Add to schedule). ومن هنا يُوصَل الشخص بالعمل من دون مغادرة البطاقة.

ملاحظات — زر إنشاء ملاحظة (Create a note) وقائمة التدوينات. وللملاحظة فترة سريان ومستوى ظهور: فقط المديرين والمسؤولين (Only managers and administrators). وهذا مكان للتعليقات الداخلية التي لا ينبغي أن يراها الموظف نفسه.

ملفات — مستندات هذا الشخص، وزر تحميل الملفات (Upload). وما دامت غير موجودة تظهر لا توجد بيانات (No data).

الإجازات — علامة التبويب التي تُفتح البطاقة من أجلها في الأغلب. وهي من ثلاثة أجزاء:

وقد تكون الفترات عدة متتالية — مثلاً بحدٍّ 0، ثم 24، ثم 50 يومًا في السنة: هكذا يظهر كيف تغيّرت شروط الشخص. وفي حركة الرصيد تعني إشارة الناقص خصمًا.

الاستيراد بقائمة

زر استيراد الموظفين في الشريط العلوي يرفع كثيرين دفعة واحدة بملف. والاستيراد من دون عناوين بريد ممكن، لكن الدعوات لن تصل إلى هؤلاء الموظفين — وسيلزم إضافتها لاحقًا.

المشكلات المحتملة وحلولها

الأسئلة الشائعة (FAQ)

السؤال: هل يمكن إنشاء موظف ووضعه في الجدول فورًا؟ الجواب: نعم، استمارة الإضافة تفعل ذلك في مرة واحدة: كتلة الجدولة تحدد المشروع والجدول وتاريخ البداية.

السؤال: ما هو رقم الموظف؟ الجواب: الرقم الداخلي للموظف. يسهل به فرز القائمة وتصدير البيانات إلى أنظمة أخرى.

السؤال: لماذا معدل الساعات الشهري بالنسبة المئوية؟ الجواب: هكذا يُحدَّد الدوام الجزئي: 50 % تعني نصف المعدل الشهري.

السؤال: هل يمكن إضافة موظف من دون عنوان بريد؟ الجواب: يمكن إنشاؤه إذا ذُكر الهاتف. لكن الدعوة لن تُرسل إلا إلى البريد.

السؤال: كيف أغيّر حقوق الموظف بسرعة؟ الجواب: بالسهم الذي بجانب مستوى الحقوق مباشرة في القائمة، ولا حاجة إلى دخول البطاقة.

السؤال: ما الفرق بين المدير والمسؤول؟ الجواب: المدير دور داخل المشروع: جداول هذا المشروع وطلباته. والمسؤول مستوى حقوق على الشركة كلها.

السؤال: ماذا يحدث لبيانات الموظف المفصول؟ الجواب: تبقى الورديات وسجلات الدفع في التقارير، ويُوسم الموظف نفسه بأنه محذوف.