Създаване на График по Наличност на Служителите

Генерирайте смени автоматично въз основа на това кога служителите са посочили, че са на разположение за работа. Този тип график гарантира, че само наличните служители са назначени на смени.

Какво е това?

Типът По наличност график използва автоматично разпределение за изграждане на смени, като проверява настройките за наличност на всеки служител. Вместо да присвоява фиксирани часове на всички, този тип зачита дните и часовете, които всеки член на екипа е отбелязал като налични в профила си.

Това е особено полезно за екипи на непълно работно време, търговски предприятия или всяка организация, в която служителите имат различни графици и предпочитания.

Важно: Служителите задължително трябва да са конфигурирали наличността си предварително. Ако даден служител няма зададена наличност, той няма да получи никакви смени от този тип график.

Предварителни изисквания

#	Изискване	Подробности
1	Активен акаунт в Shifton	Трябва да имате регистриран акаунт на компанията
2	Роля Admin, Owner или Manager	Необходими са ви права за създаване на графици
3	Проект с назначени служители	Графикът трябва да е свързан с проект, в който има служители
4	Конфигурирана наличност на служителите	Всеки служител трябва да е задал наличността си в профила си преди създаването на графика

Инструкции стъпка по стъпка

Преди да започнете: Проверете наличността на служителите

Навигирайте до профила на всеки служител.

Потвърдете, че разделът Наличност е попълнен с предпочитаните работни дни и часове.

Ако наличността не е зададена, помолете служителите да актуализират профилите си или го направете вместо тях (ако имате права за редактиране).

Стъпка 1: Основна информация

Навигирайте до Графици в страничната лента и кликнете + Добави график.

Попълнете полетата с основна информация:

Поле	Задължително	Описание
Въведете наименование на графика	Да	Описателно заглавие (напр. „Екип Търговия — Наличност Април”)
Цвят	Не	Изберете цвят за идентификация на графика
Изберете проект	Да	Изберете проекта, към който принадлежи графикът
Изберете дати	Да	Задайте началната и крайната дата — максимум 3 месеца
Базова ставка на заплащане на служителя	Не	Базова почасова ставка за смените в този график
Изберете тип контрол на седмицата	Да	Как се обработват извънредните часове: Разреши с потвърждение (по подразбиране) / Разреши / Забрани

Под тези полета има раздел с разрешения за действия на служителите (отметки). Вижте статията Настройки и разрешения на графика.

Кликнете Напред, за да продължите.

Стъпка 2: Избор на тип на графика

На екрана за избор на тип на графика изберете По наличност (автоматично разпределение).

„Генерира графици, като проверява настройките за наличност на служителите. Смените се присвояват на служители с предпочитани работни часове, което позволява по-точно генериране на графици и избягване на престои.”

Забележка: Служителите трябва да имат конфигурирана наличност.

Кликнете Напред. Графикът е създаден.

След създаването: Добавяне на служители

Кликнете върху наименованието на графика, за да го отворите.

Отидете в раздела Добави служители.

Изберете служителите и кликнете Добави. Системата ще зачете наличността на всеки служител при генерирането на смените.

След създаването: Добавяне на смени и публикуване

Добавяйте смени чрез График на Компанията, използвайки масово добавяне или ръчно въвеждане.

Кликнете Публикувай и уведоми служителите, за да могат служителите да виждат смените си.

Права за достъп

Роля	Преглед на графика	Създаване на графика	Редактиране на смени	Задаване на наличност на служителя
Собственик	Да	Да	Да	Да (всички служители)
Админ	Да	Да	Да	Да (всички служители)
Мениджър	Да (назначени проекти)	Да (назначени проекти)	Да (назначени проекти)	Да (назначени служители)
Служител	Да (само собствени смени)	Не	Не	Да (само собствена наличност)

Често задавани въпроси

В: Какво се случва, ако служителят не е задал наличността си?
О: Системата няма да прилага ограничения за наличност за този служител — той може да бъде назначен на произволна смяна. Уверете се, че всички служители са актуализирали наличността си преди да създадете графика.

В: Могат ли служителите да актуализират наличността си след създаването на графика?
О: Да, служителите могат да актуализират наличността си по всяко време. Промените в наличността обаче не актуализират автоматично съществуващ график. Ще трябва ръчно да коригирате смените или да пресъздадете графика.

В: Как системата се справя с припокриваща се наличност между служителите?
О: Когато множество служители са налични за един и същи времеви слот, Shifton разпределя смените, за да балансира натоварването между всички налични членове на екипа.

В: Какво ако никой служител не е наличен за конкретен ден?
О: Този ден няма да има присвоени смени. Ще трябва или ръчно да добавите смяна, или да помолите служителите да актуализират наличността си, за да покрият този ден.

В: Смените не са видими за служителите — защо?
О: Смените трябва да бъдат публикувани. Кликнете Публикувай и уведоми служителите на страницата на графика. До публикуването само мениджърите могат да виждат смените.

Възможни проблеми и решения

Проблем	Възможна причина	Решение
Не са генерирани смени за нито един служител	Никой от служителите няма конфигурирана наличност	Проверете дали служителите са задали наличността си в профилите си
Някои служители не са получили смени	Тези служители не са задали наличността си или имат много ограничени часове	Помолете ги да актуализират настройките си за наличност
Твърде много смени са присвоени на един служител	Другите служители имат ограничена наличност, причинявайки неравномерно разпределение	Прегледайте и балансирайте наличността в целия екип, или задайте максимални лимити за смени
Графикът не отразява скорошните промени в наличността	Графикът е създаден преди актуализиране на наличността	Пресъздайте графика или ръчно добавете липсващите смени
Смените се припокриват с исканията за отпуск на служители	Наличността и отпуските се управляват отделно	Прегледайте исканията за отпуск и коригирайте смените след създаването на графика