Мобилен изглед на График

Втората икона на долната лента е календарът на смените. Не го бъркайте с раздела Графици (Графици) в менюто: там графиците се създават и настройват, а тук се гледа кой кога работи и се редактират отделни смени.

Наборът от бутони на този екран зависи от ролята: собственикът и администраторът виждат четири бутона в горната лента, служителят — два. По-нататък това е отбелязано в хода на текста.

Инструкция стъпка по стъпка

Как е устроен екранът

Отгоре са три режима на показване. Те променят не само списъка, но и броячите при дните:

По-долу са месецът и лентата на седмицата с числата. Под числата има цветни точки — по една за всяко събитие от този ден, а цветът се взема от графика. Превключването става с Предишна седмица (Предишна седмица) и Следващата седмица (Следващата седмица).

Лентата на седмицата се разгъва в календар на месеца с бутона Разгъване на календара (Expand calendar) под нея. В разгънат вид прелистването е по месеци: бутоните стават Предишен месец (Previous month) и Следващия месец (Следващия месец). За свиване — Свиване на календара (Collapse calendar).

Броячи при всеки ден

Вдясно в заглавието на деня има три икони с числа. Те нямат надписи, затова ги запомнете по иконите:

Броят според избрания режим: в Моите смени за ден с една ваша смяна ще стои 1 1 0, а в Всички смени същият ден ще покаже целия екип — например 27 27 0.

Броячът на почивките е за почивките като отделни записи, а не за продължителността, заложена в смяната. Затова при смяна може да е написано 30 min, а в брояча да стои нула: значи никой не е добавял почивки към смяната.

Ако този ден няма нищо, вместо картички стои Днес няма планирани събития (Днес няма планирани събития).

Картичка на смяната в списъка

В картичката: име на служителя, време, продължителност на почивката, име на шаблона и отметки за състоянието — Отсъствие (Отсъствие), Стартирано (Започнато), Завършено (Завършено). Отляво има цветна ивица, това е цветът на графика.

С отделни картички се показват отсъствията — например Болничен ден (Sick day) с период — и почивките: при почивката в картичката са само името на служителя и времето, да речем 19:00 — 19:30.

Какво се отваря при натискане на смяна

Натискането на картичката отваря Детайли за смяната (Детайли за смяната) с два раздела: Информация (Информация) и Бонуси/Наказания/Аванси.

Ако за седмицата излиза извънреден труд, отгоре се появява оранжев блок Извънреден труд (Извънреден труд) с надпис Внимание, извънреден труд! (Attention, overtime!), ред Общо (часове) (Total (Hrs)) и Извънреден труд (ч) (Извънреден труд (ч)) със знак плюс.

По-долу са датата и времето на смяната, след това блокът Информация: компания, проект, график и служител — при служителя в скоби е неговият номер.

Блокът Детайли (Details) — това, което може да промените в своята бъдеща смяна: Местоположение (Местоположение) и Отметки (Отметки), а под тях Запази (Запази).

Най-долу е блокът Почивки (Breaks). Докато няма такива, стои Няма почивки (Няма почивки), а вдясно е бутонът Добавяне на почивка (Добавяне на почивка).

Как да добавите почивка към смяна

Добавяне на почивка отваря форма от пет полета:

Долу е Добавяне (Add). След това почивката застава в блока Почивки на картичката, като отделна картичка в списъка на деня, и добавя единица към брояча с чашката.

Действия със смяната

Трите точки в горния десен ъгъл на картичката са Още действия (More actions). Те отварят панела Изберете действие (Изберете действие) с пет точки:

Какво точно прави всяко от тях и как минава съгласуването — в статията „Мобилно приложение за служителя“.

Панелът не се отваря винаги: ако за тази смяна няма действия, натискането не показва нищо и не извежда никакво съобщение. Причините са в таблицата по-долу.

Бутони в горната лента

Долу вдясно е бутонът със знак плюс — Добавяне на смяна (Добавяне на смяна) направо от календара.

Какво има вътре в бутона „Още“

Трите точки в горната лента отварят панела График (График) — единадесет точки. Това е главното работно меню на ръководителя: оттук се редактират наведнъж много смени, копира се графикът, добавят се шаблони, празници и хора.

Масови действия със смени

Екран от три блока: първо задавате кои смени взимаме, после — какво да правим с тях.

Девет действия:

Нищо не се случва веднага: приложението първо показва какво е попаднало в подбора. След избора на действие се появява прозорец с подсказката Натиснете „Приложи“, за да видите засегнатите смени (Click Apply to view the affected shifts), а след Приложи — колко смени са засегнати, например Ще бъде изтрит 2 (Will be deleted 2). Само следващото натискане изпълнява действието, и идва Запазено, действието е завършено (Запазено, Action completed).

Проверявайте това число преди натискането: то е застраховката срещу това подборът случайно да е обхванал излишни смени.

Дублиране на смени

Копирането пренася вече съставен период напред — обикновено така разпъват една седмица върху цял месец.

Долу е зеленият бутон Дублиране (Дублиране).

Блокът за конфликтите е най-важният: той решава какво ще стане, ако за тези дни вече има смени. „Разрешаване“ ще остави и двете, „Избягвайте“ ще пропусне заетите дни, „Презаписване“ ще замени съществуващите.

Добавяне на нов шаблон

Шаблонът е заготовка на смяна, по която после се разполагат дните.

Долу е Запази (Запази).

Добавяне на смени по шаблон

Обратната страна на шаблона: да го разположите по календара.

Долу е зеленият Приложи (Кандидатствайте).

Добавяне на празник

Четирите превключвателя на празника:

По-долу е полето % от основната ставка за заплащане на работа през празник (% from the basic pay rate for work on a holiday) — по подразбиране 100. Тук се задава повишеното заплащане.

Покажи / Скрий

Въпреки името, това са настройки на вида на мрежата — три блока и Запази:

Часовата зона тук решава в чие време виждате смените — това е важно, ако екипът е в различни страни.

Известия за спешни случаи

Това е начин бързо да запълните дупка в графика. Разпращането отива до тези служители, които през избрания период нямат смени — тоест до тези, които могат да излязат. Смисълът е да ги повикате да поемат свободните смени, а не да известите заетите.

Формата е кратка: Период (Период) с датите от и до, полето Текст на съобщението (Текст на съобщението) и бутонът Изпрати известие (Изпрати известие). В текста обикновено се пише кои смени са останали непокрити.

Разпределяне на смени от списъка със свободни

Екранът се нарича Разпределете свободни смени (Разпределете свободни смени): избирате графици и период — Изберете графици (Изберете графици), От и До — и натискате Разпределете (Разпределете). Системата сама раздава свободните смени на служителите. До него е Отказ (Отказ).

Публикуване и уведомяване на служителите

В името на точката стои число — това е количеството смени, които са създадени, но още не са публикувани. Изтрийте или публикувайте смените и числото ще се промени. Натискането ги публикува и разпраща известия, затова не отваряйте точката „просто да погледнете“.

Изчисти списъка с налични

Единствената точка, надписана в червено. Тя премахва свободните смени — тези, които са в общия списък и още никой не е поел. Действието засяга данните на цялата компания, затова го използвайте само когато списъкът трябва да се занули изцяло.

Добавяне на нов служител

Същият екран Добавяне на служител (Добавяне на служител), както в раздела Служителите на компанията: Лична информация (Лична информация) — име, фамилия, телефон и поща, Настройки на работата (Настройки на работата) — Персонален номер (Персонален номер), месечна норма часове в проценти и позиция. Подробно, заедно с поканата и правата — в статията „Служителите на компанията в мобилното приложение“.

Филтри

Екранът с филтрите е устроен от четири реда и бутон за прилагане. Първите два задават чий график да гледате, следващите два отварят свои екрани — към тях води шевронът вдясно, а върху самия ред стои бейдж с текущото състояние.

Долу е Приложи филтри (Приложи филтри) — до натискането му подборът не се прилага.

Графици не е обикновен списък, а дърво: всеки график се разгъва и вътре се виждат неговите шаблони за смени, включително Персонализирана смяна (Персонализирана смяна). Може да отметнете както целия график, така и отделни шаблони. Отгоре са Изчисти всичко (Изчисти всичко) и Избери всичко (Изберете всички), долу — Приложи (Кандидатствайте).

Редът „Филтри“: седем подбора

Статусите са пет: Късно (Късно), Рано напуснал (Рано напуснал), Отсъствие (Отсъствие), Стартирано (Започнато), Завършено (Завършено).

Всичките седем се отварят еднакво: отгоре Търсене (Търсене), под него Избрано (Избрано) с число, до него Изчисти всичко и Избери всичко, по-долу списък с отметки и бутонът Приложи. Долу на самия екран с подборите са Изчистване (Clear) и Запази (Запази).

Редът „Настройки“: какво да се показва в мрежата

Тук има шест превключвателя — по типа събития — и седми, общ:

Бейджът на реда Настройки е числото на включените типове: при всички включени стои 6, изключете един — ще стане 5. Долу е Запази (Запази).

Как да добавите смяна от календара

Бутонът със знак плюс отваря Добавяне на смяна (Добавяне на смяна). Форма от два блока:

Поле за служител във формата няма: смяната се оформя за вас. Какво ще стане после зависи от ролята. При собственика и администратора смяната се появява в графика веднага. При служителя отива заявка и приложението отговаря: Вашата заявка за създаване на смяна е приета и ще бъде обработена от мениджъра скоро (Your request to create a shift has been accepted and will be processed by the manager shortly). Изключение са графиците, в които е включено самообслужване без потвърждение от мениджъра: там смяната на служителя застава веднага.

Приложението не пропуска застъпвания. Ако за това време вече имате смяна, запазването се отменя с надписа Действието беше отменено поради припокриване с друга смяна (Действието беше отменено поради припокриване с друга смяна).

Заявката, отишла на съгласуване, се вижда в раздела Заявки (Заявки) като Заявка за създаване на смяна (Заявка за създаване на смяна). Ако я отворите, може да натиснете Отказ от заявка (Отказ от заявка) — ще се появи панелът Отхвърляне на заявка (Отхвърляне на заявка) със задължителното поле Причина за отказ (Причина за отказ) и бутона Изпрати (Изпрати).

Възможни проблеми и решения

Често задавани въпроси (FAQ)

Въпрос: По какво този екран се различава от „Графици“ в менюто? Отговор: Тук се гледат смените и се редактират отделни смени, там графиците се създават и настройват.

Въпрос: Какво са отворените смени (Open Shifts)? Отговор: Смени, дадени в общия списък. Може да ги поеме всеки, на когото това е разрешено от настройките.

Въпрос: Какво означават трите икони с числа при датата? Отговор: Колко служители излизат на работа този ден, колко смени и колко почивки. Броят според избрания режим на показване.

Въпрос: Може ли да се види целият месец? Отговор: Да, с бутона Разгъване на календара под лентата на седмицата. Тогава прелистването е по месеци.

Въпрос: Може ли да се добави смяна направо оттук? Отговор: Да, с бутона със знак плюс долу вдясно. Смяната се оформя за вас; при служителя тя отива като заявка до мениджъра, ако в графика не е разрешено друго.

Въпрос: За кого ще застане смяна, добавена от телефона? Отговор: За вас — поле за избор на служител във формата няма. За да сложите смяна на друг човек, е нужен раздел Графици или уеб версията.

Въпрос: Как да добавя почивка към смяна? Отговор: Отворете смяната и в блока Почивки натиснете Добавяне на почивка. Почивката ще се появи и в списъка на деня като отделна картичка.

Въпрос: Защо при някои смени има отметка Отсъствие (Absence)? Отговор: За това време на служителя е оформено отсъствие — отпуск, болничен или ваканция.

Въпрос: Може ли графикът да се изтегли от приложението? Отговор: Да, с бутона Експорт в горната лента. Той е при собственика и администратора.

Въпрос: Какво значи оранжевата плочка „Внимание, извънреден труд“? Отговор: За седмицата излиза извънреден труд. До нея е показано колко часа са общо и колко от тях са извънредни.

Въпрос: По какво масовите действия се различават от копирането на смени? Отговор: Масовите действия променят вече съществуващи смени — слагат отметка, местоположение, бонус, изтриват. Копирането създава нови смени по образеца на вече съставен период.

Въпрос: Как да се уверя, че масовото действие ще засегне само нужните смени? Отговор: Приложението показва числото преди изпълнението: след Приложи се появява например Ще бъде изтрит 2. Проверявайте това число — то е застраховката срещу твърде широк подбор.

Въпрос: Може ли да се отмени масово изтриване? Отговор: Не, отмяна няма. Именно затова преди изтриването стеснете подбора с дати, шаблони и служители и погледнете числото на засегнатите смени.

Въпрос: Какво да правя с конфликтите при копирането? Отговор: Три варианта. Разрешаване на конфликти ще остави и старата смяна, и новата. Избягвайте конфликти ще пропусне заетите дни. Презаписване на конфликти ще замени съществуващите смени с копираните.

Въпрос: По какво „Отстъпено“ се различава от „В един ред“? Отговор: Това е начинът на вмъкване, когато повторенията са повече от едно: „В един ред“ слага копията едно след друго, „Отстъпено“ — със същия интервал, който е бил в изходния период.

Въпрос: Копират ли се почивките и местоположенията заедно със смените? Отговор: Само ако ги отметнете в Допълнителни опции: там има отделни отметки за маркировките, почивките, местоположенията, бележките и отворените смени.

Въпрос: По какво „Добавяне на нов шаблон“ се различава от „Добавяне на смени по шаблон“? Отговор: Първото създава заготовка на смяна — време, почивка, местоположение, брой работни места. Второто разполага смени по тази заготовка за избраните дни.

Въпрос: Защо е нужен превключвателят „Задайте работни места по дни“? Отговор: За да зададете различно число хора по дните от седмицата: например в петък са нужни четирима, а в останалите дни двама.

Въпрос: Празникът забранява ли да се слагат смени? Отговор: По подразбиране не: превключвателят Позволяване на добавяне на смяна за този период е включен. Изключете го, ако през празника не трябва да се работи.

Въпрос: Къде се задава повишеното заплащане за работа през празник? Отговор: В настройките на празника, в полето за процент от основната ставка. По подразбиране стои 100.

Въпрос: Защо разделът се нарича „Покажи / Скрий“, а вътре има сортиране? Отговор: Името е останало от предишната версия. Вътре са три настройки на вида на мрежата: сортиране, формат на името и часова зона.

Въпрос: В чие време се показват смените? Отговор: Както е избрано в Покажи / Скрий: в часовата зона на служителя или на проекта. Това е важно, ако екипът е в различни страни.

Въпрос: До кого ще отидат известията за спешни случаи? Отговор: До тези, които през избрания период нямат смени — до свободните служители, за да поемат непокритите смени. Заетите не получават това разпращане.

Въпрос: Какво значи числото в „Публикуване и уведомяване на служителите“? Отговор: Колко смени са създадени, но още не са публикувани. Натискането ги публикува и разпраща известия, затова не отваряйте точката просто да погледнете.

Въпрос: Какво изтрива „Изчисти списъка с налични“? Отговор: Свободните смени — тези, които са в общия списък и още никой не е поел. Точката е надписана в червено, защото засяга данните на цялата компания.

Въпрос: Защо във филтрите два пъти се срещат „Отметки“? Отговор: Това са различни отметки: едните стоят върху служителите, другите — върху смените. Първият подбор търси хора, вторият — смени.

Въпрос: Какво показва „9+“ върху иконата на филтрите? Отговор: Колко стойности са подбрани във всички филтри заедно. Повече от девет се показва като 9+.

Въпрос: Защо във филтъра за графици се виждат шаблоните за смени? Отговор: За да подберете не целия график, а отделни смени: например само нощните 23-7.

Въпрос: Може ли да се добави служител, без да излизате от графика? Отговор: Да, в менюто Още има Добавяне на нов служител — отваря се същата форма, както в раздела със служителите.

Въпрос: Защо нужният график липсва в списъка при добавяне на смяна? Отговор: Селекторът показва само графици, действащи на избраната дата. Просроченият първо трябва да се продължи.

Въпрос: Смените не се виждат след масово действие — не е ли сработило? Отговор: Първо натиснете Актуализация в горната лента: екранът може да е показвал данни, заредени преди редакцията.

Въпрос: По какво известията за спешни случаи се различават от обикновените? Отговор: Обикновените известия съобщават за събития на тези, които те засягат. Спешните са адресна молба да излезете: те отиват до свободните служители, когато в графика са останали непокрити смени.