Втората иконка в долния панел е календарът със смени. Служителят вижда тук своите смени, отворените смени, които може да поеме, и — ако ръководителят е разрешил — смените на целия екип. Управленски бутони на този екран служителят няма.
Инструкция стъпка по стъпка
Три режима на показване
Горе има три бутона и те променят не само списъка, но и броячите при дните:
| Режим | Какво показва |
|---|---|
| Моите смени (My shifts) | Само вашите смени |
| Отворени смени (Open Shifts) | Смени, дадени в общия списък: те могат да бъдат поети |
| Всички смени (All shifts) | Смените на целия екип |
Режимът Всички смени може да липсва или да е празен: показването на чужди смени се включва от ръководителя в графика и в проекта.
Какво има в горната лента
| Бутон | Какво прави |
|---|---|
| Актуализация (Update) | Изтегля свежи данни, без да чака автоматичното зареждане |
| Филтри (Filters) | Подбор на смени. Цифрата върху иконката показва колко стойности са подбрани |
Бутоните Експорт (Export) и още (More), които има ръководителят, при служителя липсват: експортирането на графика и масовите действия са управленски възможности.
Как е устроен денят
Под лентата на седмицата следват дните. Всеки има отдясно три иконки с числа: двама души — колко служители излизат на работа, календар — колко смени, чашка — колко почивки. Те се изчисляват според избрания режим: в Моите смени това е само за вас.
Ако в този ден няма нищо, вместо карти стои Днес няма планирани събития (No Events Planned Today).
В картата на смяната има час, продължителност на почивката, название на шаблона и отметки за състоянието: Стартирано (Started), Завършено (Finished), Отсъствие (Absence). Отляво има цветна лента, това е цветът на графика.
Лентата на седмицата се разгъва в календар на месеца с бутона Разгъване на календара (Expand calendar) под нея.
Как да поемете отворена смяна
1. Преминете в режим Отворени смени.
2. Намерете смяна за нужния ден.
3. Отворете я и потвърдете поемането.
Ако в графика е включено потвърждение от мениджъра, ще бъде изпратена заявка и смяната ще стане ваша след одобрение. Ако не е — веднага.
Бутонът може и да липсва напълно: поемането на отворени смени се включва с превключвателя Позволете на служителите да поемат задачи от списъка с отворени задачи.
Как да добавите смяна за себе си
Ако ръководителят е разрешил, служителят може сам да си постави смяна — с бутона със знак плюс долу вдясно.
1. Натиснете плюса — ще се отвори Добавяне на смяна (Add Shift).
2. Изберете График (Schedule). В списъка са само тези графици, които действат на избраната дата.
3. Изберете Шаблон (Template) — готов шаблон на смяна или Персонализирана смяна (Custom shift).
4. Задайте датата, часа на започване и завършване, продължителността на почивката.
5. Натиснете Запази (Save).
Поле за избор на служител във формата няма: смяната се оформя на ваше име. По-нататък зависи от настройките на графика — или смяната застава веднага, или отива като заявка, и приложението отговаря: Вашето искане за създаване на смяна е прието и ще бъде обработено от мениджъра скоро. (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly)
Припокривания приложението не допуска. Ако за този час вече имате смяна, запазването се отменя с надпис Действието беше отменено поради припокриване с друга смяна (The action was canceled due to an overlap with another shift).
Какво може да се направи с вече поставена смяна
Натискането върху картата отваря Детайли за смяната (Shift details): компания, проект, график. В собствената ви бъдеща смяна може да промените Местоположение (Location) и Отметки (Marks) и да натиснете Запази. Трите точки в горния десен ъгъл отварят действията — размяна, трансфер, изпращане към отворените смени, промяна на часа и разделяне.
Подробно за тях — в статията „Действия със смяната: размяна, трансфер, отворени смени и разделяне“.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Виждам само своите смени | Избран е режим Моите смени | Преминете към Всички смени. Ако превключвателят не работи, показването на чужди смени е изключено в графика |
| Всички смени са празни | Забрана на нивото на графика или на проекта | Ръководителят включва Позволете на служителите да виждат всички смени |
| Няма отворени смени | Никой не е давал нищо или поемането е забранено | Нужен е превключвателят Позволете на служителите да поемат задачи от списъка с отворени задачи |
| Няма бутон със знак плюс | Създаването на собствени смени е изключено | Нужен е превключвателят Позволете на служителите да създават свои собствени смени |
| В мрежата е празно, въпреки че има смени | Включен е филтър | Погледнете цифрата върху иконката с филтрите и нулирайте подбора |
| В селектора на графици е празно | Нито един график не действа на избраната дата | Изберете друга дата или помолете ръководителя да удължи графика |
| Смяната не се запазва | Припокриване по време с друга смяна | Променете часа или датата |
| Смяната не се появи след запазването | Отиде като заявка за съгласуване | Изчакайте решението: то ще дойде в Събития и в Архив на заявките |
| Промените, направени от ръководителя, не се виждат | Данните са заредени по-рано | Натиснете Актуализация |
| Няма бутони Експорт и още | Така е замислено | Това са управленски бутони, служителят ги няма |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: По какво този екран се различава от графика при ръководителя? Отговор: По състава на бутоните. Служителят няма експортиране и масови действия, а данните са само неговите и, ако е разрешено, на екипа.
Въпрос: Какво представляват отворените смени? Отговор: Смени, дадени в общия списък. Може да ги поеме всеки, на когото настройките позволяват това.
Въпрос: Може ли сам да си поставя смяна? Отговор: Да, ако ръководителят е включил такава възможност. Смяната се оформя на ваше име и може да отиде за съгласуване.
Въпрос: Защо не виждам смените на колегите? Отговор: Показването на чужди смени се включва отделно — в настройките на графика и на проекта.
Въпрос: Какво означават трите числа при датата? Отговор: Колко служители излизат на работа в този ден, колко смени и колко почивки. Изчисляват се според избрания режим.
Въпрос: Може ли да се види целият месец? Отговор: Да, с бутона Разгъване на календара под лентата на седмицата.
Въпрос: Защо не може да се постави смяна на нужната дата? Отговор: На тази дата не действа нито един график. Графикът се удължава от ръководителя.
Въпрос: Поех отворена смяна — веднага ли е моя? Отговор: Ако в графика е включено потвърждение от мениджъра, първо ще отиде заявка. В противен случай смяната става ваша веднага.