Смяната в приложението не е присъда. Ако не можете да отидете на работа, можете да я дадете в общия списък, да се размените с колега, да я прехвърлите на конкретен човек, да поискате друг час или да отработите само част от нея. Всичко това се прави от телефона, зад едни и същи три точки.
Правата за тези действия се дават от ръководителя в настройките на графика, затова наборът от точки е различен при различните служители. Ако при вас те са по-малко, вижте раздела „Защо няма действия“ в края на статията.
Инструкция стъпка по стъпка
Къде да търсите действията
Отворете График (втората иконка в долния панел) и натиснете своята смяна — ще се отворят Детайли за смяната (Shift details). В горния десен ъгъл има три точки: те отварят панела Изберете действие (Select action).
| Действие | Кога е полезно |
|---|---|
| Преместване към отворени смени (Move to Open Shifts) | Не можете да отидете на работа и няма значение кой ще ви замести |
| Заявка за размяна на смяна (Shift Swap Request) | Искате да размените смяна с колега |
| Искане за редактиране на смяна (Shift edit request) | Ще отидете на работа, но в друг час |
| Искане за отказ от смяна (Shift drop request) | Знаете точно кой ще ви замести |
| Искане за разделяне на смяна (Request to split a shift) | Ще отработите част от смяната, а останалото ще дадете |
Първите четири точки са Заявки и пътят им е различен.
Размяната и трансферът минават през колегата: първо съгласието на този, на когото предлагате смяната, и само след това, ако в графика е включено потвърждение от мениджъра, решението на ръководителя. Докато колегата не се съгласи, заявката не отива по-нататък и нищо не се променя.
Промяната на часа и разделянето са адресирани само до ръководителя. Изпращането към отворените смени при изключено потвърждение сработва веднага.
Преместване към отворени смени
Смяната отива в общия списък и може да я поеме всеки, на когото настройките позволяват това.
1. Трите точки → Преместване към отворени смени.
2. Приложението пита Сигурни ли сте? (Are you sure?) — потвърдете.
3. Смяната изчезва от вашите и се появява в режим Отворени смени (Open Shifts) на екрана на графика.
Докато никой не е поел смяната, тя остава на никого: в брояча на деня се смята за смяна, но зад нея не стои служител.
Размяна на смени
1. Трите точки → Заявка за размяна на смяна.
2. Отваря се екранът Размяна на смяна (Swap shift) със списък на смените на колегите: дата, час, име и название на шаблона.
3. Изберете смяната, с която искате да се размените, и изпратете заявката.
4. Изчакайте отговора на колегата: заявката отива при него и без негово съгласие размяната не се осъществява.
5. Ако в графика е включено потвърждение от мениджъра, след съгласието на колегата заявката отива при ръководителя.
В списъка ще има само тези смени, с които размяната е възможна по принцип: смени на други служители от същия график. Ако ръководителят е включил размяна само в рамките на длъжността, ще останат колегите с вашата длъжност.
Промяна на часа на смяната
1. Трите точки → Искане за редактиране на смяна.
2. Отваря се Промяна на часа (Change of time): дата, час на започване, час на завършване.
3. В полето Съобщение (Message) обяснете причината — ръководителят ще я види заедно със заявката.
4. Изпратете.
Смяната остава ваша: променят се само часовете и само след одобрение.
Трансфер на смяна
1. Трите точки → Искане за отказ от смяна.
2. Отваря се Трансфер на смяна (Transfer shift).
3. В Изберете служители (Select employees) отбележете на кого предлагате смяната — може на няколко души.
4. Изпрати заявка (Send request).
5. Изчакайте някой от тях да се съгласи: без съгласие смяната остава ваша.
Разликата от отворените смени: тук посочвате конкретни хора, вместо да дадете смяната на всички. Заявката ще стигне именно до тях и само след съгласието на някого ще отиде по-нататък — до ръководителя, ако той трябва да потвърждава.
Разделяне на смяна
Нужно е, когато можете да отработите част от смяната.
1. Трите точки → Искане за разделяне на смяна.
2. Отваря се Разделена смяна (Split shift) с подсказка: разделете смяната, за да изберете работното си време, а остатъка да изпратите към отворените смени.
3. С плъзгача задайте точката на разделяне.
4. Изберете кое от двете парчета остава за вас и кое отива към отворените смени.
5. Изпратете заявката.
Какво може да се промени в самата карта
Освен трите точки, в собствената ви бъдеща смяна са достъпни две полета: Местоположение (Location) и Отметки (Marks) в блока Детайли (Details), а под тях Запази (Save). В отминала смяна тези полета липсват.
Вторият таб на картата е Бонуси/Наказания/Аванси (Bonuses/Penalties/Advances): какво е начислено и удържано именно по тази смяна.
Къде идва отговорът
Отговорите идват в Събития (Events) — четвъртата иконка в долния панел — и в Архив (Archive) на екрана със заявките. При размяната и трансфера отговорите ще са два: първо от колегата, после от ръководителя, ако той потвърждава. Вътре в самата заявка има таб за обсъждане: там може да си пишете с ръководителя, без да излизате от заявката.
Защо няма действия
Това е най-честото оплакване и причината почти винаги е една от две.
Първо: действията са изключени в настройките на графика. Всяко действие се включва с отделен превключвател — ръководителят прави това в раздела Основна информация на графика. Ако те са изключени, зад трите точки остава една точка вместо пет.
| Какво липсва | Кой превключвател е нужен |
|---|---|
| Размяна на смени | Разрешаване на размяна на смени |
| Трансфер на смяна | Позволете на служителите да се откажат от смени |
| Изпращане към отворените смени | Позволете на служителите да изпращат смени в списъка с отворени смени |
| Поемане на отворена смяна | Позволете на служителите да поемат задачи от списъка с отворени задачи |
| Разделяне на смяна | Позволете на служителите да разделят смени |
| Собствена смяна | Позволете на служителите да създават свои собствени смени |
| Чужди смени в графика | Позволете на служителите да виждат всички смени |
Част от същите настройки има и в картата на проекта, в блока с настройки на смените: те действат едновременно върху всички графици на проекта.
Второ: графикът е изтекъл. Над смени извън срока на действие на графика няма никакви действия — трите точки не се отварят. Ръководителят трябва да удължи графика.
Има и трета, по-рядка причина: смяната вече е започнала или започва съвсем скоро. Приложението не позволява да дадете смяна половин час преди началото ѝ.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Трите точки не се отварят | Графикът е изтекъл или смяната вече е започнала | Помолете ръководителя да удължи графика; действията работят при бъдещи смени |
| В списъка има една точка вместо пет | Превключвателите за самообслужване са изключени | Ръководителят включва нужните в Основна информация на графика |
| Няма с кого да се разменя | В списъка няма подходящи смени | Размяната е възможна само със смени на колеги от този график, а при настройка „в рамките на длъжността“ — със същата длъжност |
| Размяната или трансферът са изпратени, но нищо не се случва | Чакаме отговора на колегата — без негово съгласие заявката не отива по-нататък | Напомнете на колегата: заявката е при него в заявките |
| Заявката е изпратена, но смяната не се е променила | Включено е потвърждение от мениджъра | Изчакайте решението: то ще дойде в Събития и в Архив |
| Смяната беше върната обратно | Ръководителят отхвърли заявката | Причината за отказа идва заедно с отговора — вижте обсъждането вътре в заявката |
| Отворените смени са празни | Никой не е давал нищо или поемането е забранено | Проверете при ръководителя превключвателя за поемане на отворени смени |
| Разделянето не е достъпно | Изключено е в графика | Нужен е превключвателят Позволете на служителите да разделят смени |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: По какво изпращането към отворените смени се различава от трансфера на смяна? Отговор: В първия случай смяната отива в общия списък и я поема всеки желаещ. Във втория посочвате конкретни хора и заявката стига именно до тях.
Въпрос: Може ли да отработя половин смяна, а останалото да дам? Отговор: Да, това е Искане за разделяне на смяна: с плъзгача избирате точката на разделяне и посочвате кое парче да бъде изпратено към отворените смени.
Въпрос: Задължително ли е да се чака одобрение? Отговор: При размяната и трансфера — винаги: първо е нужно съгласието на колегата, на когото предлагате смяната. По-нататък, ако в графика е включено потвърждение от мениджъра, решава и ръководителят. Изпращането към отворените смени при изключено потвърждение сработва веднага.
Въпрос: Колегата не отговаря на моята размяна — какво да правя? Отговор: Докато той не се съгласи, заявката не отива никъде и смяната остава ваша. Напомнете му: заявката е при него в раздела със заявките. Или отменете заявката и предложете смяната на друг.
Въпрос: Защо аз нямам бутон за размяна, а колегата ми има? Отговор: Настройките се задават за всеки график отделно. Ако сте в различни графици, наборите от действия се различават.
Въпрос: Може ли да отменя своята заявка? Отговор: Да, отворете заявката на екрана със заявките — там има Отказ от заявка (Cancel request).
Въпрос: Кой ще види моето съобщение при искане за промяна на часа? Отговор: Ръководителят, който ще решава по заявката. Съобщението идва заедно със заявката.
Въпрос: Какво ще стане със смяната, ако никой не я поеме от отворените? Отговор: Тя ще остане в списъка с отворени смени. Ръководителят може да я назначи на някого ръчно или да я разпредели автоматично.
Въпрос: Може ли да променя местоположението на своята смяна? Отговор: Да, в бъдеща смяна в блока Детайли има полета за местоположение и отметки, а след промяната натиснете Запази.