Два раздела на долния панел, заради които приложението най-често се отваря: Заявки (Requests) — какво искат служителите, Известия (Notifications) — какво се е случило.
Инструкция стъпка по стъпка
Списък със заявки
Третата икона на долния панел. Екранът е разделен на два таба: Ново (New) — тези, които чакат решение, и Архив (Archive) — вече обработените. Отгоре е Филтри (Filters), долу вдясно е бутонът за създаване.
В картата се виждат типът на заявката, името на служителя, проектът, периодът и датата на последната промяна.
Карта на заявката
Натискането отваря заявката с два таба.
Детайли (Details) — състояние, служител, тип заявка, период От (From) — До (To), кога е създадена и кога е променена. Долу има два бутона: Потвърдете (Confirm) — одобряване, Отказ (Cancel) — отхвърляне.
Обсъждане (Discussion) — кореспонденцията по заявката. Тук се вижда историята (Заявката е създадена (Request created) с дата) и полето Въведете съобщение тук (Enter message here) с бутон за изпращане. Може да попитате служителя за подробности, без да излизате от заявката и без да превключвате към пощата.
Създаване на заявка
Бутонът за добавяне отваря Създаване на заявка (Create request):
| Блок | Поле | Описание |
|---|---|---|
| Тип заявка (Request type) | Тип (Type) | Тип: болничен, отпуск, празник или ваш собствен тип |
| Платеност | Дали отсъствието е отбелязано като платено | |
| Продължителност на отпуск (Time off duration) | Цял ден или част от деня | |
| Дата (Date) | Дата | |
| Време (Time) | Време, ако е избрана част от деня | |
| Опции (Options) | Служител (Employee) | За кого се оформя. Ръководителят може да създаде заявка вместо служителя |
| Премести смените към Отворени Смените (Move shifts to Open Shifts) | Прехвърля смените от този период към списъка със свободни смени, за да ги вземе някой друг |
Долу е Прикачване на файл (Attach file) — към заявката се прилага документ, например бележка. Изпраща се с бутона Изпрати (Submit).
Известия
Четвъртата икона, звънчето. Червеното кръгче показва броя непрочетени, повече от деветдесет и девет се обозначава като 99+.
В потока има събития с дата и час: служител не е излязъл на смяна, постъпила е заявка, променил се е графикът. Известието съобщава за факт; решението се взема в раздела със заявки.
Кои известия пристигат и къде, се настройва в Моят профил → Известия. Там, в групата TELEGRAM, е и токенът за бота — известията в Telegram се включват направо от приложението.
Възможни проблеми и решения
| Проблем | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Служителят не може да изпрати заявка | Нужният тип е забранен в настройките на графика | Включете разрешението в Графици → график → Основна информация |
| Няма кой да покрие смените на отсъстващия служител | При създаването на заявката не е включено прехвърлянето на смените | Включвайте Премести смените към Отворени Смените — смените ще отидат в списъка със свободни |
| Заявката изчезна от списъка | Тя е обработена | Търсете я в таба Архив |
| Не е ясно защо служителят иска отпуск | Не достигат подробности | Попитайте направо в заявката, таб Обсъждане |
| Нужна е бележка към болничния | Файлът не е приложен | Служителят прилага документа с бутона Прикачване на файл при създаването на заявката |
| Не пристигат известия | Изключени са нужните типове | Моят профил → Известия |
| Не пристигат SMS | Не е достатъчно само да включите модула | Нужни са четири условия едновременно: модулът е включен, SMS са разрешени в настройките на компанията, служителят има посочен номер, балансът на компанията е захранен |
| Заявка със задна дата не се създава | Така е замислено | Отворена смяна, размяна и прехвърляне не може да се заявяват със задна дата |
Често задавани въпроси (FAQ)
Въпрос: По какво известието се различава от заявката? Отговор: Известието съобщава за събитие, заявката изисква решение. Одобряват и отхвърлят в картата на заявката с бутоните Потвърдете и Отказ.
Въпрос: Може ли да се пише на служителя по заявката? Отговор: Да, таб Обсъждане вътре в заявката. Там се вижда и историята на промените.
Въпрос: Може ли да се приложи бележка? Отговор: Да, с бутона Прикачване на файл при създаването на заявката.
Въпрос: Какво прави Премести смените към Отворени Смените (Move shifts to Open Shifts)? Отговор: Прехвърля смените на служителя за този период към списъка със свободни смени, за да могат да ги вземат колегите.
Въпрос: Може ли ръководителят да създаде заявка вместо служителя? Отговор: Да, в блока Опции се избира за кого се оформя заявката.
Въпрос: Кой одобрява заявките? Отговор: Мениджърът на проекта, администраторът или собственикът.
Въпрос: Къде да видя обработените заявки? Отговор: В таба Архив.