English 
Español 
Português 
Deutsch 
Français 
Italiano 
日本語 
中文 
हिन्दी 
עברית 
العربية 
한국어 
Nederlands 
Polski 
Türkçe 
Українська 
Русский 
Magyar 
Română 
Български 
Čeština 
Ελληνικά 
Svenska 
Dansk 
Norsk 
Suomi 
Bahasa Indonesia 
Tiếng Việt 
Tagalog 
ไทย 
Latviešu 
Lietuvių 
Eesti 
Slovenčina 
Slovenščina 
Hrvatski 
Македонски 
Қазақша 
Azərbaycan 
Afrikaans 
বাংলা Това ръководство описва правилния ред за настройка на платформата Shifton от регистрация до пълноценна работа. Изпълнявайте стъпките последователно — всяка следваща зависи от предходната.
Преглед на стъпките
| Стъпка | Действие | Къде се настройва |
|---|---|---|
| 1 | Регистрация на компания | shifton.com → Регистрация |
| 2 | Потвърждение на телефон и добавяне на карта | Моят профил → Phone / Company → Фактуриране |
| 3 | Настройки на заплата | Настройки на компанията → Настройки на заплатите |
| 4 | Свързване на модули | Company menu → Модули |
| 5 | Настройка на модулите | Company menu → Модули → Настройки |
| 6 | Добавяне и покана на служители | Employees → + Добавяне на служители |
| 7 | Създаване на проект | Projects → + Създай проект |
| 8 | Създаване на график | Schedules → + Добавяне на график |
| 9 | Работа с графика (страница Schedule) | Страница на графика → добавяне/редактиране на смени |
| 10 | Допълнителни функции | Дейности, карта, заявки, отчети |
Стъпка 1. Регистрация на компания
Лицето, попълнило формата, става собственик на компанията (Owner) с пълен достъп до всички настройки.
Повече: Регистрация на компания. За режимите Scheduling и Сервиз на място прочетете Режими на работа.
Стъпка 2. Потвърждение на телефон и добавяне на карта
Преди да каните служители, трябва да изпълните три задължителни действия:
2.1 Потвърдете телефонния номер
2.2 Добавете банкова карта
2.3 Оформете абонамент
Без тези стъпки изпращането на покани до служители е невъзможно.
Повече: Потвърждение на телефон. За начини на плащане и абонамент — в статиите Начини на плащане и Баланс на компанията и фактури.
Стъпка 3. Настройки на заплата
Настройте параметрите на заплащането преди създаване на графици — те влияят на изчислението на заплатата във всички бъдещи смени.
| Параметър | Описание |
|---|---|
| Валута | Валута за изчисления (154 световни валути) |
| Режим на ставката | Ставка на час — заплащане за всеки час работа. Ставка на смяна — фиксирано заплащане за смяна |
| Всекидневно / Седмично / Месечно квоти | Норми за работно време, след които се начислява извънреден труд |
| Извънреден труд нива | Ставки за извънреден труд (напр. първите 2 часа → 150%, след това → 200%) |
| Коефициенти на нощна смяна | Коефициенти за нощни смени |
| Почивка ставки | Ставки за работа в празнични дни |
| Приоритет на ставка за плащане | По позиции — ставка от длъжността. Според местоположение — ставка от локацията на смяната |
Повече: Настройки на заплата. За каскадната йерархия на ставките прочетете Йерархия на ставките.
Стъпка 4. Свързване на модули
Shifton използва модулна система — свързвайте само необходимите функции.
Препоръчителни модули за начало
| Модул | За какво е нужен | Цена |
|---|---|---|
| Отдели и проекти | Няколко проекта/отдела (1 безплатен) | $1/мес за доп. проект |
| Ведомост за заплати | Изчисление на заплати и отчети | $0.50/служител/мес |
| Заявки за отпуск | Заявки за отпуск/отсъствие | $1/служител/мес |
| Присъствие | Отчитане на присъствие | $1/служител/мес |
| Почивки | Отчитане на почивки | $0.50/служител/мес |
Всички модули имат 30-дневен безплатен период (Контрол на местоположението на работа — само 10 дни).
Повече: Преглед на модулната система
Стъпка 5. Настройка на модулите
След свързването на модулите настройте техните параметри.
Ключови настройки
| Модул | Какво да настроите |
|---|---|
| Основен | Формат на час, формат на дата, език за уведомления, SMS известия |
| Почивки | Типове почивки (платена/неплатена), продължителност, лимити |
| Присъствие | Методи за отбелязване (бутон / GPS / QR), автоматично приключване, напомняния |
| Заявка за отсъствие | Типове отсъствия (болничен, отпуск, празник), персонализирани типове |
| Ваканция | Автоматично начисляване на дни, баланс, пренасяне |
| Контрол на местоположението на работа | GPS радиус, проверка при check-in/check-out |
| Спешни смени | Известия за спешни смени |
| Дейност | Шаблони за дейности, свързване с графици |
Повече: статии в раздел Модули
Стъпка 6. Добавяне и покана на служители
| Поле | Задължително | Описание |
|---|---|---|
| Първо име | Да | Име |
| Фамилия | Да | Фамилия |
| Номер на телефон | Не | Мобилен с код на държавата |
| Имейл | Не | За изпращане на покана |
| Месечен процент на отработени часове, % | Да | 100% = пълен работен ден, 50% = половин ставка |
| Изберете проект | Не | Назначаване в проект веднага |
| Изберете график | Не | Назначаване в график веднага |
| Позиция | Не | Длъжност |
| Изпрати покана | Не | Изпращане на покана по email |
Алтернатива: импортирайте служители от Excel/CSV чрез бутона Внос — изтеглете шаблона, попълнете и качете.
Повече: Добавяне на служители
Стъпка 7. Създаване на проект
Проектът е контейнер за обединяване на служители и графици (отдел, екип, филиал).
Първият проект се създава автоматично при регистрация. Може да го преименувате и настроите.
Настройка на проект
| Поле | Описание |
|---|---|
| Име на проекта * | Име на проекта (задължително) |
| цвят | Цвят за визуална идентификация в графици и отчети |
| Часова зона | Часови пояс на проекта. Може да се промени само ако в проекта все още няма графици |
| Локация по подразбиране | Локация, автоматично задавана на смените при генериране на график |
| Мениджъри | Мениджъри на проекта — могат да създават и редактират графици |
| Служители | Служители в проекта (множествен избор) |
| Наблюдатели | Наблюдатели — само преглед на графици, без редактиране |
| Основен процент на заплащане | Базова ставка на заплащане за изчисление на заплата |
Важно: За създаване на допълнителни проекти свържете модула Отдели и проекти ($1/мес за всеки доп. проект).
Повече: Управление на проекти. За модула за няколко проекта — Отдели и проекти.
Стъпка 8. Създаване на график
Графикът задава правилата за работно време и съдържа смените на служителите.
| Тип | Описание | Пример |
|---|---|---|
| Празен | Изцяло ръчен — смените се добавят ръчно | Малък офис, ръководителят сам разпределя смените |
| Основен | Фиксирани шаблони на смени | Офис Пн–Пт 09:00–18:00 |
| По наличност | На базата на наличността на служителите | Кафене със студенти барманове |
| Разширени | Няколко типа смени с различна нужда от персонал | Кол център с утринна, вечерна и нощна смяна |
| Шаблон | Ротационни модели (2/2, 5/2 и т.н.) | Охрана, завод, денонощен режим |
Не забравяйте да публикувате графика (Публикуване и уведомяване на служителите) — без публикация служителите няма да видят смените си.
Повече: Създаване на график
Стъпка 9. Работа със страницата на графика (Страница на графика)
След създаването на графика преминете на страницата на графика за управление на смените.
Режими на преглед
Основни действия
Филтри и наслагвания
Експорт
Повече: статии в раздел Страница на графика и смени
Стъпка 10. Допълнителни функции
След базовата настройка свързвайте допълнителни възможности при необходимост:
Дейности (модул Activity)
Планиране на допълнителни задачи върху смените — обучения, срещи, инвентаризации. Създавайте шаблони на дейности и ги назначавайте на служители.
GPS карта (модул Контрол на местоположението на работа)
Контрол на местоположението на служителите при отбелязване на пристигане/напускане. Настройте радиуса на допустимо разстояние от работната локация.
Заявки на служители
Служителите могат самостоятелно чрез приложението или уеб версията:
– Да заявяват отсъствия и отпуски (модул Заявки за отпуск)
– Да обменят смени (ако е разрешено в настройките на проекта)
– Да взимат открити смени
– Да се отказват от смени
Отчети
11 типа отчети: работни часове, заплата, присъствие, отсъствия, извънреден труд и други. Филтрирайте по период, служители, проекти.
Присъствие (модул Attendance)
Отчитане на пристигане/напускане на служители — чрез бутон в приложението, GPS координати или QR код.
Почивки (модул Breaks)
Отчитане на почивки в рамките на смяната — платени и неплатени, с лимити по брой и продължителност.
Свързани статии
- Регистрация на компания
- Първо влизане и преглед на интерфейса
- Обща информация за компанията
- Настройки на заплата
- Преглед на модулната система
- Управление на проекти
- Управление на длъжности
Често задавани въпроси
В: Може ли да се пропусне някоя стъпка?
О: Стъпки 1–2 са задължителни. Стъпки 3–5 са силно препоръчителни преди създаване на графици, тъй като настройките на заплата и модулите влияят на изчисленията. Стъпки 6–8 са минимумът за начало на работа.
В: Колко време отнема пълната настройка?
О: Базовата настройка (стъпки 1–8) отнема 15–30 минути за малък екип.
В: Задължително ли е да се настрои заплатата преди създаване на график?
О: Силно се препоръчва. Настройките на заплата (валута, режим на ставка, извънреден труд) се прилагат за всички бъдещи смени. Могат да бъдат променени по-късно, но преизчисление със задна дата не се извършва.
В: Може ли да се добавят служители без покана?
О: Да. Добавете служител без отметка Изпрати покана — той ще се появи в системата със статус «Не е поканен». Можете да го поканите по-късно.
В: Какво ще стане, ако не свържа никакви модули?
О: Базовият функционал (график, списък на служители, табло за управление) работи без модули. Модулите добавят допълнителни възможности — заплата, отсъствия, присъствие и т.н.
В: Какъв е правилният ред: първо служители или първо проект?
О: Първият проект се създава автоматично при регистрация. Препоръчително е първо да настроите проекта, после да добавите служители — при добавяне можете веднага да ги назначите в проект и график.
В: Служител е добавен, но не вижда смените — какво да направя?
О: Проверете три стъпки: 1) служителят е добавен в проект, 2) служителят е добавен в график, 3) графикът е публикуван. И трите стъпки са задължителни.
В: Може ли да се върна и да променя настройките по-късно?
О: Да. Всички настройки (с изключение на типа график и часовия пояс на проект с графици) могат да бъдат променени по всяко време.
В: Как да разбера кои модули ми трябват?
О: Започнете с базовия функционал. Свързвайте модули при необходимост — всеки има 30-дневен безплатен период за тестване.
В: Необходимо ли е да се създават длъжности (Позиции) и умения (Умения)?
О: Не е задължително. Длъжностите са полезни за различни ставки на заплащане и филтриране. Уменията — за автоматично назначаване на служители към определени задачи или дейности.
В: Как да поканя служител без Имейл?
О: Посочете мобилен номер — поканата ще бъде изпратена по SMS.
В: Какво е «активен служител» за изчисление на цената?
О: Служител, който е имал поне една смяна в отчетния месец. Неактивните служители не се таксуват.
В: Задължително ли е да се публикува графикът?
О: За работата на мениджъра — не, смените се виждат в административния панел. Но служителите ще видят смените си в приложението само след публикация.
В: Може ли да се настрои системата за няколко филиала?
О: Да. Създайте отделен проект за всеки филиал (модул Отдели и проекти). Всеки проект има собствени мениджъри, служители и графици.
В: Как да настроя ротационен график (2/2, денонощие през три)?
О: При създаване на график изберете тип Шаблон и задайте модела на ротация — системата автоматично ще го повтори за целия период.