Създаване на първия проект и график

Проектите обединяват служители и графици (като отдели, локации или екипи). Графиците задават правилата за работно време и съдържат фактическите смени. Необходим е поне един проект и един график, преди да можете да назначавате смени.

Част 1: Проект

Първият проект се създава автоматично веднага след регистрация на компанията. Можете да го преименувате или да промените настройките му.

Как да редактирате проект

Натиснете иконката Проекти в лявата странична лента (иконка папка) → изберете проект → променете данните:

Разрешения за служители в проект

Маркери на проект (Marks)

Всеки проект може да има собствен набор от маркери — цветни етикети за категоризация. Маркерите могат да се прикрепват към смени, а също и към служители в графика (раздел Насрочени членове на екипа).

За управление на маркери: отворете редактирането на проекта → Отметки → + Add Маркирай → въведете име и изберете цвят → Запази.

Натиснете Запази.

Създаване на допълнителни проекти

Натиснете + Създай проект на страницата Projects.

Част 2: Създаване на график

Стъпка 1: Отворете страницата Schedules

Натиснете иконката Графици в лявата странична лента (иконка списък).

Стъпка 2: Стартирайте съветника

Натиснете + Добавяне на график.

Стъпка 3: Основна информация (Стъпка 1)

Разрешения за служители (всяко с опция «С потвърждение от мениджър»):
– Обмен на смени
– Предаване на смяна в открити
– Създаване на собствени смени
– Създаване на почивки
– Отказ от смени
– Взимане на открити смени
– Обмен на почивки между шаблони
– Разделяне на смени

Натиснете Следващ>.

Стъпка 4: Изберете тип график (Стъпка 2)

Всеки тип график има свои настройки на следващите стъпки от съветника.

Empty — ръчен график

Пълен ръчен контрол. Системата не генерира смени — вие ги добавяте ръчно чрез страницата Schedule.

Пример: Малък офис с 5 души, където ръководителят сам решава кой кога работи и ръчно поставя смените за всеки ден.

Допълнителни стъпки в съветника няма — графикът се създава веднага.

Basic — стандартен автоматичен

Подходящ за прости графици с фиксирано работно време. На Стъпка 3 (Данни за смяна) се задават шаблони на смени:

• Дни от седмицата за всеки шаблон
• Начален и краен час на смяната
• Продължителност на почивката
• Локация

Системата автоматично разпределя служителите по зададените шаблони.

Пример: Офис работи Пн–Пт 09:00–18:00. Създавате един шаблон на смяна и системата го назначава на всички служители за избраните дни.

По наличност — по наличност на служителите

Служителите предварително посочват наличното си време (чрез раздел Когато съм на разположение). Системата автоматично генерира смени, отчитайки наличността на всеки служител. На Стъпка 3 (Данни за смяна) се задават:

Пример: Кафене, където студенти барманове отбелязват в кои дни и часове могат да работят. В делничните дни са нужни 3 души, в почивните — 1. Системата сама формира графика, отчитайки наличността и нуждите.

Advanced — разширен автоматичен

За сложни графици с няколко смени на ден и различни нужди от персонал. На Стъпка 3 (Данни за смяна):

Пример: Кол център с утринна смяна (08:00–16:00, нужни 10 оператора в делничните дни, 5 в почивните), вечерна (16:00–00:00, нужни 8 оператора) и нощна (00:00–08:00, нужни 3 оператора). Системата разпределя служителите по смени, отчитайки натоварването за всеки ден.

Preset — ротационни модели

За циклични графици. На Стъпка 3 се задава модел на ротация — системата автоматично редува работни и почивни дни по зададения шаблон.

Пример: Охранителна фирма, където служителите работят 2 дни през 2 (2/2), или завод с график денонощие през три. Задавате модела веднъж и системата го повтаря за целия период на графика.

Какво е шаблон на смяна (Шаблон за смяна)

Шаблон на смяна — това е запазен набор от параметри за бързо създаване на смени. Вместо всеки път да въвеждате час, почивка и други данни ръчно, избирате готов шаблон — и всички полета се попълват автоматично.

Шаблоните се създават на Стъпка 3 (Данни за смяна) от съветника за графици (за типовете Basic, По наличност, Advanced) или по-късно — на страницата Schedule.

Състав на шаблон на смяна

Почивки в шаблона на смяна

Шаблонът на смяна поддържа два начина за задаване на почивки:

1. Проста почивка (Пауза) — задава се само продължителност в минути. Почивката не е привързана към конкретен час.

2. Планирани почивки (Настройване на почивки) — точни почивки с начален час и параметри. Активирайте отметката Настройване на почивки в шаблона на смяна:

Натиснете Добавяне на почивка за добавяне на допълнителни почивки в шаблона. Могат да се зададат няколко почивки в една смяна (напр. утринна кафе-пауза и обедна почивка).

Брой служители по дни от седмицата

За типовете графици По наличност и Разширени всеки шаблон на смяна позволява задаване на Брой нужен персонал — необходим брой служители отделно за всеки ден от седмицата (Пн–Нд). Използвайте бутоните +/− за настройка.

Това позволява например да назначите 5 души в делничните дни и 2 в почивните на един и същи шаблон на смяна.

Отметката Задайте работни места по дни включва режим на разделно управление на работните места по дни.

Къде се използват шаблоните

Пример

Ресторант създава три шаблона: «Утро» (07:00–15:00, планирана почивка «Обедна почивка» 30 мин от 12:00, платена), «Ден» (15:00–23:00, почивка 30 мин), «Нощ» (23:00–07:00, почивка 20 мин). В делничните дни са нужни 5 души за утринната смяна, в почивните — 3. При съставяне на графика мениджърът избира готов шаблон — час, почивки и брой служители се подставят автоматично.

Стъпка 5: Настройки на ограниченията — Settings (само По наличност и Advanced)

За типовете По наличност и Разширени в съветника е достъпна допълнителна стъпка Настройки, която задава ограничения при автоматичното разпределение на смени:

Квоти за работни часове:

Ограничения за смени и почивка:

Потребителски правила — бутон + Add позволява добавяне на допълнителни правила за автогенериране.

Тези настройки гарантират, че автоматично създаденият график спазва трудовото законодателство и вътрешните правила на компанията.

Планировчик на натоварване (само По наличност и Advanced, необходим е модулът Forecasting)

В съветника за графици от типовете По наличност и Разширени при свързан модул Прогнозиране е достъпен разделът Зареждане на търсене. Той позволява да зададете колко служители са нужни за всеки час от всеки ден.

Планировчик почасовой натовареност (Планировчик на почасово натоварване)

Визуален редактор на натоварването директно в интерфейса:

Пример: Офис работи Пн–Пт 09:00–18:00. В делничните дни за всеки час е нужен 1 служител, в Сб и Нд — 0. Попълвате мрежата и системата автоматично изчислява оптималния брой смени.

Стъпка 6: Добавете служители в графика

Отворете Страница на графика (иконка календар) → изберете проект и график → добавете служители чрез менюто Действия.

Част 3: Добавете първата смяна

След добавянето натиснете Публикуване и уведомяване на служителите — служителите ще получат известия за графика.

Свързани статии

• Ръководство стъпка по стъпка за настройка
• Добавяне на първите служители
• Настройки на заплата
• Отдели и проекти
• Почивки
• Прогнозиране
• Управление на проекти
• Управление на локации

Често задавани въпроси

В: Колко графика може да има в един проект?
О: Неограничен брой.

В: Максимална продължителност на график?
О: При създаване и удължаване — не повече от три месеца наведнъж. Графикът може да бъде удължаван неограничен брой пъти.

В: Може ли да се промени типът на графика след създаване?
О: Не. За друг тип създайте нов график.

В: Служителите не се показват в мрежата на графика.
О: Уверете се, че служителите са добавени и в проекта, и в графика.

В: Предупредителен знак ⚠️ до графика.
О: Диапазонът от дати е изтекъл. Създайте нов график или удължете съществуващия.

В: Как да добавя служители в графика след създаването му?
О: Отворете Графици → иконка молив до графика → раздел Добавяне на служители → изберете служители → запазете.

В: Как да удължа графика след изтичане на срока?
О: Schedules → молив → раздел Намаляване/удължаване на графика → изберете Разшири графика → посочете нова дата → запазете.

В: За какво служи типът «Седмица control Вид» в графика?
О: Определя как системата реагира на извънреден труд. Разреши — без ограничения, Позволете с потвърждение — мениджърът потвърждава извънредните часове, Блокировка — смените с превишение се маркират с червена точка.

В: Как да създам втори проект?
О: Влезте в Модули → увеличете броя на проектите в модула Отдели и проекти → запазете. След това бутонът + Създай проект ще стане активен.

В: Може ли да се преименува шаблон на смяна след създаване на графика?
О: Да. Натиснете на шаблона на смяна в мрежата на графика → бутон за редактиране — променете името и запазете.

В: Как да изберем тип график «Шаблон» за ротация 2/2?
О: В съветника за създаване на график на Стъпка 2 изберете Шаблон, след което задайте модела: 2 работни дни, 2 почивни.

В: Какво ще стане, ако не публикувам графика?
О: Служителите няма да получат известия и няма да видят смените в мобилното приложение. Публикацията е задължителна за информиране на екипа.

В: Може ли да се назначи мениджър на проекта при създаването му?
О: Да. В настройките на проекта има поле Мениджъри — добавете нужните потребители с роля Manager.

В: Как да изтрия график?
О: Отворете настройките на графика и натиснете Изтриване. Всички смени в графика ще бъдат изтрити автоматично.

В: Как да добавя планирани почивки в шаблон на смяна?
О: В шаблона на смяна включете отметката Настройване на почивки → посочете Title, Duration, Start и Paid → натиснете Добавяне на почивка за добавяне на допълнителни почивки. Всяка почивка е привързана към конкретен час.

В: Каква е разликата между проста почивка (Пауза) и планирана (Настройване на почивки)?
О: Простата Break е само продължителност в минути, без привързване към час. Настройване на почивки — точни почивки с име, начален час, продължителност и отметка за платеност.

В: Може ли да се зададе различен брой служители за делничните и почивните дни?
О: Да. В типовете графици По наличност и Разширени за всеки шаблон на смяна се задава Брой нужен персонал отделно за всеки ден от седмицата (Пн–Нд).

В: Какво е Планировчик почасовой натовареност?
О: Визуален планировчик на натоварване в раздел Зареждане на търсене (необходим е модулът Прогнозиране). Позволява да зададете колко служители са нужни за всеки час от всеки ден. На базата на тези данни системата изчислява оптималния брой смени.

В: Къде да намеря планировчика на натоварване?
О: Свържете модула Прогнозиране → в съветника за графици от типовете По наличност или Разширени → раздел Зареждане на търсене → Планировчик почасовой натовареност.

В: Какво означава «Задайте работни места по дни» в шаблон на смяна?
О: Отметката позволява задаване на различен брой работни места за всеки ден от седмицата в рамките на един шаблон на смяна. Достъпна е в типовете По наличност и Advanced.

В: Може ли да се добавят няколко почивки в един шаблон на смяна?
О: Да. Натиснете Добавяне на почивка за всяка допълнителна почивка. Напр. кафе-пауза 15 мин в 10:30 и обяд 30 мин в 13:00.

В: Какво означава «По едно и също време в почивка 0–1» в настройките на почивката?
О: Показва колко служители могат да бъдат на тази почивка едновременно. Системата контролира да не излизат всички на почивка по едно и също време.

Често задавани въпроси

Q: Колко графика могат да бъдат в един проект?
A: Неограничено.

Q: Какъв е максималният период на графика?
A: При създаване и разширяване — не повече от три месеца на етап. Графикът може да бъде разширен неограничен брой пъти.

Q: Мога ли да променя типа на графика след създаването?
A: Не. За друг тип създайте нов график.

Q: Служителите не се показват в мрежата на графика.
A: Убедете се, че служителите са добавени както към проекта, така и към графика.

Q: Икона на предупреждение до графика.
A: Периодът е изтекъл. Създайте нов график или разширете съществуващия.

Q: Как да добавя служители към график след създаването?
A: Отворете Графици → икона молив до графика → раздел Добавяне на служители → изберете служители → запишете.

Q: Как да разширя график след изтичането му?
A: Графици → молив → раздел Намаляване/разширяване на график → изберете Разширяване на график → посочете новата дата → запишете.

Q: За какво служи “Тип управление на седмицата” в графика?
A: Той определя как системата реагира на преработката. Позволи — без ограничения, Позволи с потвърждение — мениджърът потвърждава преработката, Блокирай — смени, които надвишават квотите, се маркират с червена точка.

Q: Как да създам втори проект?
A: Отидете на Модули → увеличете броя на проектите в модула Отдели и проекти → запишете. След това бутонът + Създаване на проект ще стане активен.

Q: Мога ли да преименувам шаблон на смяна след създаването на графика?
A: Да. Кликнете на шаблона на смяна в мрежата на графика → бутон редактиране — променете името и запишете.

Q: Как да избера типа график “Предложен” за ротация 2/2?
A: В помощника за създаване на график на Етап 2 изберете Предложен, след това дефинирайте модела: 2 работни дни, 2 дни почивка.

Q: Какво се случва, ако не публикувам графика?
A: Служителите няма да получат известия и няма да видят смени в мобилното приложение. Публикуването е необходимо, за да уведомите екипа.

Q: Мога ли да определя мениджър на проект при създаването му?
A: Да. В настройките на проекта има поле Мениджъри — добавете желаните потребители с роля Manager.

Q: Как да изтрия график?
A: Отворете настройките на графика и кликнете Изтриване. Всички смени в графика ще бъдат изтрити автоматично.

Q: Как да добавя планирани почивки към шаблон на смяна?
A: В шаблона на смяна включите поле за отметка Настройка на почивки → посочете Заглавие, Продължителност, Начало и Платена → кликнете Добавяне на почивка, за да добавите допълнителни почивки. Всяка почивка е привързана към определено време.

Q: Каква е разликата между обикновена почивка (Пауза) и планирана почивка (Настройване на почивки)?
A: Обикновената Break е само продължителност в минути, не е привързана към време. Плануираните почивки са точни почивки с име, начално време, продължителност и флаг платена/неплатена.

Q: Мога ли да определя различни числа на служители за работни дни и почивни дни?
A: Да. При типовете график По достъпност и Разширен, за всеки шаблон на смяна, Брой необходими служители се определя отделно за всеки ден от седмицата (Пн–Нд).

Q: Какво е Планировчикът за часово натоварване?
A: Визуален планировчик на натоварване в раздела Прогноза на натоварването (изисква модула Прогнозиране). Той позволява определяне на това колко служители са необходими за всеки час на всеки ден. Въз основа на тези данни системата изчислява оптималния брой смени.

Q: Където мога да намеря планировчика на натоварването?
A: Включете модула Прогнозиране → в помощника за график за типовете По достъпност или Разширен → раздел Прогноза на натоварването → Планировчик за часово натоварване.

Q: Какво означава “Определяне на работни места по ден” в шаблон на смяна?
A: Полето за отметка позволява определяне на различни числа работни места за всеки ден от седмицата в един шаблон на смяна. Достъпно в типовете По достъпност и Разширен.

Q: Мога ли да добавя множество почивки към един шаблон на смяна?
A: Да. Кликнете Добавяне на почивка за всяка допълнителна почивка. Например, 15-минутна кафе почивка в 10:30 и 30-минутна обедна почивка в 13:00.

Q: Какво означава “В същото време на почивка 0–1” в настройките на почивката?
A: Показва колко служители могат да бъдат на тази почивка едновременно. Системата контролира това, за да предотврати всички да отидат на почивка в един и същи момент.