Създаденият график се променя направо в приложението: име, разрешения за самообслужване, състав на екипа, период, ставки, прогноза за натоварването. Има и нещо, което го няма във версията за уеб — да се пренастрои графикът наново по обновените правила.
Графици могат да редактират ръководителят, администраторът и собственикът на компанията.
Инструкция стъпка по стъпка
Как да отворите
☰ → Графици (Schedules) → Графици → натиснете нужния график в списъка. Ще се отвори екран с шест раздела.
| Раздел | Какво променя |
|---|---|
| Основна информация (Main information) | Име, цвят, контрол на седмицата и разрешения за самообслужване |
| Служители (Employees) | Съставът: кого да добавите в графика, кого да махнете |
| Намаляване/удължаване на графика (Reduce/extend schedule) | Периодът: да се удължи или съкрати |
| Зареждане на търсене (Load demand) | Прогноза за натоварването — колко смени са нужни във всеки слот |
| Насрочени членове на екипа (Scheduled team members) | Основната ставка за всички, които са в този график |
| Пренастройване на графика (Rebuild schedule) | Прегенериране на графика по обновените правила |
Основна информация: какво служителят може да прави сам
Освен името, цвета и типа контрол на седмицата тук са събрани всички превключватели за самообслужване — това, което служителят може да прави сам със своите смени. Те са десет, в пет групи.
Това не е ниво на права в компанията: служител, администратор или собственик човекът се прави в неговата карта и това важи навсякъде. Превключвателите по-долу важат само вътре в този график, затова в един график размяната на смени може да е разрешена, а в съседния — не.
| Група | Превключвател | Какво разрешава |
|---|---|---|
| Видимост (Visibility) | Позволете на служителите да виждат всички смени | Да виждат смените на целия екип, а не само своите |
| Смяна на смени (Shift exchange) | Разрешаване на размяна на смени (Allow shift swapping) | Да се разменят смени с колеги |
| С потвърждение от мениджър (With manager confirmation) | Размяната минава само след одобрение от ръководителя | |
| Разменете смени със същата позиция (Swap shifts with the same position) | Да се разменя само със същата длъжност | |
| Свободни смени (Free shifts) | Позволете на служителите да изпращат смени в списъка с отворени смени (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Да дава своята смяна в списъка със свободните |
| Позволете на служителите да вземат смени от списъка с отворени смени (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Да взема смени от списъка със свободните | |
| Заявки на служители (Employee requests) | Позволете на служителите да създават свои смени (Allow employees to create their own shifts) | Да си създава смени |
| Позволете на служителите да създават почивки (Allow employees to create breaks) | Да създава почивки | |
| Позволете на служителите да предават смени (Allow employees to drop shifts) | Да се отказва от смяна | |
| Други | Позволете на служителите да разменят почивки между различни шаблони на смени (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Да разменя почивки между различни шаблони на смени |
| Позволете на служителите да разделят смени (Allow employees to split shifts) | Да дели смяна на части |
Промените влизат в сила след бутона Запази (Save).
Служители: кого да добавите и кого да махнете
Разделът е от три полета.
| Поле | Какво прави |
|---|---|
| Добавете служители в графика (Add employees to schedule) | Избор на хората, които трябва да се поставят в този график |
| Добавяне на служител, започвайки от (Add employee starting from) | Датата, от която човекът попада в графика. Не от началото на периода, а от избрания ден |
| Премахване на служители (Remove employees) | Да се изведе човекът от графика, без да се изтрива от компанията |
Полето с датата е това, заради което най-често влизат тук: нов човек е започнал работа в средата на месеца и смени са му нужни не от първо число.
Съкращаване или удължаване на периода
Екранът се нарича Преоразмеряване на график (Schedule resizing), отгоре е показан сегашният период.
| Поле | Варианти |
|---|---|
| Действие (Action) | Разшири графика (Extend schedule) или Съкратете графика (Shorten schedule) |
| Промяна на тип (Change type) | Например Разширете без смени (Extend without shifts) — периодът ще стане по-дълъг, но смени в него няма да се появят |
| Разширете графика до (Extend schedule to) | Датата, до която теглим периода |
| Какво да правим със съществуващите смени в новия период? (What to do with existing shifts in the new period?) | Игнорирай (Ignore) или Изтриване (Delete) |
Последният въпрос е по-важен, отколкото изглежда: ако в новия период вече стоят смени — например от друг график — приложението ще попита да ги остави ли, или да ги помете.
Удължаването без смени пасва, когато периодът трябва да се разтегне, а смените ще поставите по-късно ръчно или ще пренастроите графика.
Зареждане на търсене
Прогноза: колко смени са нужни във всеки слот. По тези данни системата разпределя смените при автоматичното разпределение.
Докато прогнозата не е зададена, на екрана стои Няма данни (No data) — така ще е при нов график.
Насрочени членове на екипа: ставката
Екранът Редактиране на основния тарифен план в графика (Basic pay rate editing in the schedule). Отгоре са валутата и единицата — например USD · На час (USD · Per hour) — и самата стойност на ставката.
Две подсказки на екрана обясняват разликата между общата ставка и личната:
- Задайте основната ставка за служителите в графика — тоест обща ставка за всички участници;
- Задайте индивидуална основна ставка на служител. Тя ще действа от избраната дата до края на графика — тоест на отделен човек може да се назначи негова собствена, и само вътре в този график.
По-долу е бутонът Служители (Employees) — преход към списъка, където ставката се задава поименно.
Пренастройване на графика: да се изгради наново
Разделът отваря същия помощник както при създаването, но вече попълнен с данните на този график — име, цвят, проект, период, ставка. Поправяте това, което трябва да се промени, и пускате генерирането наново.
Това е нужно, когато правилата са станали повече или са се променили: добавен е шаблон на смяна, променени са дните от седмицата, поправено е натоварването. Вместо да изтривате графика и да го сглобявате от нулата, пренастройвате съществуващия.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Служителят не вижда чуждите смени | Изключено е Позволете на служителите да виждат всички смени (Allow employees to see all shifts) | Включете превключвателя в Основна информация и запазете |
| Служителите си разменят смени без питане | Изключено е С потвърждение от мениджър (With manager confirmation) | Включете го — размяната ще минава през вашето одобрение |
| Промените не са запазени | Не е натиснат бутонът Запази | Върнете се в раздела и запазете |
| Нужен е по-дълъг график от създадения | Периодът е зададен при създаването | Намаляване/удължаване на графика — удължава без пресъздаване |
| След поправката на правилата смените са останали стари | Правилата се променят, а вече създадените смени — не | Пуснете Пренастройване на графика |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: По какво „Пренастройване на графика“ се различава от създаването на нов график? Отговор: Помощникът е същият, но полетата вече са попълнени с данните на съществуващия график, а резултатът го замества, а не добавя втори.
Въпрос: Може ли графикът да се удължи, без да се пресъздава? Отговор: Да, разделът Намаляване/удължаване на графика — той и съкращава периода.
Въпрос: Къде се сменя ставката наведнъж на всички в графика? Отговор: В раздела Насрочени членове на екипа — там е основната ставка за всички участници в този график.
Въпрос: Кои права се задават тук и кои в картата на служителя? Отговор: Тук — само тези десет превключвателя за самообслужване: какво човекът може да прави със своите смени (да разменя, да дава в свободните, да взема оттам, да създава смени и почивки, да раздели смяна). Те важат вътре в един график и в различните графици може да се различават. А нивото на права в компанията — служител, администратор, собственик — се задава в картата на служителя и важи за цялата компания, графикът не му влияе.
Въпрос: Служителят може да даде смяна, но не може да я вземе — защо? Отговор: Това са два различни превключвателя в групата Свободни смени: даването в списъка със свободните и вземането оттам се разрешават поотделно.
Въпрос: Какво е „Зареждане на търсене“? Отговор: Прогноза за натоварването: колко смени се изискват във всеки слот. По тези данни системата разпределя смените при автоматичното разпределение.
Въпрос: Може ли служител да се махне от графика, без да се изтрива от компанията? Отговор: Да, в раздела Служители на този график.
Въпрос: Нов служител е започнал в средата на месеца — как да го поставя не от началото? Отговор: В раздела Служители има поле Добавяне на служител, започвайки от: посочете датата на започване.
Въпрос: Какво ще стане със смените, които вече стоят в новия период, при удължаването? Отговор: Приложението ще попита: Игнорирай — да останат както са, Изтриване — да се пометат и да се изгради наново.
Въпрос: Къде изобщо се задава ставката на служителя? Отговор: В профила на служителя ставка няма. Ставката се задава на четири нива: в настройките на компанията, в проекта, при длъжността и тук, в графика. Системата я търси по ред: компания, график, длъжност, местоположение. Ставката от графика действа само вътре в него и само от избраната дата до края на периода, затова на един човек може да се плаща различно в различни графици.