Отбелязването на началото и края на смяната е това, за което служителят отваря приложението най-често. Считано от версия 2.1.0 и двете операции минават през екрана Присъствие (Attendance) с карта, а телефонът по пътя иска няколко разрешения.
За местоположението следят два различни модула. Присъствие (Attendance) проверява дали сте на място в началото и в края на смяната — именно затова и двете операции минават през картата. Контрол на местоположението на работа (Work location control) следи къде сте били по време на смяната.
Дайте всички разрешения на телефона наведнъж, включително достъпа до геолокацията в режим „винаги“. Не е нужно да изчислявате кой модул какво използва: собственикът на компанията включва и изключва модулите когато си поиска, а ако разрешенията са дадени наполовина, приложението ще започне да се държи неправилно — и то безмълвно, без предупреждение. Един път да разрешите всичко е по-евтино, отколкото после да търсите защо смяната не е записана.
Инструкция стъпка по стъпка
Започване на смяна: стъпка по стъпка
Стартирането на смяната е верига от няколко екрана. Не може да се пропуска: всяка стъпка включва нещо.
1. Натиснете зеления бутон „Започване на смяна“ на панела за управление.
2. Телефонът ще поиска достъп до геолокацията. Дайте го.
3. След това — достъп до физическата активност. Той е нужен, за да се различава движението от стоенето на място.
4. По-нататък приложението обяснява само: нужен е режимът „Разреши винаги“ и то предлага да го превключите в настройките на телефона. Съгласете се и го превключете.
5. Ще се отвори екранът Присъствие (Attendance) с карта. Тук се вижда къде се намирате и стои предупреждение: При започване на смяната ще бъде включено фоново следене на местоположението. Смяната започва с втория бутон Започване на смяна вече на този екран.
Ако не сте на работното място
Когато на смяната е зададено местоположение, присъствието сверява вашата позиция с него. Ако сте се озовали далеч, екранът казва това направо.
Горе се появява червена лента Грешка — Вие сте извън местоположението (Error — You are outside the location). На картата се прокарва маршрут от вашата точка до работното място, а в панела долу — три величини: разстояние, време за път и название на местоположението. Например: 3.34 km · 8 min · call center.
Така служителят веднага вижда не само че не е там, където трябва, но и колко далеч е и накъде да отиде.
Бутонът Започване на смяна при това остава активен и може да бъде натиснат — но смяната няма да започне: горе отново ще падне грешката. Отбелязването ще стане само когато се озовете в рамките на радиуса, зададен от ръководителя в настройките на местоположението.
Ако на смяната не е зададено местоположение, проверка няма — на екрана ще бъде написано, че местоположението не е указано, и смяната ще започне откъдето и да е. Същото е и с извънплановите смени: те не имат местоположение, затова проверката не се извършва.
Докато смяната върви
Лентата се променя на На смяна (On shift) с брояч на отработеното време, а бутонът — на Край на смяна (End shift). По-долу се появява блокът с почивката: кога ще започне, часът ѝ и бутонът Започни почивка (Start break).
Завършване на смяна: стъпка по стъпка
1. Натиснете „Край на смяна“. Приложението ще попита за потвърждение: Наистина ли искате да приключите? (Do you really want to finish?)
2. Ще се отвори същият екран „Присъствие“ с картата и с бутон за завършване — местоположението се отбелязва и на изхода.
3. Последно потвърждение — Сигурни ли сте, че искате да завършите смяната? (Are you sure you want to complete the shift?)
Двете потвърждения едно след друго са направени умишлено: смяната не може да бъде затворена със случайно докосване. След завършването картата на смяната в списъка на деня се отбелязва като Завършено, а до нея се появяват отклоненията — закъснение и ранно напускане.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Няма бутон Започване на смяна | Смяната още не е настъпила или вече е завършена | Бутонът се появява в прозореца, зададен от настройките на модула за присъствие |
| Смяната не може да бъде започната, горе има грешка Вие сте извън местоположението | Присъствието проверява мястото, а вие сте извън работното местоположение | Приближете се до работното място: на екрана се виждат разстоянието, времето за път и названието на местоположението. Бутонът се натиска, но отбелязването няма да стане, докато не сте в радиуса |
| Местоположението спира да се предава | Разрешението е дадено като „при използване на приложението“ | Превключете на „Разреши винаги“ в настройките на телефона |
| Приложението работи не както преди, въпреки че нищо не е променяно | В компанията е включен нов модул, а разрешенията на телефона не са достатъчни | Проверете разрешенията на приложението и дайте всички, включително режима „Разреши винаги“ |
| Смяната е започнала, но отбелязването не е зачетено | Отменена е заявката за фонова геолокация | Дайте разрешението и започнете смяната отначало |
| Смяната е отбелязана като Непланирано | Започната е извън графика | Така е замислено: извънплановата смяна няма шаблон и проверката на местоположението за нея не се извършва |
| Смяната се затвори сама, въпреки че не съм натискал | Изтекъл е прозорецът, в който смяната още можеше да бъде завършена ръчно | Прозорецът се задава от настройката „Колко по-късно служителят може да завърши смяната“ в модула за присъствие |
| Отклонението е показано със странно число | Известен дефект в показването | Стойността е вярна, но се извежда без закръгляне. Ориентирайте се по лентата горе — там форматът е „0h 2m“ |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: Защо при стартиране на смяната телефонът иска толкова разрешения? Отговор: Те са три: геолокация, физическа активност и фонов достъп до местоположението. Различните модули използват различни от тях: присъствието — отбелязването на мястото в началото и в края на смяната, контролът на местоположението на работа — придвижванията по време на смяната. Не е нужно да се вниквате какво на кого трябва: дайте и трите.
Въпрос: Задължително ли е да се дава достъп „винаги“? Отговор: Да. Режимът „при използване на приложението“ спира да работи веднага след като приложението бъде минимизирано, и част от данните няма да бъдат записани.
Въпрос: Може ли да се отиде в почивка от приложението? Отговор: Да, по време на смяната под бутона за завършване се появява блок с почивката и с бутона Започни почивка.
Въпрос: Защо завършването се потвърждава два пъти? Отговор: Първият въпрос е общ, вторият възниква вече на екрана с картата, след отбелязването на местоположението. Така смяната няма да бъде затворена със случайно докосване.
Въпрос: Може ли да се започне смяна, която не е в графика? Отговор: Да, ако извънплановите смени са разрешени. Такава смяна се отбелязва като Непланирано.
Въпрос: Какво се случва, ако забравите да завършите смяната? Отговор: Смяната ще се затвори сама, но по различен начин в зависимост от вида ѝ. При извънплановите в настройките е зададена максимална продължителност, след която смяната се затваря автоматично. При плановите има прозорец: настройката Колко по-късно служителят може да „завърши“ смяната/почивката? (мин) задава колко минути след края на смяната тя още може да бъде затворена ръчно. Ако не успеете — системата ще я затвори сама.
Въпрос: Вижда ли ръководителят, че съм започнал смяната? Отговор: Да, състоянието на смяната се вижда веднага в графика и в отчетите, а при включени уведомления идва съобщение.