Отбелязването на началото и края на смяната е това, за което служителят отваря приложението най-често. От версия 2.1.0 и двете операции минават през екрана Присъствие (Attendance) с карта, а телефонът по пътя иска няколко разрешения.
Местоположението следят два различни модула. Присъствие (Attendance) проверява дали сте на място в началото и в края на смяната — точно затова и двете операции минават през картата. Контрол на местоположението на работа (Work location control) следи къде сте били по време на смяната.
Дайте всички разрешения на телефона наведнъж, включително достъпа до местоположението в режим „винаги". Не е нужно да пресмятате кой модул какво използва: собственикът на компанията включва и изключва модули когато поиска, и ако разрешенията са дадени наполовина, приложението ще започне да се държи неправилно — и то мълчаливо, без предупреждение. Веднъж да разрешите всичко е по-евтино, отколкото после да търсите защо не се е записала смяната.
Инструкция стъпка по стъпка
Начало на смяната: стъпка по стъпка
Стартирането на смяната е верига от няколко екрана. Не може да се пропуска: всяка стъпка включва нещо.
1. Натиснете зеления бутон „Започване на смяна" в панела за управление.
2. Телефонът ще поиска достъп до местоположението. Дайте го.
3. След това — достъп до физическата активност. Той е нужен, за да се различава движението от стоенето.
4. По-нататък приложението обяснява само: нужен е режим „Разрешаване винаги", и предлага да го превключите в настройките на телефона. Съгласете се и го превключете.
5. Ще се отвори екранът Присъствие (Attendance) с карта. Тук се вижда къде се намирате и стои предупреждение: Когато смяната започне, фон следенето на местоположението ще бъде активирано. Смяната започва с втория бутон Започване на смяна вече на този екран.
Ако не сте на работното място
Когато на смяната е зададено местоположение, присъствието сверява вашата позиция с него. Оказали сте се далеч — екранът казва това направо.
Отгоре се появява червена лента Грешка — Вие сте извън местоположението (Error — You are outside the location). На картата се прокарва маршрут от вашата точка до работното място, а в панела отдолу — три величини: разстоянието, времето за път и името на местоположението. Например: 3.34 km · 8 min · call center.
Така служителят веднага вижда не само че не е там, където трябва, но и колко далеч е и накъде да отиде.
Бутонът Започване на смяна при това остава активен и може да бъде натиснат — но смяната няма да започне: отгоре отново ще падне грешката. Отбелязването ще премине само когато се окажете в рамките на радиуса, зададен от ръководителя в настройките на местоположението.
Ако на смяната не е зададено местоположение, няма проверка — на екрана ще бъде написано, че местоположението не е посочено, и смяната ще започне откъдето и да е. Същото е и с непланираните смени: те нямат местоположение, затова проверката не се извършва.
Докато смяната върви
Лентата се сменя на На смяна (On shift) с брояч на отработеното време, бутонът — на Край на смяна (End shift). По-долу се появява блокът на почивката: кога ще започне, нейното време и бутонът Започни почивка (Start break).
Край на смяната: стъпка по стъпка
1. Натиснете „Край на смяна". Приложението ще поиска потвърждение: Наистина ли искате да приключите? (Do you really want to finish?)
2. Ще се отвори същият екран „Присъствие" с карта и бутон за завършване — местоположението се отбелязва и на изхода.
3. Последно потвърждение — Сигурни ли сте, че искате да завършите смяната? (Are you sure you want to complete the shift?)
Двете последователни потвърждения са направени умишлено: смяната не бива да се затваря със случайно докосване. След завършването картичката на смяната в списъка на деня се отбелязва като Завършено (Completed), и до нея се появяват отклоненията — закъснението и ранното тръгване.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Бутонът Започване на смяна липсва | Смяната още не е настъпила или вече е завършена | Бутонът се появява в прозореца, зададен от настройките на модула за присъствие |
| Смяната не може да бъде започната, отгоре грешка Вие сте извън местоположението | Присъствието проверява мястото, а вие сте извън работното местоположение | Приближете се до работното място: на екрана се виждат разстоянието, времето за път и името на местоположението. Бутонът се натиска, но отбелязването няма да премине, докато не сте в радиуса |
| Местоположението спира да се предава | Разрешението е дадено като „докато приложението се използва" | Превключете на „Разрешаване винаги" в настройките на телефона |
| Приложението работи не както преди, макар че нищо не е променяно | В компанията са включили нов модул, а разрешенията на телефона не достигат | Проверете разрешенията на приложението и дайте всички, включително режима „Разрешаване винаги" |
| Смяната е започнала, но отбелязването не е зачетено | Отменена е заявката за фоново местоположение | Дайте разрешението и започнете смяната отново |
| Смяната е отбелязана като Непланирано | Започната е извън графика | Така е замислено: непланираната смяна няма шаблон и проверката на местоположението за нея не се извършва |
| Смяната се затвори сама, макар че не съм натискал | Изтекъл е прозорецът, в който смяната още можеше да бъде завършена ръчно | Прозорецът се задава от настройката „Колко по-късно служителят може да завърши смяната" в модула за присъствие |
| Отклонението е показано със странно число | Известен дефект на показването | Стойността е вярна, но се извежда без закръгляне. Ориентирайте се по лентата отгоре — там форматът е „0h 2m" |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: Защо при стартирането на смяната телефонът иска толкова много разрешения? Отговор: Те са три: местоположението, физическата активност и фоновият достъп до местоположението. Различните модули използват различни от тях: присъствието — отбелязването на мястото в началото и в края на смяната, контролът на местоположението на работа — придвижванията по време на смяната. Не е нужно да разбирате какво на кого е нужно: дайте и трите.
Въпрос: Задължително ли е да се даде достъп „винаги"? Отговор: Да. Режимът „докато приложението се използва" спира да работи веднага след като приложението е свито и част от данните няма да се запишат.
Въпрос: Може ли да се излезе в почивка от приложението? Отговор: Да, по време на смяната под бутона за завършване се появява блокът на почивката с бутон Започни почивка.
Въпрос: Защо завършването се потвърждава два пъти? Отговор: Първият въпрос е общ, вторият възниква вече на екрана с картата, след отбелязването на местоположението. Така смяната няма да бъде затворена със случайно докосване.
Въпрос: Може ли да се започне смяна, която не е в графика? Отговор: Да, ако са разрешени непланирани смени. Такава смяна се отбелязва като Непланирано.
Въпрос: Какво се случва, ако забравите да завършите смяната? Отговор: Смяната ще се затвори сама, но различно в зависимост от типа. При непланираните в настройките е зададена максимална продължителност, след която смяната се затваря автоматично. При планираните има прозорец: настройката Колко по-късно може служител да "отбележи изход"? (мин) задава колко минути след края на смяната тя още може да бъде затворена ръчно. Не сте успели — системата ще я затвори сама.
Въпрос: Вижда ли ръководителят, че съм започнал смяната? Отговор: Да, състоянието на смяната се вижда веднага в графика и в отчетите, а при включени известия идва съобщение.