Свободен ден, болничен, отпуск — всичко това служителят заявява от телефона, а ръководителят отговаря на същото място. Заявката не се губи в кореспонденцията: тя има състояние, история и обсъждане.
Почивката не се заявява тук, а в картата на смяната — за нея е статията „Почивка и активност по време на смяна“.
Инструкция стъпка по стъпка
Къде се намират заявките
Третата икона в долния панел е Заявки (Requests). Екранът е разделен на два раздела:
| Раздел | Какво показва |
|---|---|
| Нов (New) | Заявки, които все още чакат решение |
| Архив (Archive) | Обработените — одобрени и отхвърлени |
В картата се виждат типът на заявката, периодът и датата на последната промяна. Долу вдясно е бутонът за създаване.
Как да заявите свободен ден
1. Отворете Заявки и натиснете бутона за създаване долу вдясно.
2. Ще се отвори Създаване на заявка (Create request).
3. Попълнете блока Тип заявка (Request type).
4. При необходимост прикачете документ.
5. Натиснете Изпрати (Submit).
Какво се попълва:
| Поле | Какво задава |
|---|---|
| Тип (Type) | Болничен, отпуск, празник или друг тип, създаден във вашата компания |
| Платеност | Дали отсъствието е отбелязано като платено — зависи от типа |
| Продължителност на отпуск (Time off duration) | Цял ден или част от деня |
| Дата (Date) | Денят на отсъствие |
| Време (Time) | Появява се, ако е избрана част от деня |
| Прикачване на файл (Attach file) | Медицинска бележка, скан, снимка на документ |
Формата на служителя е по-кратка от тази на ръководителя: в нея няма блок Опции (Options), където се избира за кого да се създаде заявката и дали смените да се прехвърлят в списъка със свободни. Служителят създава заявка само за себе си — поле за избор на служител във формата няма.
Какво се случва със смените по време на отпуска
Самият свободен ден не премахва смяната. Ако за тези дни имате смени, ръководителят при одобрението решава какво да прави с тях: да ги изтрие или да ги изпрати в списъка със свободни. Ако искате да се презастраховате, отдайте смяната предварително — това се прави в картата на смяната, чрез трите точки.
Как да разберете решението
Отговорът идва по два пътя: в Събития (Events) — четвъртата икона в долния панел — и в Архив на екрана със заявки. Заявката променя състоянието си и по нея може да се види кореспонденцията.
Вътре в заявката има раздел за обсъждане: там се вижда историята — Заявката е създадена (Request created) с дата — и поле за съобщение. Чрез него можете да отговорите на ръководителя, ако той пита за подробности, без да излизате от заявката.
Как да отмените своята заявка
Отворете заявката в раздела Нов и натиснете Отказ от заявка (Cancel request). Приложението ще поиска да посочите Причина за отказ (Reason of decline) и да изпратите — след това заявката ще отиде в архива.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Във формата на заявката липсва нужният тип отсъствие | Типът не е създаден в компанията | Типовете отсъствия се създават от ръководителя в настройките |
| Не успявате да създадете отпуск за колега | Така е предвидено | Служителят създава заявка само за себе си |
| Заявката е изпратена, но нищо не се променя | Чака решение на ръководителя | Вижте състоянието на заявката и обсъждането в нея |
| Не идват отговори по заявките | Изключени са известията | Моят профил → Известия, група Комуникация |
| Файлът не се прикачва | Прекалено голям е | Намалете файла или снимайте документа директно в приложението |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: Отпускът е одобрен — смяната ще изчезне ли сама? Отговор: Не. Какво да се направи със смените за тези дни решава ръководителят: да ги изтрие или да ги изпрати в списъка със свободни.
Въпрос: Може ли да заявя отпуск за няколко часа, а не за цял ден? Отговор: Да, в полето Продължителност на отпуск изберете част от деня и посочете времето.
Въпрос: Къде да прикача медицинската бележка за болничен? Отговор: Във формата на заявката има Прикачване на файл. Може да изберете файл или да снимате документа.
Въпрос: Може ли да отменя заявка, която вече съм изпратил? Отговор: Да, отворете я и натиснете Отказ от заявка, като посочите причина.
Въпрос: Къде да видя отхвърлените заявки? Отговор: В раздела Архив. Причината за отказ идва заедно с решението, а подробностите се виждат в обсъждането.
Въпрос: Ръководителят ми писа в заявката — къде да отговоря? Отговор: Вътре в заявката, в раздела за обсъждане, в полето за съобщение.