На тази страница е събрано всичко, което клиентът получава от вашата компания: и напомнянията, които тръгват към определен час, и съобщенията, които се изпращат сами при смяна на статуса на задачата. Текстовете на съобщенията също се задават тук.
Къде да намерите страницата
В лявото меню разгънете групата Портал за клиенти и изберете Настройки за напомняния. Групата се появява само при включен модул — вижте статията „Портал за клиенти — общ преглед“.
Два блока на страницата
Страницата е разделена на два блока и не си струва да ги бъркате — те се задействат по различни причини:
| Блок | Кога се изпраща | Пример |
|---|---|---|
| Настройки на планираните известия | По време: N минути до посещението или след него | „Напомняме, специалистът ще дойде след час“ |
| Настройки на известията по статуси | По събитие: задачата е преминала в определен статус | „Изпълнителят пътува към вас“ |
Едното не заменя другото: напомнянето ще тръгне дори ако статусът не е бил променян, а известието по статус — дори ако до посещението има още цял ден.
Планирани напомняния
Как да създадете
- Натиснете „Създаване на напомняне“.
- Заглавие — как ще се нарича напомнянето в списъка. Виждате го само вие.
- Опция за напомняне — „До“ или „След“.
- Изпрати преди/след — интервал в минути. Стойността
0означава „в момента на отправната точка“. - Канали — SMS, e-mail или и двата.
- Текстове на съобщението: Текст на SMS, Тема на имейла, Текст на електронната поща.
- Активирано — включване на напомнянето.
В списъка напомнянето се показва с колони Заглавие, Изпрати преди/след, Опция за напомняне, Канали, Активирано и действия — молив за редактиране и кошче за изтриване.
Известия по статуси
Статусите са ваши, не системни
Списъкът със статуси в този блок не е готов списък на Shifton. Статусите на задачите създавате и наименувате сами в раздела Настройки на задачи → Статуси, а таблицата с известията показва точно вашия набор. На илюстрациите в тази статия са статусите на една компания; при вас ще бъдат ваши.
От това следва редът на работа: първо статусите, после известията към тях. Нов статус, добавен по-късно, ще се появи в таблицата като празен ред — без канали, и по него на клиента няма да тръгне нищо, докато не ги зададете.
Как да зададете известие за статус
Натиснете + в реда на статуса — ще се отвори прозорецът „Добавете правило за статуси“:
- Статус — статусът, при преминаване в който ще се задейства правилото.
- Канали — SMS, e-mail или и двата.
- Текст на SMS — текстът на SMS.
- Тема на имейла — темата на имейла.
- Текст на електронната поща — текстът на имейла.
- Активирано — дали правилото е включено.
Натиснете „Запази“. В таблицата срещу статуса ще се появят избраните канали, а сивата отметка ще стане зелена.
Статус, за който не е зададен нито един канал, е отбелязан в сиво — по него клиентът не получава нищо.
Подстановки в текста на съобщението
Текстовете не са статични: в тях се подставят данните на конкретната задача. Под всяко поле има подсказка със списък на допустимите подстановки:
{executor_name} — име на изпълнителя · {company_name} — название на компанията · {client_first_name} — име на клиента · {client_last_name} — фамилия на клиента · {scheduled_time} — планирано време на посещението · {task_id} — номер на задачата · {company_id} — номер на компанията · {client_id} — номер на клиента · {link_map} — връзка към страницата за проследяване · {link_feedback} — връзка към формата за отзив
Най-важното за връзките. Връзките към картата и към отзива не се добавят автоматично — те попадат в съобщението само чрез {link_map} и {link_feedback}. Ако подстановката не бъде вмъкната, съобщението ще тръгне без връзка: клиентът няма да може нито да проследи изпълнителя, нито да остави отзив, а по интерфейса това никак не се вижда — правилото ще изглежда настроено.
Пример за текст на SMS за статуса „изпълнителят пътува“:
Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}И темата на имейла към него:
Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}Имейлът на клиента идва от името на Shifton Robot ([email protected]) с темата, която сте задали.
Какво е нужно, за да достигат съобщенията
- За SMS е нужен баланс. Всяко SMS се приспада от SMS-баланса — той е на страницата SMS фактуриране. При нулев баланс SMS не тръгват. Имейлите са безплатни и не зависят от баланса.
- При клиента трябва да са попълнени телефон и/или email, а тези полета трябва да са свързани с каналите в Модули → Настройки → Портал за клиенти.
- Правилото трябва да е включено — превключвателят Активирано.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Напомнянето е създадено, но не се изпраща | Изключен е превключвателят Активирано | Включете напомнянето в списъка |
| При смяна на статуса клиентът не е получил нищо | За статуса не е зададен нито един канал (сива отметка) | Натиснете + в реда на статуса и задайте канали и текст |
| Появи се нов статус, но по него няма известия | Статусът е добавен след настройката на известията | Задайте правило за него — новият статус се създава празен |
| Клиентът е получил съобщение без връзка | В текста не е вмъкната подстановката {link_map} или {link_feedback} | Допишете нужната подстановка в текста на правилото |
В съобщението се вижда самата подстановка, например {client_first_name} | Печатна грешка в названието — непозната подстановка отива при клиента като обикновен текст | Копирайте названието от подсказката под полето |
| Имейлите пристигат, SMS — не | Нулев SMS-баланс или клиентът няма телефон | Захранете баланса на страницата SMS фактуриране, проверете картата на клиента |
Често задавани въпроси
Въпрос: По какво се различава планираното напомняне от известието по статус? Отговор: Напомнянето е обвързано с времето на посещението — тръгва N минути преди или след него. Известието по статус е обвързано със събитие — задачата е преминала в статус. Едното не заменя другото.
Въпрос: В какви единици се задава интервалът на напомнянето? Отговор: В минути. Стойността 0 означава изпращане в самата отправна точка.
Въпрос: Колко напомняния могат да се създадат? Отговор: Ограничение няма. Обикновено правят две-три: например един ден по-рано с имейл и 30 минути по-рано с SMS.
Въпрос: При мен в таблицата статусите са различни от тези на картинката. Нормално ли е това? Отговор: Да. Статусите създавате сами в Настройки на задачи → Статуси и таблицата показва точно вашия набор.
Въпрос: Добавих нов статус — защо по него няма известия? Отговор: Новият статус се появява в таблицата като празен ред, без канали. Отворете го през + и задайте канали и текст.
Въпрос: Може ли да се изпращат само имейли и да не се харчат SMS? Отговор: Да, оставете в правилото само канала e-mail.
Въпрос: Клиентът е получил съобщение, но без връзка към картата. Защо? Отговор: В текста няма подстановка {link_map}. Връзката не се добавя сама — трябва да я впишете в текста.
Въпрос: Може ли текстът на съобщението да се напише на моя език? Отговор: Да, текстът е напълно ваш. Имайте предвид, че той ще тръгне към всички клиенти в този вид — на езика на клиента не се превежда.
Въпрос: Какво вижда клиентът вместо подстановката, ако няма данни? Отговор: Подстановката се заменя с това, което има в задачата. Ако полето при клиента не е попълнено, на негово място ще остане празно — затова името е добре да се провери предварително в картата на клиента.
Въпрос: Може ли известията да се изключат наведнъж за всички статуси? Отговор: Отделен изключвател няма — каналите се премахват при всеки статус поотделно. По-бързо е да изключите целия модул в Настройки на компанията → Модули.
Въпрос: Кой може да променя тези настройки? Отговор: Собственикът и администраторът на компанията.
Въпрос: Известията тръгват и към клиента, и към служителя? Отговор: Не. Настройките на тази страница засягат само клиента. Известията към служителите се настройват отделно — в профила на служителя и в настройките на модула Задачи.