Одобряване и отхвърляне на заявки за отсъствие

Когато служител подаде заявка, тя преминава в статус В очакване и очаква разглеждане. Мениджърите и администраторите преглеждат детайлите и одобряват или отхвърлят заявката от страницата Requests.

Стъпка по стъпка

Схема на промяна на статусите

Статус	Значение	Какво следва
В очакване	Заявката е подадена и очаква разглеждане	Manager или Admin я одобрява или отхвърля
Одобрено	Заявката е одобрена	Отсъствието е потвърдено; прилагат се правилата за припокриващи се смени
Отхвърлено	Заявката е отхвърлена	Служителят получава известие; промени в смените не се правят

Филтриране за преглед на заявки в статус Pending

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Отворете Заявки в страничната панел	Ще се отвори страницата Requests
2	Отворете падащия списък Статус	Ще се появят вариантите: Pending, Approved, Rejected
3	Изберете В очакване	Показват се само заявките, очакващи разглеждане
4	(Незадължително) Изберете служител в списъка Служители	Списъкът се стеснява до заявките на избрания служител

Одобряване на заявка

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Натиснете реда на заявката	Отваря се детайлен изглед с тип, дати, тип на плащане и прикачени файлове
2	Натиснете Одобряване	Статусът се променя на Одобрено. Служителят получава известие. Промените на смените се прилагат съгласно избраното правило

Отхвърляне на заявка

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Натиснете реда на заявката	Отваря се детайлен изглед
2	Натиснете Отхвърляне	Може да се появи диалог за въвеждане на причина
3	(Незадължително) Въведете причина за отхвърляне	Причината е видима за служителя
4	Потвърдете отхвърлянето	Статусът се променя на Отхвърлено. Промени в смените не се правят

Разглеждане на няколко заявки

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Филтрирайте списъка по статус В очакване	Показват се само неразгледаните заявки
2	Последователно отваряйте и разглеждайте всяка заявка	Статусът на всяка се обновява незабавно
3	Натиснете иконката Обнови, ако постъпват нови заявки	Списъкът се презарежда с последните данни

Свързани статии

Често задавани въпроси

В: Може ли да се отмени одобрението или отхвърлянето?
По правило статусът е окончателен. Обърнете се към администратора — той може да коригира заявката ръчно.

В: Получава ли служителят известие при промяна на статуса?
Да. Служителят получава известие при всяка промяна на статуса.

В: Какво се случва със смените при одобрение?
Зависи от избраното от служителя правило: Изтриване на смени — припокриващите се смени се изтриват; Преместване към отворени смени — преминават в пула на откритите смени; Нищо — смените остават без промяна.

В: Може ли да се одобри заявка със задна дата?
Да. Системата позволява одобряване на заявки независимо от това дали посочените дати са минали.

В: Бутоните Одобряване/Отхвърляне не се показват — защо?
Вашата роля е Employee. Да одобряват и отхвърлят могат само Managers и Admins. Обърнете се към администратора.

В: Може ли да се одобри заявка частично (напр. само част от дните)?
Не. Заявката се одобрява или отхвърля изцяло. За частично одобрение помолете служителя да оттегли и подаде нова заявка за по-кратък период.

В: Трябва ли да се посочва причина при отхвърляне на заявка?
Не е задължително, но се препоръчва — служителят ще види коментара в известието.

В: Какво се случва с баланса на отпуската при одобрение на заявка?
При тип Ваканция дните автоматично се приспадат от баланса на служителя (при активен модул Управление с отпуските).

В: Може ли да се одобри заявка, ако балансът на отпуската на служителя е отрицателен?
Зависи от настройките: ако е избрано Показване на предупреждение на мениджъра — заявката може да бъде одобрена, но ще има предупреждение. Ако е Блокиране на заявки — заявката изобщо няма да бъде изпратена.

В: Служителят е уволнен — какво с неговите В очакване заявки?
Трябва да ги отхвърлите ръчно. Системата не отхвърля автоматично заявки при уволнение.

В: Как бързо да намеря всички заявки за миналия месец?
Requests → задайте Начална дата и Крайна дата за миналия месец → натиснете Обнови.

В: Може ли да се одобрят масово няколко заявки наведнъж?
Не. Всяка заявка се одобрява индивидуално.

В: Получава ли мениджърът известие за нова заявка от служител?
Да, ако в профила на мениджъра са включени известията за заявки (тип Смяна/Drop Заявки или аналогичен).

В: Ще се промени ли графикът автоматично след одобрение?
Да, ако служителят е избрал Изтриване на смени или Преместване към отворени смени — смените се обработват при одобрението.

В: Може ли Администратор да промени статуса на вече одобрена заявка?
Не директно. Повторна промяна на статуса чрез интерфейса не е предвидена — при необходимост създайте коригиращ запис ръчно.