Общ преглед на модула Attendance

Модулът Attendance на Shifton ви позволява да проследявате кога служителите реално влизат и излизат, да сравнявате тези часове с планираните графици и да откривате несъответствия като закъснения или ранно напускане.

Какво представлява?

Модулът Attendance е слой за проследяване на работното време, надграждащ съществуващите графици. След активиране служителите могат да стартират и приключват смените директно от интерфейса на Shifton — от браузър на компютър или мобилното приложение. Системата автоматично записва времевите маркери и ги сравнява с планирания график, давайки на мениджърите ясна картина за точността и реалните отработени часове.

Основни възможности:

Проследяване на смените в реално време

mdash; служителите отчитат началото и края на смяната с едно докосване или клик.

Поддръжка на браузър и мобилно устройство

mdash; работи на всяко устройство с интернет достъп.

Бърз достъп от горната лента

mdash; бутонът „Attendance” се появява в навигационната лента, за да могат служителите да стартират смяна незабавно.

Видимост на непланираните смени

mdash; падащото меню Attendance показва всички непланирани смени, достъпни за стартиране от служителя.

Автоматично сравнение

mdash; планираните и реалните часове се записват едновременно за отчетност и изплащане на заплати.

Предварителни изисквания

Преди да използвате модула Attendance, уверете се, че следните условия са изпълнени:

#	Изискване	Подробности
1	Акаунт в Shifton	Необходим е активен акаунт на компания в Shifton.
2	Активиран модул Attendance	Активирайте модула Присъствие в Настройки > Модули. Модулът струва $0 основа + $1 на служител на месец.
3	Добавени служители	Трябва да има поне един създаден служител, назначен към проект.
4	Публикувани графици	Служителите трябва да имат публикувани графици, за да може системата да сравнява планираните и реалните часове.
5	Конфигурирани права	Уверете се, че съответните роли имат право да преглеждат или управляват данните от Attendance.

Стъпка по стъпка

Активиране на модула Attendance

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Натиснете название компанииа си → Модули в менюто.	Отваря се страницата Modules с всички налични добавки.
2	Намерете модула Присъствие в списъка.	Виждате картата на модула с информация за цените ($1/служител/месец).
3	Натиснете превключвателя или бутона Активирай до модула.	Статусът на модула се сменя на активен.
4	Потвърдете активирането в появилия се диалог.	Модулът Attendance вече е активен за вашата компания.

Конфигуриране на настройките на Attendance

След активиране на модула отидете в Модули → Настройки → Присъствие за конфигуриране:

Настройка	Описание
Разреши Начало на смяна from mobile	Включва или изключва бутоните Започване на смяна / Край на смяна в мобилното приложение
Grace Период	Брой минути закъснение, позволени преди смяната да бъде отбелязана като закъснена (напр. 5 минути: пристигането с 4 минути закъснение не се брои за закъсняло)
Require geoМестоположение	Дали служителите трябва да потвърждават местоположението си при стартиране на смяна

Ако „Allow Начало на смяна from mobile” е изключено, бутоните Start/Край на смяна няма да се появят в мобилното приложение, дори когато модулът Attendance е активен.

Достъп до панела Attendance

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Влезте в Shifton като служител или мениджър.	Зарежда се Dashboard или страницата Schedule.
2	Потърсете бутона Присъствие в горната навигационна лента.	Бутонът Attendance е видим в горната лента.
3	Натиснете Присъствие, за да отворите падащия панел.	Появява се падащо меню с насрочените смени за стартиране, заедно с евентуални непланирани смени (ако са активирани).

Статуси на смените

След активиране на модула Attendance смените преминават през следните статуси:

Статус	Кога настъпва
Планирано	Статус по подразбиране за публикувана смяна
Активен	Служителят е натиснал Започване на смяна
Завършено	Служителят е натиснал Край на смяна
Пропусната	Времето за край на смяната е изтекло, без служителят да я е стартирал

Страницата Company Schedule отразява тези статуси с цветово кодиране (напр. активните смени се показват в зелено, пропуснатите — в червено).

Преглед на данните от Attendance като мениджър

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Отидете в Доклади от лявото меню.	Отваря се страницата Reports.
2	Изберете отчет Работно време на служителя.	Отчетът се зарежда с филтри за период, проекти и длъжности.
3	Задайте желания период и натиснете Приложи филтър.	Таблицата показва планираното и реалното начало/край, продължителността на почивките и часовете закъснение/ранно напускане за всеки служител.
4	Натиснете Експорт за изтегляне на данните при необходимост.	Файлът се изтегля в избрания формат.

Права за достъп

Роля	Преглед на собствен Attendance	Старт/Край на своя смяна	Преглед на Attendance на екипа	Управление на настройките на Attendance
Служител	Да	Да	Не	Не
Manager	Да	Да	Да (всички)	Не
Administrator	Да	Да	Да (всички)	Да
Owner	Да	Да	Да (всички)	Да

Често задавани въпроси

В1: Работи ли модулът Присъствие на мобилни устройства?
Да. Служителите могат да стартират и приключват смени от мобилното приложение на Shifton. Бутоните Започване на смяна / Край на смяна се появяват на Dashboard след активиране на модула и включване на „Allow Начало на смяна from mobile” в настройките му.

В2: Модулът Присъствие е активен, но бутонът Започване на смяна не се показва в приложението — защо?
Проверете три неща: (1) „Allow Начало на смяна from mobile” е включено в Modules → Настройки → Attendance; (2) служителят е излязъл и влязъл отново в приложението, за да обнови настройките след промяната; (3) служителят има насрочена смяна за днес.

В3: Какво се счита за „закъснение”?
Ако е зададен толеранционен период (напр. 5 минути), служителят се отбелязва като закъснял само ако стартира смяната си повече от толкова минути след планираното начало. Пристигането с 4 минути закъснение при толеранционен период от 5 минути не се счита за закъснение.

В4: Какво се случва, ако служителят забрави да приключи смяната си?
Смяната остава отворена, докато служителят не я приключи ръчно или мениджър не я затвори. Можете да конфигурирате известия, напомнящи на служителите за отворени смени.

В5: Могат ли служителите да стартират смени, които не са в графика?
Да, ако опцията Непланирана смянаs е активирана в настройките на модула Attendance. Непланираните смени ще се появят в падащото меню Attendance за стартиране от служителя. Вижте статията Непланирани смени за подробности.

В6: Колко струва модулът Присъствие?
$1 на служител на месец, с 30-дневен безплатен пробен период. Можете да го активирате или деактивирате по всяко време от страницата Modules.

В7: Изисква ли се модулът Присъствие за други функции?
Да. Модулът Контрол на местоположението на работа изисква Attendance да е активен. Контрол на местоположението на работа не може да се активира без Attendance в режим Office.

Възможни проблеми и решения

Проблем	Възможна причина	Решение
Бутонът „Attendance” не се вижда в горната лента	Модулът Attendance не е активиран.	Отидете в Настройки > Модули и активирайте модула Attendance.
Служителят не може да стартира смяна	Няма публикуван график за служителя и непланираните смени са изключени.	Публикувайте график за служителя или активирайте непланираните смени в настройките на Attendance.
Планираните и реалните часове не се показват в отчетите	Графикът не е бил публикуван преди извършване на смяната.	Уверете се, че графиците са публикувани преди началото на смените, за да може системата да сравнява часовете.
Липсват данни за Attendance за някои служители	Тези служители може да не са назначени към проект.	Назначете служителите към съответния проект в настройките на Служители.
Активирането на модула се проваля	Проблем с плащането или недостатъчни права.	Проверете статуса на абонамента и се уверете, че имате Owner или Administrator достъп за активиране на модули.