Обикновеният раздел Отчети дава готови формуляри. Динамичните отчети са конструктор: вие сами задавате период, филтри и групиране, получавате нужния разрез по задачите и го запазвате, за да не го сглобявате отново.
Страницата се отваря от лявото меню: Отчети (ново).
Анализ на задачите
В режима на изнесено обслужване на страницата има един конструктор — Анализ на задачите. Той изчислява всичко по задачите: колко са създадени и изпълнени, колко са отменени и просрочени, колко време отива за изпълнението.
*(В режима на графици на същата страница има други конструктори — по смени и активности. Наборът зависи от режима на работа на компанията.)*
Как да построите отчет
- Диапазон от дати — период на изчисление. Задължително условие.
- Добавяне на филтър — допълнителни условия, за да стесните извадката.
- Кандидатствайте — преизчисляване. Докато не натиснете, таблицата няма да се обнови.
- Групиране по период — по какви отрязъци да се разбиват редовете: месец, седмица, ден.
- Групиране по — второ ниво на разбивка, например по статус на изпълнение.
- Търсене — намиране на ред в готовата таблица.
- Десетични часове — формат на времето
1.5вместо1:30.
Готови периоди
Полето Диапазон от дати може да не се попълва ръчно: при натискане се отваря календар със списък от готови варианти — Днес, Вчера, Утре, Тази седмица, Миналата седмица, Следващата седмица, Последните 7 дни, Последните 30 дни, Този месец, Миналия месец, Следващия месец и други. Обикновено това е достатъчно; ръчно периодът се задава, когато е нужен нестандартен интервал.
В края на всяка група се извежда сбор, а по-долу — общият.
Как изглежда това върху данни
По-долу е отчет по задачите за 2026 година с групиране по месеци и по статус на изпълнение. Вижда се колко задачи във всеки месец са били изпълнени, колко са активни и колко чакат на ред:
Чете се така: редът „2026-02 / Active — 21 задачи, 5 изпълнители, 4 клиенти“ означава, че през февруари 21 задачи са останали в работа. До него редът „2026-02 / Backlog — 1“ — една задача така и не е била взета.
Какво може да се изчисли
Достъпни са тридесет показателя по задачите:
- Количество: задачи общо, уникални изпълнители, уникални клиенти.
- По състояние: изпълнени, отменени, в работа, на изчакване (Backlog), дял на изпълнение и дял на отмените.
- Проблемни: просрочени задачи.
- Свойства на задачите: повтарящи се, с чеклист, с бележки, подзадачи.
- Време за изпълнение: сумарно, минимално, максимално и средно.
- Закъснения: сумарно и средно.
- Пълен цикъл: сумарно и средно време на живот на задачата — от създаването до затварянето.
- Изразходвано време: сумарно и средно време, отчетено от изпълнителите.
- Планирани позиции: количество, колко от тях са изпълнени, тяхната стойност и дял на изпълнение.
Излишните колони се премахват с бутона за настройки — иконата зъбно колело над таблицата отваря панела Manage columns. Обърнете внимание: списъкът с колоните в него се появява само след като отчетът е построен — при празен отчет няма какво да се настройва.
С какво е полезно това на практика. Делът на изпълнение и делът на отмените по месеци показват дали службата работи стабилно. Просрочените задачи и средното закъснение показват къде се чупи планирането. Разликата между времето за изпълнение и времето на пълния цикъл показва колко е чакала задачата, преди да се захванат с нея.
Диаграма
Бутонът с диаграма над таблицата отваря графика по същите данни — това не е просто „друг изглед“, а отделен панел с настройки:
- Chart type — тип на диаграмата, например колонна.
- X axis — какво да се отлага по хоризонталата. Вариантът Combined (all) обединява групиранията в един надпис, например „2026-02 / active“.
- Y axis (metrics) — какви показатели да се изчертават. Може да се изберат няколко наведнъж.
- Max items — ограничение за броя елементи, за да не се превърне графиката в частокол.
0— без ограничение. - Превключватели: Stacked (натрупване на колоните една върху друга), Legend (легенда), Value labels (надписи на стойностите), Category labels (надписи на категориите), Grid (мрежа).
Готовата графика се изтегля с бутоните Download PNG и Download SVG — вторият формат не губи качество при мащабиране и е удобен за вмъкване в презентации.
Запазване и експорт
Над таблицата има четири бутона: запазване, експорт във файл, настройки на колоните и превключване към диаграма.
При запазването се задават три неща:
- Заглавие — названието в списъка с отчетите.
- Описание — описание: какво да се гледа в отчета.
- Кой вижда отчета — „Само аз“ или „Всички в тази компания“.
Запазеният отчет се появява в списъка на главната страница на раздела с колони Заглавие, Описание, Видимост и действия. Личният отчет е отбелязан като персонален. В реда има две действия: отваряне (око) и изтриване (кошче) — изтриването иска потвърждение.
Разрешения
| Роля | Какво може |
|---|---|
| Служител | Няма достъп до отчетите |
| Администратор | Да построява, разглежда, запазва и експортира |
| Собственик | Пълен достъп |
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| В менюто няма точка Отчети (ново) | Недостатъчни права | Нужна е роля администратор или собственик |
| След Кандидатствайте таблицата е празна | За периода няма задачи или филтрите са прекалено тесни | Разширете диапазона от дати, премахнете филтрите и натиснете Кандидатствайте отново |
| Смених филтъра, а числата са същите | Отчетът не е преизчислен | Натиснете Кандидатствайте — автоматично преизчисляване няма |
| Вместо Анализ на задачите — конструктори по смени | Компанията работи в режим на графици | Превключете режима на работа или използвайте анализа на смените |
| Колега не вижда запазения отчет | Запазен е като личен (персонален) | Запазете го отново с видимост „Всички в тази компания“ |
| Показателите по планираните позиции са празни | В задачите не са използвани планирани позиции | Тези колони се попълват само за задачи с позиции |
Често задавани въпроси
Въпрос: По какво се различават динамичните отчети от обикновените? Отговор: Обикновените са готови формуляри с фиксиран набор данни. Тук вие сами задавате период, филтри, групиране и набор показатели, а резултатът се запазва за повторно използване.
Въпрос: Задължително ли е да се задава период? Отговор: Да, без диапазон от дати отчетът няма да се построи.
Въпрос: Защо цифрите не се променят след смяна на филтъра? Отговор: Трябва да натиснете Кандидатствайте.
Въпрос: Колко показателя са достъпни по задачите? Отговор: Тридесет — от броя задачи и дела на изпълнение до времето на пълния цикъл и планираните позиции.
Въпрос: Какво е Backlog? Отговор: Задачи, които още не са взети в работа.
Въпрос: По какво се различава времето за изпълнение от времето на пълния цикъл? Отговор: Времето за изпълнение е колко е продължила самата работа. Пълният цикъл е колко е минало от създаването на задачата до затварянето ѝ, включително изчакването.
Въпрос: Може ли данните да се разгледат като графика? Отговор: Да, с бутона с диаграма над таблицата.
Въпрос: Как да експортирам отчета? Отговор: С бутона за експорт над таблицата — данните се изтеглят във файл.
Въпрос: Как да споделя отчета с колеги? Отговор: При запазването да се избере видимост „Всички в тази компания“.
Въпрос: Изтриването на отчета изтрива ли задачите? Отговор: Не, изтрива се само запазената настройка на отчета. Данните на задачите остават.
Въпрос: Може ли да се построи отчет по един изпълнител или клиент? Отговор: Да, чрез Добавяне на филтър — и след това резултатът да се групира така, както е нужно.