Да добавите човек в компанията, да зададете права, да изпратите покана, да смените длъжността и нормата часове — всичко това се прави от телефона. По-рано управлението на екипа беше само в браузъра.
Разделът е отворен за ръководителя, администратора и собственика.
Инструкция стъпка по стъпка
Как да отворите
☰ → група Екип (TEAM) → Служители на компанията (Company employees).
В картата на всеки служител: снимка или инициали, име, ниво на права, телефон, поща и състояние на поканата — Поканата е в ход (Invite pending) в оранжево или Поканата е приета (Invite accepted) в зелено. При непотвърдените до тях стои бутонът Изпратете отново поканата (Resend invite).
В горната лента има три бутона: търсене по име, Филтриране по проект (Filter by project) и Импортиране на служители (Import Employees). Долу вдясно е син бутон със знак плюс — добавяне.
Добавяне на служител
Натиснете +. Ще се отвори формата Добавяне на служител (Add employee) от три блока.
Лична информация (Personal information)
| Поле | Описание |
|---|---|
| Първо име (First name) | Името на служителя |
| Фамилия (Last name) | Фамилията |
| Номер на телефон (Phone number) | Телефонът с кода на държавата |
| имейл (E-mail) | Адресът на пощата |
Под формата стои подсказката Телефон или имейл са задължителни (Phone or email required) — достатъчно е едно от двете, но без покана по пощата служителят няма да може да си създаде парола.
Настройки на работата (Work settings)
| Поле | Описание |
|---|---|
| Номер на персонала (Personnel Number) | Вътрешният номер на служителя, по него е удобно да се сортира и да се изнася към други системи |
| Месечен процент на отработени часове, % (Monthly rate of hours, %) | Делът от пълната норма. По подразбиране 100 |
| Изберете позиция (Select a position) | Длъжността от структурата на компанията. По нея се взема ставката, ако ставките са зададени по длъжности |
График на смени (Scheduling)
| Поле | Описание |
|---|---|
| Проект (Project) | В кой проект да се добави |
| График (Schedule) | В кой график да се постави |
| Добавяне на служител, започвайки от (Add employee starting from) | От коя дата човекът се смята за работещ |
Превключвателят Изпрати покана (Send invite) решава дали писмото ще тръгне веднага. Всичко завършва с бутона Запази (Save).
Ето важното: формата покрива и трите задължителни стъпки наведнъж — да се създаде човекът, да се добави в проект и да се постави в график. Ако пропуснете проекта или графика, служителят ще се създаде, но няма да се появи в мрежата.
Промяна на правата
Нивото на права се сменя направо в списъка със служители: до него стои стрелка надолу, натиснете я и изберете друго ниво. Не е нужно да отваряте картата на служителя за това.
| Ниво | Какво дава |
|---|---|
| Служител (Employee) | Своят график, своите заявки, своята наличност |
| Администратор (Administrator) | Управление на служителите, модулите и графиците на цялата компания |
Това са правата в компанията и се задават тук, в списъка със служители. Отделно от тях човекът има роля в проекта: Служители (Employees), Мениджъри (Managers) или Зрители (Viewers) — тя се назначава в настройките на самия проект, а не тук. Мениджърът е роля в проекта, а не ниво на права; администратор в проект не се назначава.
Пълен достъп, включително настройките на компанията и финансите, има само собственикът.
Картата на служителя: шест раздела
Натискането върху картата отваря Редактиране на служител (Edit employee) и това не е една форма, а шест раздела. Лентата с разделите се превърта настрани, затова последните не се виждат веднага.
| Раздел | Какво има вътре |
|---|---|
| Обща информация (General info) | Лични данни, настройки на работата, умения, цвят, собствени работни дни и права |
| Наличност (Availability) | Кога служителят е готов да работи, по дни |
| Проекти (Projects) | В кои проекти участва и с каква роля |
| Бележки (Notes) | Записи за служителя с период и видимост |
| Файлове (Files) | Документи, свързани с човека |
| Отпуски (Vacations) | Лимити на отпуска по периоди и движение на остатъка |
Обща информация е най-дългият раздел, трябва да се превърта. По ред: Лична информация (Personal information) с име, фамилия, телефон и поща; Настройки на работата (Work settings) с номер на персонала, длъжност и месечна норма часове; Умения (Skills); Цвят на служителя (Employee color) — с него човекът се отбелязва на картата на геолокацията и в графика; Лични настройки на работните дни на служителя с отметки Mo–Su и превключвателя Отчитане на личните настройки; и най-долу Разрешения (Permissions) — Права на служителите (Employee rights) и Достъп до дневници на активността (Access to activity logs).
Наличност показва същата картина, която вижда самият служител в раздела „Когато съм на разположение“: седмицата по дни, превключване на седмиците и Разгъване на календара. Там, където човекът не е посочил нищо, стои Наличността не е указана (Availability not specified).
Проекти — списъкът с проектите на служителя с ролята му във всеки, бутонът Добавяне към проекта (Add to project) и Добавяне към графика (Add to schedule). Оттук човекът се включва в работа, без да се излиза от картата.
Бележки — бутонът Създаване на бележка (Create a note) и списъкът със записи. Бележката има период на действие и видимост: Само ръководители и администратори (Only managers and administrators). Това е мястото за служебни отметки, които самият служител не бива да вижда.
Файлове — документите на този човек, бутонът Качване на файлове (Upload). Докато няма такива, стои Няма данни (No data).
Отпуски — разделът, заради който най-често се отваря картата. Той е от три части:
| Част | Какво задава |
|---|---|
| Допустимо надвишаване на отпуск (Permissible vacation overrun) | С колко дни служителят може да излезе на минус. Запазва се с бутона Запази |
| Настройки на отпуск (Vacation settings) | Периоди с лимит: начало, край и Лимит на отпуск на година. Добавят се с бутона Добавяне на настройка на отпуск |
| Промяна в баланса на отпуск (Change in vacation balance) | Ръчни начисления и удръжки: дата, стойност със знак и коментар. Бутонът Добавяне на операция с отпуск |
Периодите може да са няколко един след друг — например с лимит 0, после 24, после 50 дни в година: така се вижда как са се променяли условията на човека. В движението на остатъка знакът минус означава удръжка.
Импорт със списък
Бутонът Импортиране на служители в горната лента качва наведнъж много хора с файл. Импорт без адреси на поща е възможен, но поканите до такива служители няма да тръгнат — ще се наложи да се добавят по-късно.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Служителят е създаден, но го няма в графика | Пропуснат е проектът или графикът във формата за добавяне | Отворете картата и попълнете блока График на смени |
| Поканата не идва | Писмото е в спам или телефонният номер на компанията не е потвърден | Проверете спама, натиснете Изпратете отново поканата, потвърдете номера в профила |
| Бял екран при служителя при активирането | Този адрес на поща вече е зает от друг акаунт | Изтрийте стария акаунт с този адрес |
| Създаден без поща и телефон | Формата изисква поне едно от двете | Попълнете телефона или пощата — иначе бутонът за запазване няма да сработи |
| Освободен служител е останал в графика | Така е замислено | Миналите смени и записите за плащане се запазват, до името стои отметка за изтриването |
| Не се получава да се назначи администратор в проекта | Такава роля в проекта няма | Администраторът е ниво на права в компанията; в проекта се назначават служител, мениджър и зрител |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: Може ли да се създаде служител и веднага да се постави в график? Отговор: Да, формата за добавяне прави това наведнъж: блокът График на смени задава проекта, графика и датата на започване.
Въпрос: Какво е номер на персонала? Отговор: Вътрешният номер на служителя. По него е удобно да се сортира списъкът и да се изнасят данни към други системи.
Въпрос: Защо месечната норма часове е в проценти? Отговор: Така се задава непълна заетост: 50 % означава половината от месечната норма.
Въпрос: Може ли да се добави служител без адрес на поща? Отговор: Може да се създаде, ако е посочен телефон. Но поканата ще тръгне само по пощата.
Въпрос: Как бързо да се сменят правата на служител? Отговор: Със стрелката до нивото на права направо в списъка, не е нужно да се влиза в картата.
Въпрос: По какво мениджърът се различава от администратора? Отговор: Мениджърът е роля вътре в проекта: графиците и заявките на този проект. Администраторът е ниво на права върху цялата компания.
Въпрос: Какво става с данните на освободения? Отговор: Смените и записите за плащане остават в отчетите, а самият служител се отбелязва като изтрит.