Проектът е подразделение или направление на работа: кол център, магазин, бригада. Вътре в проекта живеят графиците, той има своя часова зона, своя основна ставка и свои правила за размяна на смени.
Да създават и настройват проекти могат администраторът и собственикът.
Инструкция стъпка по стъпка
Как да отворите
☰ → група Екип (TEAM) → Проекти (projects).
В списъка при всеки проект се виждат името, броят на служителите, часовата зона, отметките и съставът — колко работници и колко ръководители. Отгоре е търсенето, долу вдясно — бутонът за добавяне.
Създаване на проект
Натиснете + — ще се отвори Създаване на проект (Create project) от три блока.
Общи (General) — име, часова зона, цвят и ставка:
| Поле | Описание |
|---|---|
| Име на проекта (Project name) | Как се казва проектът |
| Часова зона (Time zone) | По нея се изчислява времето на всички смени в проекта |
| Цвят | Цветова отметка на проекта |
| Основен тариф (Basic rate) | Ставка по подразбиране за служителите в проекта |
| Изберете местоположение (Select location) | Местоположение от структурата на компанията |
Екип (Team) — три роли, всяка се назначава поотделно:
| Роля | Какво може |
|---|---|
| Служители (Employees) | Работят по графиците на проекта |
| Мениджъри (Managers) | Създават и редактират графиците на проекта, одобряват заявките |
| Зрители (Viewers) | Виждат, но не променят |
Настройки на смяна (Shift settings) — пет превключвателя, които действат върху целия проект:
| Превключвател | Какво разрешава |
|---|---|
| Разрешете на служителите да виждат всички графици в проекта | Да виждат не само своя график, но и останалите графици на проекта |
| Разрешаване на размяната на смени между всички служители в проекта | Да разменят смени не само в рамките на своя график |
| С потвърждение от мениджър (With manager confirmation) | Размяната минава само след одобрение |
| Разрешете на служителите да вземат всякакви смени от списъка със свободни в проекта | Да вземат свободни смени от всички графици на проекта |
| Предотвратяване на промяна на смените от страна на мениджър в миналото. | Защита от редакции със задна дата |
Това са настройките на проекта. Всеки график има свой набор от подобни превключватели — те уточняват правилата в рамките на конкретен график.
Всичко завършва с бутона Запази (Save).
Редактиране на проекта
Натискането върху проект в списъка отваря Редактиране на проект (Edit project) — същите три блока.
Часовата зона не се променя винаги: ако в проекта вече има графици, полето се заключва и се появява надписът Не можете да промените часовата зона. В този проект има графици. Часовата зона се задава веднъж, при създаването.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Часовата зона не може да се смени | В проекта има графици | Зоната се задава при създаването. Ще се наложи да създадете нов проект с нужната зона |
| Служителят не се появява в графика | Той не е в проекта | Служител → проект → график, и трите стъпки са задължителни |
| Служителите разменят смени между графиците | Включена е размяна на ниво проект | Изключете Разрешаване на размяната на смени между всички служители в проекта или включете потвърждение от мениджър |
| Мениджърът редактира смяна от миналия месец | Не е включена забраната за редакции със задна дата | Включете Предотвратяване на промяна на смените от страна на мениджър в миналото. |
| Новият проект се оказа платен | Безплатен е само един | Допълнителните проекти се заплащат, вижте Компания → Модули |
| Ставката на служителя не е тази от проекта | Ставката се взема по верига | Ставката се търси по ред: компания, график, позиция, местоположение. Проверете какво надделява над проектната |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: Защо са нужни проекти, щом служителите и без това са в компанията? Отговор: Проектът свързва хората с графиците. Графикът се изгражда вътре в проекта и служителят ще попадне в него само ако е част от този проект.
Въпрос: Може ли един човек да бъде поставен в няколко проекта? Отговор: Да, като ролята му във всеки проект може да е различна.
Въпрос: По какво настройките на смените на проекта се различават от настройките на графика? Отговор: Настройките на проекта действат върху всички негови графици, а настройките на графика уточняват правилата в рамките на един график.
Въпрос: Кои са зрителите? Отговор: Роля за тези, които трябва да виждат графика на проекта, но не и да го променят.
Въпрос: Колко проекта влизат безплатно? Отговор: Един. Останалите се заплащат.
Въпрос: Може ли на проекта да се зададе собствено местоположение? Отговор: Да, в блока Общи се избира местоположение от структурата на компанията.