Служителят вижда в приложението не същото, което вижда ръководителят. На него не са му нужни настройките на компанията и управлението на екипа — нужно му е да види своите смени, да започне работа, да поиска отпуск и да се размени за смяна с колега. Тази статия е за това, което е достъпно именно за него.
Инструкция стъпка по стъпка
Меню
☰ в долния панел отваря Работно пространство (Workspace). При служителя то е кратко:
| Група | Точка |
|---|---|
| Картата отгоре | Профил (Profile) и Компания (Company) |
| График на смени (SCHEDULING) | Дейност (Activity) |
| Лично (PERSONAL) | Когато съм на разположение (When I am available), Моя заплата (My salary), Моите файлове (My files) |
| Поддръжка (SUPPORT) | Център за помощ (Help center) |
Разделите Графици, Карта с геолокация, Доклади, Проекти, Служители на компанията и Структура на компанията служителят не ги вижда — това са управленски раздели. Затова пък има Моя заплата, която собственикът няма: своите начисления служителят разглежда тук.
Моя заплата
Моя заплата (My salary) — раздел, който собственикът няма: това са личните начисления на служителя. Отгоре е периодът, отдолу — резюмето:
| Какво е показано | Пояснение |
|---|---|
| Общо спечелено (Total earned) | Общо спечелено за периода |
| Бонус (Bonus) | Начислени бонуси |
| Задържане (Retention) | Удръжки |
| Общо отработено (Total worked) | Отработени часове |
| Включва дневни смени (Includes day shifts) / Включва нощни смени (Includes night shifts) | Разбивка на дневни и нощни часове със сумите |
Панел за управление
Първият екран след влизане: текущата или най-близката смяна, бутонът за нейното започване и списък с най-близките смени по дни. Устроен е по същия начин като при ръководителя, но показва само вашите смени.
Как да започнете и завършите смяна — в статията „Започване и завършване на смяна в мобилното приложение“.
График
Втората икона на долния панел. Три режима на показване:
| Режим | Какво показва |
|---|---|
| Моите смени (My shifts) | Само вашите |
| Отворени смени (Open Shifts) | Тези, които са дадени в общия списък — могат да бъдат поети |
| Всички смени (All shifts) | Смените на целия екип |
Бутоните Експорт (Export) и още (More), които ръководителят има, тук ги няма.
Какво може да се направи със своята смяна
Натиснете смяната — ще се отворят Детайли за смяната (Shift details). В своята бъдеща смяна може да се избере локация и етикети и да се натисне Запази. В минала смяна това го няма.
Вторият раздел на картата е Бонуси/Наказания/Аванси (Bonuses/Penalties/Advances): какво е начислено и удържано именно по тази смяна. Ако няма нищо, там така и е написано.
Най-важното се крие зад трите точки в горния десен ъгъл — те отварят Изберете действие (Select action):
| Действие | Какво прави |
|---|---|
| Преместване към отворени смени (Move to Open Shifts) | Дава смяната в общия списък, за да я поеме някой друг |
| Заявка за размяна на смяна (Shift Swap Request) | Размяна на смяна с колега |
| Искане за редактиране на смяна (Shift edit request) | Молба часът на своята смяна да бъде преместен |
| Искане за отказ от смяна (Shift drop request) | Предаване на смяната на конкретен човек |
| Искане за разделяне на смяна (Request to split a shift) | Отработване на част от смяната, а останалото се дава |
Преместване към отворени смени иска потвърждение — Сигурни ли сте? (Are you sure?), и смяната отива в общия списък.
Заявка за размяна на смяна отваря екрана Размяна на смяна (Swap shift) със списък на чуждите смени: дата, час, име на колегата и име на шаблона. Избирате с кого се разменяте.
Искане за редактиране на смяна отваря Промяна на часа (Change of time): дата, час на започване и на завършване, поле Съобщение (Message) — там се обяснява причината.
Искане за отказ от смяна отваря Трансфер на смяна (Transfer shift): Изберете служители (Select employees) и Изпрати заявка (Send request). Разликата от отворените смени е в това, че тук вие посочвате конкретни хора, а не давате смяната на всички.
Искане за разделяне на смяна отваря Разделена смяна (Split shift). На екрана има подсказка: разделете смяната, за да изберете работното си време, а остатъка да изпратите в отворените смени. С плъзгача задавате точката на разделяне и избирате кое от двете парчета да дадете.
Заявки
Третата икона на долния панел. Два раздела: Нов (New) и Архив (Archive). Долу вдясно е бутонът за създаване.
Формата Създаване на заявка (Create request) при служителя е по-кратка, отколкото при ръководителя:
| Блок | Поле |
|---|---|
| Тип заявка (Request type) | Тип отсъствие и дали е платено |
| Продължителност на отпуск (Time off duration) — цял ден или част | |
| Дата и час | |
| Прикачване на файл (Attach file) — бележка или документ |
Завършва с бутона Изпрати (Submit).
Блокът Опции (Options), в който ръководителят избира за кого да оформи заявката и дали смените да се прехвърлят в отворените, при служителя го няма: той оформя заявка само за себе си.
Известия
Четвъртата икона. При служителя екранът се нарича Събития (Events) и е разделен на раздели: всички, известия и заявки. Червеното кръгче показва броя на непрочетените.
Почивки
Планираната почивка се стартира от панела за управление: по време на смяната под бутона за завършване се появява блок с часа на почивката и бутон Започни почивка. По-нататък всичко е като със смяната — екран с карта, потвърждение, а в края бутон Край на почивката и две потвърждения.
Непланираната почивка се добавя в картата на смяната, в раздела Почивки (Breaks) с бутона със знак плюс. Тя е ограничена от настройките на модула: колко непланирани почивки може да се вземат за смяна и в какъв интервал преди началото на почивката бутонът работи изобщо. Ако лимитът е изчерпан или до почивката е далече, бутонът няма да го има или няма да проработи.
Взетите почивки се виждат веднага там, в списъка под заглавието Почивки.
Център за помощ
☰ → Поддръжка (SUPPORT) → Център за помощ (Help center). Вътре: обръщение към поддръжката, превключвателят Активиране на достъп до поддръжка (Enable Support Access), статии, видеоуроци и връзки към социалните мрежи на Shifton.
Защо служителят може да не разполага с тези бутони
Това е най-честото оплакване и причината почти винаги е една от две.
Първата: действията са изключени в настройките. Всичко, което служителят прави със смяната, се включва от ръководителя в графика — раздел Основна информация, десет превключвателя за самообслужване. Ако те са изключени, зад трите точки остава една точка вместо пет.
| Какво е изчезнало при служителя | Кой превключвател да се включи |
|---|---|
| Размяна на смени | Разрешаване на размяна на смени |
| Предаване на смяна | Позволете на служителите да се откажат от смени |
| Изпращане в отворените | Позволете на служителите да изпращат смени в списъка с отворени смени |
| Поемане на отворена смяна | Позволете на служителите да поемат задачи от списъка с отворени задачи |
| Разделяне на смяна | Позволете на служителите да разделят смени |
| Заявка за почивка | Позволете на служителите да създават почивки |
| Своя смяна | Позволете на служителите да създават свои собствени смени |
| Чужди смени в графика | Позволете на служителите да виждат всички смени |
Част от настройките се дублират на ниво проект — Настройки на смяна в картата на проекта. Те действат върху всички графици на проекта наведнъж.
Втората: графикът е свършил. Над смени извън срока на действие на графика няма никакви действия изобщо — трите точки просто не се отварят. Проверете периода на графика: ако е в миналото, удължете го чрез Намаляване/удължаване на графика.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Трите точки върху смяната не се отварят | Графикът е свършил | Ръководителят удължава графика чрез Намаляване/удължаване на графика |
| В списъка с действия има само една точка | Превключвателите за самообслужване са изключени | Ръководителят включва нужните в Основна информация на графика |
| Няма с кого да се размени смяна | В списъка няма подходящи смени на колеги | Размяна е възможна само със смени на други служители от този график. Ако е включено „размяна само в рамките на длъжността“ — още и с една и същата длъжност |
| Няма отворени смени | Никой нищо не е давал или поемането е забранено | Проверете при ръководителя превключвателя за поемане на отворени смени |
| Действията ги има, но заявката не минава | Включено е потвърждение от мениджър | Заявката е отишла при ръководителя и чака одобрение — вижте раздел Архив и известията |
| Няма раздел Графици в менюто | Така е замислено | Това е управленски раздел. Своите смени служителят разглежда във втория раздел на долния панел |
| Няма Моя заплата | Не е свързан модулът за изчисляване на заплати | Модулът се включва в настройките на компанията |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: С какво „Преместване към отворени смени“ се различава от „Искане за отказ от смяна“? Отговор: В първия случай смяната отива в общия списък и може да бъде поета от всеки, на когото това е разрешено. Във втория вие посочвате конкретни хора.
Въпрос: Може ли да се отработи половин смяна, а останалото да се даде? Отговор: Да, за това има Искане за разделяне на смяна: с плъзгача избирате точката на разделяне и посочвате кое парче да се изпрати в отворените.
Въпрос: Защо аз нямам бутон за размяна, а колегата ми има? Отговор: Настройките за самообслужване се задават за всеки график поотделно. Ако сте в различни графици, наборите от действия може да се различават.
Въпрос: Къде идва отговорът на моята заявка? Отговор: В Събития и в Архив на екрана със заявките. Вътре в самата заявка има раздел за обсъждане, където може да си пишете с ръководителя.
Въпрос: Може ли да се приложи бележка към болничния? Отговор: Да, с бутона Прикачване на файл при създаване на заявката.
Въпрос: Къде да видя своята заплата? Отговор: Меню → Моя заплата. Ръководителят няма такава точка, това е личен раздел на служителя.
Въпрос: Може ли да оформя отпуск за колега? Отговор: Не. Заявката се оформя само за себе си — избор на служител във формата няма.
Въпрос: Къде да видя колко ми е начислено? Отговор: Меню → Моя заплата: спечеленото за периода, бонусите, удръжките и отработените часове с разбивка на дневни и нощни.
Въпрос: Защо не се добавя непланирана почивка? Отговор: Две причини. Или е изчерпан лимитът за непланирани почивки за смяна, или до почивката е прекалено далече — бутонът работи само в интервала, зададен от настройките на модула.
Въпрос: Защо почивката не се стартира? Отговор: Почивката, както и смяната, се отбелязва през карта — присъствието проверява мястото. Ако геолокацията на телефона е изключена, бутонът мълчи.
Въпрос: Защо в минала смяна не може да се промени нищо? Отговор: Действията са достъпни само в бъдещи смени на действащ график.