Създаване на Разширен График

Изградете графици с различен брой работни места за всяка смяна. Типът Разширен график е проектиран за предприятия, в които ежедневните операции са разделени на множество смени с различни нужди от персонал.

Какво е това?

Типът Разширен график използва автоматично разпределение за създаване на смени, при което всеки времеви слот може да има различен брой необходими служители (работни места). За разлика от типа Базов, при който на всички се присвояват едни и същи часове, типът Разширен ви позволява да определите колко хора са необходими по време на всеки период на смяна.

Това е идеален избор за производствени предприятия, болници, колцентрове или всяка операция, работеща с множество смени на ден с различни изисквания за покритие.

Предварителни изисквания

#	Изискване	Подробности
1	Активен акаунт в Shifton	Трябва да имате регистриран акаунт на компанията
2	Роля Admin, Owner или Manager	Необходими са ви права за създаване на графици
3	Проект с достатъчно назначени служители	Необходим е достатъчен персонал за покриване на всички дефинирани работни места

Инструкции стъпка по стъпка

Стъпка 1: Основна информация

Навигирайте до Графици в страничната лента и кликнете + Добави график.

Попълнете полетата с основна информация:

Поле	Задължително	Описание
Въведете наименование на графика	Да	Описателно заглавие (напр. „Склад — 3-сменна ротация”)
Цвят	Не	Изберете цвят за идентификация на графика
Изберете проект	Да	Изберете проекта, към който принадлежи графикът
Изберете дати	Да	Задайте началната и крайната дата — максимум 3 месеца
Базова ставка на заплащане на служителя	Не	Базова почасова ставка за смените в този график
Изберете тип контрол на седмицата	Да	Как се обработват извънредните часове: Разреши с потвърждение (по подразбиране) / Разреши / Забрани

Под тези полета има раздел с разрешения за действия на служителите (отметки). Вижте статията Настройки и разрешения на графика.

Кликнете Напред, за да продължите.

Стъпка 2: Избор на тип на графика

На екрана за избор на тип на графика изберете Разширен (автоматично разпределение).

„Предлага генериране на графици, което позволява създаване на множество работни смени с различен брой работни места за всяка от тях. Идеалното решение за предприятия, изискващи ежедневната работа да бъде разделена на смени.”

Кликнете Напред. Графикът е създаден.

След създаването: Конфигуриране на шаблони за смени

Типът Разширен е проектиран да поддържа множество шаблони за смени, всеки с различен брой необходими работни места на смяна. След създаването:

Кликнете върху наименованието на графика, за да го отворите.

Отидете в раздела Шаблони за смени, за да дефинирате всеки тип смяна (напр. сутринта, следобед, нощем) и броя на необходимия персонал за всяка.

Отидете в раздела Добави служители, за да добавите служители.

След създаването: Добавяне на смени и публикуване

Добавяйте смени чрез График на Компанията, използвайки масово добавяне или ръчно въвеждане.

Кликнете Публикувай и уведоми служителите, за да могат служителите да виждат смените си.

Права за достъп

Роля	Преглед на графика	Създаване на Разширен График	Редактиране на смени	Изтриване на графика
Собственик	Да	Да	Да	Да
Админ	Да	Да	Да	Да
Мениджър	Да (назначени проекти)	Да (назначени проекти)	Да (назначени проекти)	Да (назначени проекти)
Служител	Да (само собствени смени)	Не	Не	Не

Често задавани въпроси

В: Кога да използвам Разширен вместо Базов?
О: Използвайте Разширен, когато операцията ви изисква различен брой служители в различно време на деня. Например, ако се нуждаете от 5 души сутрин, 8 следобед и 3 нощем, Разширен е правилният избор. Ако всички работят по едни и същи часове, Базов е по-простото решение.

В: Мога ли да задам различен брой работни места за различните дни от седмицата?
О: Разширеният график прилага една и съща структура на смените за всички избрани работни дни. Ако се нуждаете от различно ниво на персонал в различни дни, обмислете създаването на отделни графици за тези групи от дни.

В: Как смянаon решава кои служители получават кои смени?
О: Системата разпределя служителите автоматично, за да балансира натоварването. Можете да правите ръчни корекции след генерирането на графика.

В: Какво се случва, ако нямам достатъчно служители за запълване на всички работни места?
О: Shifton ще запълни колкото е възможно повече слотове с наличните служители. Незапълнените работни места ще се появят като отворени смени, които можете да присвоите по-късно или от които служителите могат да се заявят.

В: Могат ли смените в един и същи график да имат различна продължителност?
О: Да. Всеки период на смяна може да има собствено начално и крайно време и настройки за почивка, така че смените не е необходимо да са с еднаква продължителност.

Възможни проблеми и решения

Проблем	Възможна причина	Решение
Недостатъчно служители назначени на смени	Проектът има по-малко служители от общия брой дефинирани работни места	Добавете повече служители в проекта или намалете броя на работните места
Смените се припокриват по време	Времевите диапазони на смените не са правилно наредени	Коригирайте началното и крайното време, за да не се припокриват смените
Служителите са назначени на последователни смени	Системата може да назначи последователни смени, ако наличността го позволява	Ръчно коригирайте назначенията, за да осигурите достатъчни периоди за почивка
Не може да се зададе повече от определен брой смени на ден	Ограничение на конфигурацията на системата	Проверете дали планът ви поддържа необходимия брой смени
Графикът показва неравномерно разпределение	Неравен брой служители по длъжности или ограничения на наличността	Прегледайте назначенията и наличността на служителите, след което ръчно балансирайте