Модулът за управление на отпуски автоматично начислява дни отпуска, проследява баланса на всеки служител и гарантира, че заявките не надвишават наличния лимит.
Какво представлява?
Активиране на модула
Забележка: $1 на служител на месец. Предлага се пробен период до 60 дни.
За правилна работа се препоръчва също да активирате модула Заявки за отпуск.
Настройване на правила за начисляване
Правилата за начисляване се конфигурират индивидуално в профила на служителя.
Как да настроите автоматично начисляване
Как работи начисляването: системата разделя годишния лимит на 12 и начислява тази сума всеки месец.
Пример: квота от 24 дни годишно → всеки месец се начисляват +2 дни.
Множество периоди
Ако квотата се е променила, можете да добавите няколко записа:
| Период | Лимит/година | Начисляване/месец |
|---|---|---|
| 2023–2024 | 24 дни | +2 дни |
| 2024–2025 | 48 дни | +4 дни |
Ръчно задаване на баланс
Ако автоматичното начисляване не е необходимо:
Пренасяне на баланс
Натрупаният баланс се пренася автоматично — оставащият баланс не изтича при смяна на годината или добавяне на нов период.
Конфигуриране на поведение при надвишаване
В Модул Настройки → Управление с отпуските:
Какво да се прави при надвишаване на отпуска:
– Блокиране на заявки — системата няма да позволи на служителя да подаде заявка при изчерпан баланс.
– Показване на предупреждение на мениджъра — заявката се подава, но Мениджър получава предупреждение.
Баланс отпуска на служителя
Къде да го видите
Отворете профила на служителя → раздел Отпуски. Тук се показва:
– Текущият баланс (начислено минус използвано).
– История на транзакциите: + начисления, − използвани дни.
– Към всеки запис може да се добави коментар.
Допустимо надвишаване на отпуска
Броят дни, с който служителят може да влезе в отрицателен баланс. Задава се в профила на служителя в раздела Vacations.
Пример: баланс = 5 дни, надвишаване = 5 → служителят може да заяви до 10 дни.
Ръчна корекция на баланса
Мениджър, Администратор или Собственик могат да добавят или приспадат дни чрез Промяна в баланса на отпуск. Полезно за въвеждане на дни преди активирането на модула, за коригиране на грешки или за начисляване на допълнителни дни.
Връзка с Отпуск
Как се приспада балансът
При одобряване на заявка за отпуска, дните автоматично се приспадат от баланса. В профила на служителя се появява транзакция със знак „−”.
Ако заявката надвишава наличния баланс (включително допустимото надвишаване), системата или блокира подаването, или показва предупреждение — в зависимост от настройките на модула.
Ръчно създаване на отпуск от Мениджър
Мениджър може да създаде отпуск ръчно директно в График — в този случай лимитите на баланса не се проверяват.
Кои типове заявки влияят на баланса
| Тип | Приспада се от баланса отпуска |
|---|---|
| Ваканция | Да |
| Болничен ден | Не (отделна категория) |
| Почивка | Не |
Можете да създавате допълнителни персонализирани типове и да ги присвоявате към групата Ваканция или Болничен ден.
Как се изчисляват дните отпуска
Системата брои само работните дни:
Формула: Дни отпуска = Календарни дни − Почивни дни на служителя − Празници
Пример: отпускът е от 5 до 10 януари, 7 януари е официален празник → отпускът ще бъде 5 дни, не 6.
Препоръчителен ред на настройване
Свързани статии
- Модул Управление на отпуските
- Отпуск — Общ преглед
- Профил на служителя — Vacations
- Отчет за баланс на отпуски
- Модул Заявка за отсъствие
- Отчет за отпуски
Често задавани въпроси
В: Мога ли да използвам Управление с отпуските без модула Заявка за отсъствие?
О: Технически да, но заявки за отпуска не могат да се създават чрез стандартния интерфейс. Препоръчително е да се активират двата модула заедно.
В: Служителят получава грешка при създаване на заявка — защо?
О: Най-вероятно балансът (включително допустимото надвишаване) е изчерпан и в настройките е избрана опция Блокиране на заявки. Проверете баланса в раздела Vacations и го коригирайте ръчно, ако е необходимо.
В: Мениджър създаде отпуска в График, но балансът не се промени — нормално ли е?
О: Да. При ръчно създаване балансът не се актуализира автоматично. Коригирайте ръчно чрез Промяна в баланса на отпуск.
В: Как да отчета дни, използвани преди активирането на модула?
О: Добавете транзакция с отрицателна стойност в Промяна в баланса на отпуск с коментар.
В: Автоматично ли се изключват официалните празници от дните отпуска?
О: Да, но само ако празниците са добавени в реда Празници на страницата График.
В: Мога ли да задам различна квота за различни служители?
О: Да. Настройки за отпуск се конфигурират индивидуално в профила на всеки служител.
В: Как мога да видя баланса на отпуските на всички служители наведнъж?
О: Доклади → Отчет за остатък от отпуск — показва оставащия баланс за всеки служител за избрания период.
В: Изтичат ли неизползваните дни отпуска в края на годината?
О: Не. Натрупаният баланс се пренася автоматично при добавяне на нов период.
В: Как да настроя блокиране на заявки при нулев баланс?
О: Настройки на модула → Управление с отпуските → поле Какво да правим при прекомерно използване на отпуски → изберете Блокиране на заявки.
В: Служителят подаде заявка „Ваканция”, но балансът не се промени.
О: Балансът се променя само при одобрение на заявката от Мениджър. Докато статусът е В очакване, балансът не се променя.
В: Как се начисляват дни отпуска при непълен месец работа?
О: Начисляването се извършва месечно. Ако служителят е работил непълен месец, задайте началния баланс ръчно чрез Промяна в баланса на отпуск.
В: Могат ли да се начисляват допълнителни дни отпуска за извънреден труд?
О: Няма пряка автоматична връзка. Добавете дни ръчно чрез Промяна в баланса на отпуск с коментар.
В: Какво е „Допустимо надвишаване на отпуска” и как да го задам?
О: Това е броят дни, с който балансът може да стане отрицателен. Задава се в профила на служителя → раздел Отпуски → поле Допустимо надвишаване на отпуск.
В: Може ли модулът Управление на отпуските да се използва без Заявка за отсъствие?
О: Технически да, но без Заявка за отсъствие служителите няма да могат да подават заявки самостоятелно. Препоръчително е да се активират двата модула.
В: Колко струва модулът Управление на отпуските?
О: $1 на активен служител на месец. Пробен период: до 60 дни.
В: Ако Настройки за отпуск не са конфигурирани, ще работи ли начисляването?
О: Не. Без добавен период в Настройки за отпуск автоматичното начисляване няма да работи.