Управление на отпуските

Модулът за управление на отпуски автоматично начислява дни отпуска, проследява баланса на всеки служител и гарантира, че заявките не надвишават наличния лимит.

Какво представлява?

Активиране на модула

Цена: $1 на служител на месец. Предлага се пробен период от 1 месец.

Настройване на правила за начисляване

Правилата за начисляване се конфигурират индивидуално в профила на служителя.

Как да настроите автоматично начисляване

Как работи начисляването: системата разделя годишния лимит на 12 и начислява тази сума всеки месец.

Пример: квота от 24 дни годишно → всеки месец се начисляват +2 дни.

Множество периоди

Ако квотата се е променила, можете да добавите няколко записа:

Ръчно задаване на баланс

Ако автоматичното начисляване не е необходимо:

Пренасяне на баланс

Натрупаният баланс се пренася автоматично — оставащият баланс не изтича при смяна на годината или добавяне на нов период.

Конфигуриране на поведение при надвишаване

В Модул Настройки → Управление с отпуските:

Какво да се прави при надвишаване на отпуска:
– Блокиране на заявки — системата няма да позволи на служителя да подаде заявка при изчерпан баланс.
– Показване на предупреждение на мениджъра — заявката се подава, но Manager получава предупреждение.

Баланс отпуска на служителя

Къде да го видите

Отворете профила на служителя → раздел Отпуски. Тук се показва:
– Текущият баланс (начислено минус използвано).
– История на транзакциите: + начисления, − използвани дни.
– Към всеки запис може да се добави коментар.

Допустимо надвишаване на отпуска

Броят дни, с който служителят може да влезе в отрицателен баланс. Задава се в профила на служителя в раздела Vacations.

Пример: баланс = 5 дни, надвишаване = 5 → служителят може да заяви до 10 дни.

Ръчна корекция на баланса

Manager, Administrator или Owner могат да добавят или приспадат дни чрез Промяна в баланса на отпуск. Полезно за въвеждане на дни преди активирането на модула, за коригиране на грешки или за начисляване на допълнителни дни.

Връзка с Отпуск

Как се приспада балансът

При одобряване на заявка за отпуска, дните автоматично се приспадат от баланса. В профила на служителя се появява транзакция със знак „−”.

Ако заявката надвишава наличния баланс (включително допустимото надвишаване), системата или блокира подаването, или показва предупреждение — в зависимост от настройките на модула.

Ръчно създаване на отпуск от Manager

Manager може да създаде отпуск ръчно директно в Schedule — в този случай лимитите на баланса не се проверяват.

Кои типове заявки влияят на баланса

Можете да създавате допълнителни персонализирани типове и да ги присвоявате към групата Vacation или Болничен ден.

Как се изчисляват дните отпуска

Системата брои само работните дни:

Формула: Дни отпуска = Календарни дни − Почивни дни на служителя − Празници

Пример: отпускът е от 5 до 10 януари, 7 януари е официален празник → отпускът ще бъде 5 дни, не 6.

Препоръчителен ред на настройване

Свързани статии

• Модул Управление с отпуските
• Отпуск — Общ преглед
• Профил на служителя — Vacations
• Отчет за баланс на отпуски
• Модул Заявка за отсъствиеs
• Отчет за отпуски

Често задавани въпроси

В: Мога ли да използвам Управление с отпуските без модула Заявка за отсъствиеs?
О: Технически да, но заявки за отпуска не могат да се създават чрез стандартния интерфейс. Препоръчително е да се активират двата модула заедно.

В: Служителят получава грешка при създаване на заявка — защо?
О: Най-вероятно балансът (включително допустимото надвишаване) е изчерпан и в настройките е избрана опция Блокиране на заявки. Проверете баланса в раздела Vacations и го коригирайте ръчно, ако е необходимо.

В: Мениджър създаде отпуска в График, но балансът не се промени — нормално ли е?
О: Да. При ръчно създаване балансът не се актуализира автоматично. Коригирайте ръчно чрез Промяна в баланса на отпуск.

В: Как да отчета дни, използвани преди активирането на модула?
О: Добавете транзакция с отрицателна стойност в Промяна в баланса на отпуск с коментар.

В: Автоматично ли се изключват официалните празници от дните отпуска?
О: Да, но само ако празниците са добавени в реда Holidays на страницата Schedule.

В: Мога ли да задам различна квота за различни служители?
О: Да. Настройки за отпуск се конфигурират индивидуално в профила на всеки служител.

В: Как мога да видя баланса на отпуските на всички служители наведнъж?
О: Reports → Отчет за остатък от отпуск — показва оставащия баланс за всеки служител за избрания период.

В: Изтичат ли неизползваните дни отпуска в края на годината?
О: Не. Натрупаният баланс се пренася автоматично при добавяне на нов период.

В: Как да настроя блокиране на заявки при нулев баланс?
О: Настройки на модула → Управление с отпуските → поле Какво да правим при прекомерно използване на отпуски → изберете Блокиране на заявки.

В: Служителят подаде заявка „Ваканция”, но балансът не се промени.
О: Балансът се променя само при одобрение на заявката от Manager. Докато статусът е Pending, балансът не се променя.

В: Как се начисляват дни отпуска при непълен месец работа?
О: Начисляването се извършва месечно. Ако служителят е работил непълен месец, задайте началния баланс ръчно чрез Промяна в баланса на отпуск.

В: Могат ли да се начисляват допълнителни дни отпуска за извънреден труд?
О: Няма пряка автоматична връзка. Добавете дни ръчно чрез Промяна в баланса на отпуск с коментар.

В: Какво е „Допустимо надвишаване на отпуска” и как да го задам?
О: Това е броят дни, с който балансът може да стане отрицателен. Задава се в профила на служителя → раздел Отпуски → поле Допустимо надвишаване на отпуск.

В: Може ли модулът Управление с отпуските да се използва без Заявка за отсъствиеs?
О: Технически да, но без Заявка за отсъствиеs служителите няма да могат да подават заявки самостоятелно. Препоръчително е да се активират двата модула.

В: Колко струва модулът Управление с отпуските?
О: $1 на активен служител на месец. Пробен период — 1 месец.

В: Ако Настройки за отпуск не са конфигурирани, ще работи ли начисляването?
О: Не. Без добавен период в Настройки за отпуск автоматичното начисляване няма да работи.