Настройки на компанията

Разделът Настройки на компанията позволява да управлявате общата информация за компанията, данните за фактуриране, методите на плащане, фактурите, транзакциите и активните модули.

За да отворите страницата с настройките на компанията, натиснете името на компанията в горната част на екрана и изберете „Настройки на компанията“.

Обща информация

В този раздел можете да попълните основните данни за вашата компания:

• име на компанията;
• режим на работа (офисен режим или Field Service — задачи на място);
• брой служители;
• държава / регион;
• щат / провинция / регион;
• град;
• допълнителни сведения за компанията.

Можете също да качите логото на компанията. Каченото тук лого се попълва автоматично в настройките на модула Финансови документи (Фактуриране) и се отпечатва в документите, които формирате за своите клиенти (фактури, оферти и т.н.), а също така се използва в PDF отчета по задачата от раздела „Задачи“ (повече информация вижте в статията „Отчети“).

Ако за документите е необходимо друго лого, то може да бъде заменено в Модули → Настройки → Финансови документи → Лого на компанията.

Важно: логото не се отнася за фактурите, които Shifton издава на вашата компания за използването на модулите (те се намират в раздела „Фактури“ по-долу) — то се използва само в документите, които вашата компания създава за своите клиенти.

След като направите промените, натиснете „Запази“.

Действия на компанията

Промяна на собственика на компанията

Можете да прехвърлите правото на собственост на друг потребител. След прехвърлянето вашето ниво на достъп автоматично ще се промени от Собственик на Служител.

• Натиснете „Смяна на собственика“.

• В страничния панел изберете служителя, който ще стане нов собственик.

• Потвърдете действието, като натиснете „Потвърждаване“.
• За да откажете, натиснете „Отказ“.

> Това действие е необратимо. Само новият собственик ще може да ви върне правото на собственост.

Спиране на компанията

Спирането на компанията временно прекратява нейната работа.

След спирането:

• всички методи на плащане ще бъдат отвързани;
• всички модули ще бъдат изключени;
• издаването на фактури за нов период ще бъде спряно;
• действието може да бъде отменено по всяко време.

За да спрете компанията:

• Натиснете „Спри компанията“.

• В страничния панел задължително въведете потвърждаващия текст на английски език — въведете го точно така, както е показан на екрана (можете да го копирате и поставите в полето). Без този текст бутонът за потвърждение остава неактивен.

• Изберете причина за спирането.
• Добавете коментар (незадължително).
• Потвърдете действието, като натиснете „Потвърждаване“.
• За да откажете, натиснете „Отказ“.

Изтрий компания

Компанията може да бъде изтрита само при липса на неплатени фактури. Ако има непогасено задължение, изтриването ще стане възможно едва след неговото погасяване.

При изтриване на компанията:

• акаунтът на компанията ще бъде изтрит (веднага, ако няма задължение за бъдещ период; в противен случай изтриването ще бъде отложено до издаването и плащането на фактурата);
• всички методи на плащане ще бъдат отвързани;
• издаването на фактури ще бъде спряно, ако няма задължение за нов период;
• това действие не може да бъде отменено.

За да изтриете компанията:

• Натиснете „Изтрий компания“.

• В страничния панел задължително въведете потвърждаващия текст на английски език — въведете го точно така, както е показан на екрана (можете да го копирате и поставите в полето). Без този текст бутонът за потвърждение остава неактивен.

• Изберете причина.
• Добавете коментар (незадължително).
• Потвърдете действието, като натиснете „Потвърждаване“.
• За да откажете, натиснете „Отказ“.

Адрес за фактуриране

В този раздел се съхранява информацията, която се използва за издаване на фактури.

Важно: промените не се прилагат към вече издадените фактури. Обновете данните за фактуриране преди фактурата да бъде създадена, ако искате те да се появят в нея.

Можете да попълните следните полета:

• Име на компанията *
• ДДС номер
• Име *
• Фамилия *
• Email
• Телефонен номер
• Държава / Регион *
• Щат / Провинция / Регион *
• Град *
• Пощенски код *
• Адрес *

След попълване на информацията натиснете „Запази“.

Методи на плащане

В този раздел можете да добавите, редактирате или изтриете платежна карта.

Добави карта

• Натиснете „Добави карта“.

• Въведете данните на картата.
• Натиснете „Запази“.

Редактиране на карта

• Натиснете „Редактиране“ до картата.

• Обновете месеца и годината на изтичане на валидността.

• Натиснете „Запази“ или „Отказ“.

Можете също да изтриете картата, като натиснете „Изтрий“.

> За покана на служители в компанията са необходими валидна карта и активен месечен абонамент.

Баланс на компанията

Тук можете да видите текущия баланс и да активирате месечния абонамент.

За да оформите абонамент:

• Натиснете „Месечно плащане“.

• Изберете съществуваща карта или добавете нова.

• Натиснете „Запази“.

Фактури

Този раздел съдържа всички фактури, издадени на вашата компания.

Можете:

• да изтеглите Excel файл със сумите на плащанията за различни периоди;
• да прегледате детайлите на всяка фактура.

Таблицата включва:

• ID на фактурата
• Отчетен период
• Срок на плащане
• Дата на създаване
• Цена
• Вече платено
• За плащане
• Статус

Натискането върху ID на фактурата отваря пълните детайли на фактурата, включително начисленията за модулите, формирани въз основа на информацията от вашия адрес за фактуриране.

Транзакции

Този раздел съдържа всички транзакции, повлияли на баланса на компанията.

Активни модули

Тук можете да видите всички активни модули и датите на изтичане на тяхното действие.

Често задавани въпроси

Въпрос: Къде се отварят Настройките на компанията в Shifton? Отговор: Натиснете името на компанията в горната част на екрана, след което изберете „Настройки на компанията“. Ще се отвори страницата с общата конфигурация на компанията.

Въпрос: Каква информация може да се редактира в настройките на компанията? Отговор: Можете да обновите общите данни на компанията: име на компанията, режим на работа, брой служители, държава/регион, щат/провинция, град и допълнителна информация. Тук може да се качи и логото на компанията.

Въпрос: Защо да качвате лого на компанията? Отговор: Логото се попълва автоматично в настройките на модула Финансови документи и се отпечатва в документите, които създавате за своите клиенти (фактури, оферти), а също и в PDF отчета по задачата от раздела „Задачи“. При необходимост за документите то може да бъде заменено в Модули → Настройки → Финансови документи. Върху фактурите, които Shifton издава на вашата компания, логото не влияе.

Въпрос: Как да запазя промените в данните на компанията? Отговор: След като направите промени в полетата на компанията, натиснете „Запази“. Без запазване промените няма да бъдат приложени.

Въпрос: Как да прехвърля собствеността на компанията на друг потребител? Отговор: В раздела „Действия на компанията“ натиснете „Смяна на собственика“, изберете служителя, който ще стане нов собственик, и потвърдете действието. След прехвърлянето вашият достъп ще се промени от Собственик на Служител.

Въпрос: Може ли да се отмени прехвърлянето на собствеността? Отговор: Не — прехвърлянето на правото на собственост е необратимо. Само новият собственик може да ви върне правото на собственост.

Въпрос: Какво прави функцията „Спиране на компанията“? Отговор: Спирането на компанията временно прекратява нейната работа:

• всички методи на плащане се отвързват;
• всички модули се изключват;
• издаването на фактури за нов период се спира. Това действие може да бъде отменено по всяко време.

Въпрос: Как да спрете компанията? Отговор: Натиснете „Спри компанията“, въведете необходимия потвърждаващ текст и изберете причина за спирането.

Въпрос: Може ли компанията да бъде изтрита? Отговор: Да — но само при липса на неплатени фактури. Ако има непогасено задължение, изтриването ще стане достъпно едва след неговото погасяване.

Въпрос: Какво се случва при изтриване на компанията? Отговор: При изтриване на компанията:

• акаунтът на компанията се изтрива (веднага, ако няма задължение за бъдещ период, или след неговото погасяване);
• всички методи на плащане се отвързват;
• издаването на фактури се спира за следващия период. Това действие не може да бъде отменено.

Въпрос: Може ли компанията да бъде изтрита, ако има включени модули? Отговор: Да — но изтриването на компанията ще се случи едва след плащането на всички неплатени фактури. Модулите не блокират изтриването, ако условията за плащане са изпълнени.

Въпрос: Какво е „Режим на работа“ в настройките на компанията? Отговор: Режимът на работа показва в какъв режим работи вашата компания — в офисен или в изнесен (Field Service). От това зависят достъпните модули и структурата на работните процеси.