Архив на заявките

Разделът Архив на страницата Requests съхранява всички заявки, достигнали окончателен статус — Одобрено или Отхвърлено. Това е журнал само за четене: използвайте го за търсене на минали отсъствия, проверка на записи за отпуски или анализ на тенденции.

Стъпка по стъпка

Преминаване към Archive

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Отворете Заявки в страничната панел	Ще се отвори страницата Requests
2	Натиснете раздела Архив	Изгледът се превключва към историческите заявки

Преглед и филтриране на архивни заявки

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Прегледайте списъка — всеки ред показва името на служителя, типа отсъствие, датите и статуса
2	Натиснете реда на заявката	Отваря се детайлен изглед с пълна информация и прикачени файлове
3	Изберете служител в Служители	Показват се само неговите архивни заявки
4	Задайте Начална дата и Крайна дата	Показват се заявки за избрания период
5	Изберете Одобрено или Отхвърлено в Статус	Списъкът се стеснява до необходимия статус
6	Натиснете иконката Обнови	Списъкът се обновява

Полета на архивната заявка

Поле	Описание
Employee	Име на служителя, подал заявката
Type payment	Платено или неплатено отсъствие
Type time-off	Категория: Болничен ден, Vacation, Holiday или потребителски тип
Date / Time range	Дати (или дата и час за частични заявки) From и To
Status	Окончателен статус — Одобрено или Отхвърлено
Shift action	Какво е направено с припокриващите се смени (Nothing, Deleted, Moved to Отворени смени)
Attachment	Файл, прикачен към първоначалната заявка

Свързани статии

Често задавани въпроси

В: Каква е разликата между разделите Заявки и Архив?
Разделът Заявки показва активните заявки (Pending и наскоро Approved). Разделът Архив съхранява заявки с окончателен статус.

В: Може ли да се редактира или изтрие архивна заявка?
Не. Архивните заявки са достъпни само за четене. При необходимост от коригиране на данните следва да се подаде нова заявка.

В: Колко назад достига Архив?
Archive съхранява всички исторически заявки без автоматично изтриване. Използвайте филтрите по диапазон от дати за търсене за произволен период.

В: Защо одобрена заявка все още е в раздела Заявки, а не в Архив?
Наскоро одобрените заявки могат да останат в раздела Requests до изтичане на периода на отсъствието — след което автоматично се преместват в Archive.

В: Архивът не показва записи — защо?
Или все още няма одобрени или отхвърлени заявки, или филтрите са твърде строги. Натиснете Обнови и изчистете филтрите.

В: Може ли да се експортират данните от архива в Excel?
Не, директен експорт от Archive не е достъпен. Използвайте раздела Reports за извличане на данни за отсъствия.

В: Вижда ли служителят своите архивни заявки?
Да. Служителят вижда историята на своите заявки в Archive — само своите записи.

В: Колко дълго се съхраняват записите в архива?
Безсрочно. Архивът не се изчиства автоматично.

В: Може ли да се възстанови отхвърлена заявка?
Не. За нов период на отсъствие трябва да се създаде нова заявка.

В: Показва ли се прикаченият файл в архивната заявка?
Да. Натиснете реда на заявката — ще се отвори детайлен изглед с всички прикачени файлове.

В: Заявка изчезна от раздела Заявки, но не мога да я намеря в Архив.
Задайте Начална дата и Крайна дата с широк диапазон и натиснете Refresh. Възможно е заявката да е била одобрена и преместена автоматично.

В: Показва ли Архив заявките «Част от деня» отделно от «Цял ден»?
Не, и двата типа се съхраняват в един архив. Типът се вижда в колоната Date/Time — за «Част от деня» се показва точното време.

В: Може ли да се филтрира Архив по тип отсъствие?
Не. Филтрите в раздела Archive са само по служител, дати и статус (Approved/Rejected).

В: Как мениджърът може да провери колко пъти служителят е ползвал болничен за годината?
Archive → филтър по служител + диапазон от дати за годината → прегледайте редовете с тип Болничен ден.

В: Попадат ли заявките, създадени от мениджъра ръчно, в Архив?
Не. Archive съдържа само заявки, подадени чрез формата + Заявка за отпуск и преминали през процеса на одобрение/отхвърляне.