Преди да издадете първата фактура, модулът трябва да бъде настроен: посочете какво да се отпечатва в документите и от кой номер да започне номерацията. Настройките се отварят еднократно и действат за всички документи на компанията.
Път: меню Shifton (името на компанията в горната лента) → Модули → раздел Настройки → Фактуриране в списъка отляво.
Основни настройки
Тези полета попадат в заглавната част на всеки документ — фактура, работна поръчка, разписка, акт.
| Поле | Какво прави |
|---|---|
| Лого на компанията | Лого в документите. Бутонът Изберете лого — за качване или замяна |
| Име на компанията | Наименование на организацията, задължително поле |
| Настандартен данък (процент) | Данък по подразбиране, попълва се автоматично в новия документ. Може да оставите 0 и да въвеждате данъка ръчно във всеки документ |
| Адресен блок | Адрес на организацията. Свободен текст: отпечатва се в документа както е, преходите на нов ред се запазват |
| Блокиране на фактуриране | Платежни данни — получател, банка, BIC, номер на сметка. Също свободен текст на няколко реда |
Адресът и платежните данни са обикновени текстови полета без проверка на формата. Направено е умишлено: изискванията към платежните данни в различните държави са различни и строгият формат би пречил.
Броячи на документи
Всеки вид документ има собствена номерация и тя се настройва отделно. По две полета за всеки вид: Префикс — представката към номера, Брояч — от кое число да продължи.
| Брояч | Префикс по подразбиране | За кой документ |
|---|---|---|
| Брояч на оценка | EST- | Оценка |
| Брояч за работни поръчки | WO- | Работна поръчка |
| Брояч за фактури | INV- | Фактура |
| Брояч на разписки | REC- | Разписка |
| Доказателство за брояч на услуга | POW- | Акт за извършени работи |
Номерът на документа се получава от префикса и текущата стойност на брояча: при префикс INV- и брояч 5 следващата фактура ще получи номер INV-5, а броячът ще стане 6.
Защо да променяте брояча. Ако сте преминали към Shifton от друга система и там фактурите са стигнали до 340-а, поставете брояча на 341 — номерацията ще продължи без прекъсвания и в отчетността няма да има два документа с един и същи номер.
Префиксът може да остане празен — тогава номерът ще бъде просто число.
След промяна на което и да е поле натиснете Запази в долната част на страницата. Настройките се прилагат за новите документи; вече издадените не се променят.
Права за достъп
| Роля | Какво може |
|---|---|
| Служител | Не вижда настройките на модулите |
| Администратор | Отваря и променя настройките |
| Собственик | Пълен достъп |
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| В списъка отляво няма позиция Фактуриране | Модулът „Фактуриране“ не е включен | Включете го в раздел Модули и натиснете Запази |
| Бутонът Запази не реагира | Не е попълнено задължително поле — името на компанията или стойността на брояча | Проверете полетата със звездичка |
| В документа няма лого | Логото не е качено или документът е създаден преди качването | Качете логото и създайте документа отново |
| Два документа с един и същ номер | Броячът е върнат назад | Поставете брояча по-голям от най-големия издаден номер |
| Данъкът не се попълни във фактурата | В настройките е 0 | Посочете данък по подразбиране или го задайте в самия документ |
| Платежните данни се отпечатват на един ред | Преходите на нов ред не са се запазили при поставяне от друго приложение | Въведете преходите отново в полето Блокиране на фактуриране |
Често задавани въпроси
В: Задължително ли е да настроя модула преди първата фактура? О: Технически не, но в документа няма да има нито лого, нито платежни данни. По-разумно е да попълните настройките еднократно предварително.
В: Може ли да зададете различни платежни данни за различни клиенти? О: Не, блокът с платежни данни е един за компанията и се отпечатва във всички документи.
В: Какво ще стане с вече издадените документи, ако сменя логото? О: Нищо. Настройките се прилагат за новите документи, старите остават както са били.
В: Може ли номерацията да започне от произволно число? О: Да, поставете нужната стойност в полето Брояч. Важното е тя да бъде по-голяма от вече издадените номера, иначе ще се появят дубликати.
В: Задължителен ли е префиксът? О: Не. Ако оставите полето празно, номерът ще бъде просто число.
В: Влияе ли данъкът по подразбиране на вече създадените документи? О: Не, той се попълва само в новите.
В: Къде да видя какъв номер ще получи следващият документ? О: Префиксът и текущата стойност на брояча са в същите настройки: сумата им е следващият номер.
В: Защо адресът и платежните данни са обикновени текстови полета? О: Изискванията към платежните данни в различните държави са различни, затова формат не се налага: отпечатва се това, което сте въвели.
В: Нулират ли се броячите в началото на годината? О: Не, автоматично нулиране няма. Ако ви е нужна номерация от началото на годината, поставете брояча на 1 ръчно.
В: Кой може да променя тези настройки? О: Администраторът и собственикът на компанията. Служителите не виждат раздела с настройки на модулите.