Непланирани смени

Научете как служителите могат да стартират смени, които не са в публикувания график, и как да конфигурирате настройките за непланирани смени.

Какво представляват?

Непланираните смени позволяват на служителите да влязат и да работят дори когато нямат насрочена смяна в графика. Това е полезно за бизнеси с променливо търсене, служители на повикване или ситуации, при които е необходимо допълнително покритие в кратък срок.

При активиране непланираните смени се появяват като опция в падащото меню Attendance наред с насрочените смени. Служителят просто стартира непланираната смяна и системата записва реалните отработени часове. Конфигурируемата продължителност по подразбиране задава очакваната дължина на непланираните смени за целите на планирането и отчетността.

Предварителни изисквания

#	Изискване	Подробности
1	Активиран модул Attendance	Непланираните смени са функция на Attendance, затова модулът трябва да е активен.
2	Разрешени непланирани смени	Опцията за разрешаване на непланирани смени трябва да е включена в настройките на модула Attendance.
3	Служителят е назначен към проект	Служителят трябва да принадлежи към поне един проект, за да може да стартира смяна.

Стъпка по стъпка

Активиране на непланираните смени

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Отидете в Настройки > Модули > Присъствие (или страницата с настройки на Attendance).	Отварят се настройките на модула Attendance.
2	Намерете опцията Разреши Непланирана смянаs.	Виждате превключвател или отметка за тази функция.
3	Включете превключвателя Разреши Непланирана смянаs.	Непланираните смени вече са разрешени за служителите.
4	Задайте По подразбиране Продължителност за непланираните смени (по подразбиране: 240 минути).	Тази стойност се използва за отчетност и планиране. Служителите пак могат да приключат смяната по-рано или по-късно.
5	Натиснете Запази.	Настройките се прилагат.

Стартиране на непланирана смяна (Служител)

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Влезте в Shifton (браузър или мобилно приложение).	Зарежда се основният интерфейс.
2	Натиснете бутона Присъствие в горната навигационна лента.	Падащото меню Attendance се отваря.
3	Потърсете опцията Непланирана смяна в падащия списък (наред с евентуални насрочени смени).	Вижда се запис за непланирана смяна с бутон Започване на смяна.
4	Натиснете Започване на смяна до опцията за непланирана смяна.	Системата записва времето на начало. Смяната вече е активна.
5	Работете нормално. Когато приключите, отворете падащото меню Attendance и натиснете Край на смяна.	Непланираната смяна се записва с реалното начало и край.

Преглед на непланираните смени като мениджър

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Отидете в Доклади > Работно време на служителя.	Отчетът се зарежда.
2	Задайте желания период и натиснете Приложи филтър.	Таблицата показва всички смени, включително непланираните.
3	Непланираните смени се разпознават по липсата на планирано начало/край.	Колоните за планирани часове са празни, докато колоните за реални показват записаните часове.

Права за достъп

Роля	Стартиране на непланирана смяна	Преглед на собствени непланирани смени	Преглед на непланирани смени на екипа	Конфигуриране на настройките
Служител	Да (ако е разрешено)	Да	Не	Не
Manager	Да (ако е разрешено)	Да	Да (всички)	Не
Administrator	Да (ако е разрешено)	Да	Да (всички)	Да
Owner	Да (ако е разрешено)	Да	Да (всички)	Да

Често задавани въпроси

В1: Каква е продължителността по подразбиране на непланираните смени?
По подразбиране е 240 минути (4 часа). Тази стойност е конфигурируема в настройките на модула Attendance и се използва основно за отчетност и планиране — тя не пречи на служителите да работят по-дълго или по-кратко.

В2: Непланираните смени отчитат ли се към общото отработено време?
Да. Непланираните смени се записват по същия начин като насрочените и се появяват във всички съответни отчети, включително Работно време на служителя и бюджетните отчети.

В3: Мога ли да ограничавам кои служители могат да стартират непланирани смени?
Настройката за непланирани смени важи за цялата компания. Ако трябва да я ограничите до конкретни служители, помислете за използване на права по роли или се свържете с вашия представител от Shifton.

В4: Прилагат ли се IP и GPS проверки за непланирани смени?
Не. При непланирани смени проверката на GPS/IP не се извършва — смяната може да се стартира от всяко място.

Възможни проблеми и решения

Проблем	Възможна причина	Решение
Опцията за непланирана смяна не се вижда в падащото меню Attendance	Непланираните смени не са активирани в настройките.	Отидете в Настройки > Модули > Присъствие и включете превключвателя Разреши Непланирана смянаs.
Служителят стартира непланирана смяна по грешка	Служителят е избрал грешната опция в падащото меню.	Приключете смяната незабавно и се свържете с мениджър за коригиране на записа.
Непланираната смяна показва 0 планирани часове в отчетите	Това е очаквано поведение — непланираните смени нямат планиран график.	Не е необходимо действие. Реалните часове се записват правилно.
Твърде много служители стартират непланирани смени	Няма ограничения.	Преценете дали непланираните смени трябва да останат активирани, или информирайте екипа за правилата.
Продължителността по подразбиране не отговаря на нуждите на бизнеса	Стойността по подразбиране от 240 минути не е променена.	Актуализирайте продължителността по подразбиране в Настройки > Модули > Присъствие съобразно типичната дължина на смените ви.