Отбелязването на началото и края на смяната е това, за което служителят отваря приложението най-често. Считано от версия 2.1.0 и двете операции минават през екрана Присъствие (Attendance) с карта, а телефонът по пътя иска няколко разрешения.
За местоположението следят два различни модула. Присъствие (Attendance) проверява дали сте на място в началото и в края на смяната — именно затова и двете операции минават през картата. Контрол на работното местоположение (Work location control) следи къде сте били по време на смяната.
Дайте всички разрешения на телефона наведнъж, включително достъпа до геолокацията в режим „винаги“. Не е нужно да изчислявате кой модул какво използва: собственикът на компанията включва и изключва модулите когато си поиска, а ако разрешенията са дадени наполовина, приложението ще започне да се държи неправилно — и то безмълвно, без предупреждение. Един път да разрешите всичко е по-евтино, отколкото после да търсите защо смяната не е записана.
Инструкция стъпка по стъпка
Започване на смяна: стъпка по стъпка
Стартирането на смяната е верига от няколко екрана. Не може да се пропуска: всяка стъпка включва нещо.
1. Натиснете зеления бутон „Започване на смяна“ на панела за управление.
2. Телефонът ще поиска достъп до геолокацията. Дайте го.
3. След това — достъп до физическата активност. Той е нужен, за да се различава движението от стоенето на място.
4. По-нататък приложението обяснява само: нужен е режимът „Разреши винаги“ и то предлага да го превключите в настройките на телефона. Съгласете се и го превключете.
5. Ще се отвори екранът Присъствие (Attendance) с карта. Тук се вижда къде се намирате и стои предупреждение: При започване на смяната ще бъде включено фоново следене на местоположението. Смяната започва с втория бутон Започване на смяна вече на този екран.
Ако не сте на работното място
Когато на смяната е зададено местоположение, присъствието сверява вашата позиция с него. Ако сте се озовали далеч, екранът казва това направо.
Горе се появява червена лента Грешка — Вие сте извън местоположението (Error — You are outside the location). На картата се прокарва маршрут от вашата точка до работното място, а в панела долу — три величини: разстояние, време за път и название на местоположението. Например: 3.34 km · 8 min · call center.
Така служителят веднага вижда не само че не е там, където трябва, но и колко далеч е и накъде да отиде.
Бутонът Започване на смяна при това остава активен и може да бъде натиснат — но смяната няма да започне: горе отново ще падне грешката. Отбелязването ще стане само когато се озовете в рамките на радиуса, зададен от ръководителя в настройките на местоположението.
Ако на смяната не е зададено местоположение, проверка няма — на екрана ще бъде написано, че местоположението не е указано, и смяната ще започне откъдето и да е. Същото е и с извънплановите смени: те не имат местоположение, затова проверката не се извършва.
Докато смяната върви
Лентата се променя на На смяна (На смяна) с брояч на отработеното време, а бутонът — на Край на смяна (End shift). По-долу се появява блокът с почивката: кога ще започне, часът ѝ и бутонът Започни почивка (Start break).
Завършване на смяна: стъпка по стъпка
1. Натиснете „Край на смяна“. Приложението ще попита за потвърждение: Наистина ли искате да приключите? (Наистина ли искате да приключите?)
2. Ще се отвори същият екран „Присъствие“ с картата и с бутон за завършване — местоположението се отбелязва и на изхода.
3. Последно потвърждение — Сигурни ли сте, че искате да завършите смяната? (Сигурни ли сте, че искате да завършите смяната?)
Двете потвърждения едно след друго са направени умишлено: смяната не може да бъде затворена със случайно докосване. След завършването картата на смяната в списъка на деня се отбелязва като Завършено, а до нея се появяват отклоненията — закъснение и ранно напускане.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Няма бутон Започване на смяна | Смяната още не е настъпила или вече е завършена | Бутонът се появява в прозореца, зададен от настройките на модула за присъствие |
| Смяната не може да бъде започната, горе има грешка Вие сте извън местоположението | Присъствието проверява мястото, а вие сте извън работното местоположение | Приближете се до работното място: на екрана се виждат разстоянието, времето за път и названието на местоположението. Бутонът се натиска, но отбелязването няма да стане, докато не сте в радиуса |
| Местоположението спира да се предава | Разрешението е дадено като „при използване на приложението“ | Превключете на „Разреши винаги“ в настройките на телефона |
| Приложението работи не както преди, въпреки че нищо не е променяно | В компанията е включен нов модул, а разрешенията на телефона не са достатъчни | Проверете разрешенията на приложението и дайте всички, включително режима „Разреши винаги“ |
| Смяната е започнала, но отбелязването не е зачетено | Отменена е заявката за фонова геолокация | Дайте разрешението и започнете смяната отначало |
| Смяната е отбелязана като Непланирано | Започната е извън графика | Така е замислено: извънплановата смяна няма шаблон и проверката на местоположението за нея не се извършва |
| Смяната се затвори сама, въпреки че не съм натискал | Изтекъл е прозорецът, в който смяната още можеше да бъде завършена ръчно | Прозорецът се задава от настройката „Колко по-късно служителят може да завърши смяната“ в модула за присъствие |
| Отклонението е показано със странно число | Известен дефект в показването | Стойността е вярна, но се извежда без закръгляне. Ориентирайте се по лентата горе — там форматът е „0h 2m“ |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: Защо при стартиране на смяната телефонът иска толкова разрешения? Отговор: Те са три: геолокация, физическа активност и фонов достъп до местоположението. Различните модули използват различни от тях: присъствието — отбелязването на мястото в началото и в края на смяната, контролът на местоположението на работа — придвижванията по време на смяната. Не е нужно да се вниквате какво на кого трябва: дайте и трите.
Въпрос: Задължително ли е да се дава достъп „винаги“? Отговор: Да. Режимът „при използване на приложението“ спира да работи веднага след като приложението бъде минимизирано, и част от данните няма да бъдат записани.
Въпрос: Може ли да се отиде в почивка от приложението? Отговор: Да, по време на смяната под бутона за завършване се появява блок с почивката и с бутона Започни почивка.
Въпрос: Защо завършването се потвърждава два пъти? Отговор: Първият въпрос е общ, вторият възниква вече на екрана с картата, след отбелязването на местоположението. Така смяната няма да бъде затворена със случайно докосване.
Въпрос: Може ли да се започне смяна, която не е в графика? Отговор: Да, ако извънплановите смени са разрешени. Такава смяна се отбелязва като Непланирано.
Въпрос: Какво се случва, ако забравите да завършите смяната? Отговор: Смяната ще се затвори сама, но по различен начин в зависимост от вида ѝ. При извънплановите в настройките е зададена максимална продължителност, след която смяната се затваря автоматично. При плановите има прозорец: настройката Колко по-късно служителят може да „завърши“ смяната/почивката? (мин) задава колко минути след края на смяната тя още може да бъде затворена ръчно. Ако не успеете — системата ще я затвори сама.
Въпрос: Вижда ли ръководителят, че съм започнал смяната? Отговор: Да, състоянието на смяната се вижда веднага в графика и в отчетите, а при включени уведомления идва съобщение.