Шаблони за дейности

Управлявайте шаблони за дейности за многократна употреба, за да ускорите създаването на дейности и да осигурите последователност в цялата организация.

Какво представлява това?

Шаблоните за дейности са предварително конфигурирани дефиниции на дейности, които можете да използвате многократно при създаване на нови дейности. Вместо да попълвате едни и същи детайли всеки път — като наименование на дейността, продължителност по подразбиране, проект и бележки — ги запазвате като шаблон и ги прилагате с няколко кликвания.

Шаблоните се управляват от раздела Шаблони за активност на страницата Activity (до раздела Calendar). След като бъдат създадени, шаблоните са достъпни при всяко създаване на нова дейност, индивидуално или групово.

Предварителни изисквания

#	Изискване	Детайли
1	Достъп до страницата Activity	Трябва да имате достъп до функцията Activity.
2	Роля Manager, Administrator или Owner	Управлението на шаблони изисква повишени права.
3	Конфигурирани проекти	Шаблоните може да препращат към конкретни проекти.

Инструкции стъпка по стъпка

Навигиране до шаблоните за дейности

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	Отидете на страницата Дейност от левия навигационен панел.	Страницата Activity се зарежда с активния раздел Calendar.
2	Кликнете раздела Шаблони за активност (до раздела Calendar).	Отваря се изгледът Шаблони за активност, показващ списък на съществуващи шаблони (ако има такива).

Създаване на нов шаблон

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	В раздела Шаблони за активност кликнете Създай Шаблон (или бутона +).	Отваря се форма за създаване на шаблон.
2	Въведете наименованието на шаблона — описателен етикет за този тип дейност.	Полето за наименование е попълнено.
3	Задайте продължителност по подразбиране за дейностите, създадени от този шаблон.	Продължителността е конфигурирана.
4	Изберете проекта, с който е свързан шаблонът (ако е приложимо).	Проектът е свързан.
5	Добавете бележки или инструкции по подразбиране, които да се появяват в дейностите, създадени от шаблона.	Бележките се запазват като част от шаблона.
6	Конфигурирайте допълнителни полета при необходимост (местоположение, изисквания за длъжност и др.).	Всички релевантни стойности по подразбиране са зададени.
7	Кликнете Запази.	Шаблонът е създаден и се появява в списъка с шаблони.

Редактиране на съществуващ шаблон

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	В раздела Шаблони за активност намерете шаблона, който искате да редактирате.	Редът с шаблона е видим.
2	Кликнете бутона Редактиране (иконата с молив) до шаблона.	Формата на шаблона се отваря в режим на редактиране с текущите стойности попълнени предварително.
3	Направете промените в желаните полета.	Полетата са актуализирани.
4	Кликнете Запази.	Шаблонът е актуализиран. Съществуващите дейности, създадени от него, не са засегнати.

Изтриване на шаблон

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	В раздела Шаблони за активност намерете шаблона за изтриване.	Редът с шаблона е видим.
2	Кликнете бутона Изтриване (иконата с кошче) до шаблона.	Появява се диалог за потвърждение.
3	Потвърдете изтриването.	Шаблонът е премахнат от списъка. Дейностите, създадени преди от него, остават непроменени.

Използване на шаблон при създаване на дейност

Стъпка	Действие	Очакван резултат
1	В Календар на дейностите кликнете Създайте дейност.	Отваря се формата за създаване на дейност.
2	Изберете шаблон от падащото меню или полето за избор.	Формата автоматично се попълва със стойностите по подразбиране на шаблона (наименование, продължителност, проект, бележки).
3	Коригирайте полетата при необходимост (напр. сменете датата, назначете конкретен служител).	Полетата са персонализирани за този екземпляр.
4	Кликнете Запази.	Нова дейност е създадена въз основа на шаблона.

Справка за полетата на шаблона

Поле	Задължително	Описание
Име на шаблон	Да	Описателен етикет за шаблона.
Default duration	Да	Предварително зададена продължителност за дейностите, създадени от шаблона.
Project	Не	Проектът по подразбиране, с който да се свърже дейността.
Notes/Instructions	Не	Текст по подразбиране, който се появява в полето за бележки на дейността.
Location	Не	Работното място по подразбиране за дейността.
Position	Не	Длъжността, необходима за дейността (използва се при разпределение).

Права за достъп

Роля	Преглед на шаблони	Създаване на шаблони	Редактиране на шаблони	Изтриване на шаблони
Employee	Не	Не	Не	Не
Manager	Да	Да	Да	Да
Administrator	Да	Да	Да	Да
Owner	Да	Да	Да	Да

Често задавани въпроси

В1: Ако актуализирам шаблон, ще се променят ли съществуващите дейности?
Не. Съществуващите дейности, създадени от шаблона, остават непроменени. Актуализациите на шаблона засягат само новите дейности, създадени от него занапред.

В2: Мога ли да имам множество шаблони за един и същ проект?
Да. Можете да създадете толкова шаблони, колкото ви трябват, дори в рамките на един и същ проект. Например, може да имате отделни шаблони за „Сутрешна проверка”, „Следобедна доставка” и „Отчет в края на деня” — всички под един проект.

В3: Мога ли да дублирам шаблон?
Ако е налична опция за дублиране, можете да копирате съществуващ шаблон и да го промените. В противен случай създайте нов шаблон и въведете ръчно подобни стойности.

В4: Шаблоните споделени ли са за всички проекти?
Шаблоните са достъпни в цялата компания. Ако шаблон е свързан с конкретен проект, той ще бъде зададен по подразбиране за него при използване, но можете да промените проекта при създаване на дейност.

Възможни проблеми и решения

Проблем	Възможна причина	Решение
Бутонът „Create template” не се вижда	Недостатъчни права.	Само ролите Manager, Administrator или Owner могат да създават шаблони. Свържете се с Administrator.
Полетата на шаблона не отговарят на нуждите ми	Формата може да има допълнителни полета, скрити зад превключвател „Advanced”.	Потърсете раздел за разгъване или разширени опции във формата на шаблона.
Изтритият шаблон продължава да се появява в списъка	Проблем с кеша на браузъра.	Презаредете страницата. Шаблонът трябва да изчезне.
Падащото меню за шаблони е празно при създаване на дейност	Не са създадени шаблони.	Отидете в раздела Шаблони за активност и създайте поне един шаблон.
При шаблона са приложени грешни стойности по подразбиране	Шаблонът може да съдържа остарели стойности.	Редактирайте шаблона, за да актуализирате стойностите му по подразбиране.