Статуси на смени

Когато модулът Присъствие е активиран, служителите трябва да стартират и приключват смените си с помощта на бутона в мобилното приложение и/или уеб версията (тази опция се задава в настройките на модула Присъствие).

Всяка смяна, чието планирано време вече е започнало или приключило, ще показва цветен индикатор за статус — вертикална ивица в левия край на блока на смяната.

Индикатори за статус

Сива ивица — Отсъстващ

Служителят не е натиснал Старт на смяна и следователно не е натиснал Край на смяна.

Кликването върху смяната отваря детайлите, където можете да видите статуса и да го промените ръчно:
– Поле Закъснение / Отсъствие → стойност: Отсъстващ

Оранжева ивица — Закъснение (зададено ръчно)

Изисква активирана опция „Записване на времето на закъснение” в настройките на модула Присъствие.

Оранжева ивица означава, че служителят е маркиран като закъснял, и това е зададено ръчно от мениджър. Кликването върху смяната ви позволява да коригирате или премахнете закъснението (промяна на броя часове/минути).

Жълта ивица — Смяна в ход

Служителят е натиснал Старт на смяна и смяната в момента е в ход (все още не е приключила).

Зелена ивица — Смяна завършена

Служителят е натиснал и Старт на смяна, и Край на смяна — смяната е напълно завършена.

Фиолетова ивица — Ранно напускане

Изисква активирана опция „Записване на ранни напускания на служителя” в настройките на модула Присъствие.

Фиолетова ивица означава, че служителят е завършил смяната си преди планираното време на край. Системата записва колко време рано е напуснал служителят.

Кликването върху смяната отваря детайлите, където можете да видите:
– Бутона Ранно напускане подчертан в раздела Редактиране
– Полето Ранно напускане на показващо часове и минути (например 03:45)

Комбинирани индикатори за статус

Смените могат да показват две ивици едновременно, указващи комбинация от статуси:

Жълта + Оранжева — В ход, но закъснял

Условие: Проследяването на закъснения е активирано, времето на смяната е започнало, но служителят все още не е натиснал Старт на смяна.

Системата записва закъснението в реално време, докато чака служителят да стартира.

Зелена + Оранжева — Завършена, но с закъснение

Условие: Служителят е натиснал Старт на смяна, но го е направил по-късно от планираното начално време.

Смяната е стартирана и завършена, но с регистрирано закъснение.

Зелена + Фиолетова — Завършена, но с ранно напускане

Условие: Служителят е натиснал Старт на смяна навремо, но е натиснал Край на смяна преди планираното време на край.

Смяната е стартирана и завършена, но служителят е напуснал преди времето, когато смяната е трябвало да приключи.

Зелена + Оранжева + Фиолетова — Завършена, закъсняла и рано напуснала

Условие: Служителят е стартирал закъсняло и е завършил рано. Всички три индикатора са регистрирани.

Обобщителна таблица

Цвят на ивицата	Значение
Сива	Отсъстващ — служителят не е стартирал смяната
Оранжева	Закъснение — зададено ръчно или автоматично записано
Жълта	Смяна в ход (натиснат Старт, все още не е приключена)
Зелена	Смяна завършена (натиснати и Старт, и Край)
Фиолетова	Ранно напускане — служителят е завършил смяната преди планираното време
Жълта + Оранжева	Времето на смяната е започнало, служителят не е натиснал Старт (проследяването на закъснения е включено)
Зелена + Оранжева	Служителят е стартирал и завършил смяната, но е пристигнал закъснял
Зелена + Фиолетова	Служителят е завършил смяната, но е напуснал преди планираното време
Зелена + Оранжева + Фиолетова	Служителят е дошъл закъсняло и също е напуснал рано

Ръчна промяна на статус

Кликнете върху блока на смяната.

Отидете в раздела Действия по смяна.

Намерете полето Закъснение / Отсъствие — сменете стойността (Отсъстващ, Закъснение) и задайте времето при необходимост.

Можете също да коригирате Ранно напускане в същата форма.

Кликнете Запазване.

Именувани статусни състояния

В допълнение към индикаторите с цветни ивици, смените имат следните именувани статуси:

Наименование на статуса	Значение
Планирана	Смяната предстои и служителят все още не се е регистрирал. По подразбиране за новосъздадени смени.
Активна	Служителят е натиснал Старт на смяна — смяната е в момента в ход.
Завършена	Служителят е натиснал и Старт на смяна, и Край на смяна — смяната е приключена и часовете са регистрирани.
Пропусната	Датата на смяната е минала и служителят никога не я е стартирал. Видима само когато модулът Присъствие е активен.
Свободна	Неназначена смяна в зоната Свободни смени, която може да бъде поета от всеки подходящ служител.

Предварителни изисквания

Модулът Присъствие трябва да е активиран.

За оранжева ивица (проследяване на закъснения): опцията „Записване на времето на закъснение” трябва да е активирана в настройките на модула Присъствие.

Служителите трябва да използват бутона Старт/Край на смяна (уеб или мобилно приложение), за да се появяват статусите автоматично.

Често задавани въпроси

В: Видими ли са статусите на смените без модула Присъствие?
О: Не. Цветните индикатори за статус се появяват само когато модулът Присъствие е активиран.

В: Смяна показва статус „Пропусната” — какво да правя?
О: Служителят не е натиснал Старт на смяна. Мениджърът може ръчно да промени статуса: кликнете върху смяната → раздел Действия по смяна → задайте Закъснение/Отсъствие.

В: Как да маркирам служител като отсъстващ?
О: Кликнете върху смяната → раздел Действия по смяна → поле Закъснение / Отсъствие → изберете Отсъстващ → Запазване.

В: Какво означава жълта + оранжева ивица?
О: Времето на смяната вече е започнало, но служителят все още не е натиснал Старт на смяна и закъснението се записва от настройките на модула Присъствие.

В: Може ли закъснението да се маркира автоматично без ръчна намеса?
О: Да. В настройките на модула Присъствие активирайте Записване на времето на закъснение — системата автоматично ще регистрира закъснението.

В: Как изглежда смяна в статус „Планирана” в решетката на графика?
О: Обикновен цветен блок без вертикална ивица за статус — като преди началото на смяната. Ивицата се появява само когато времето на смяната е започнало.

В: Какво се случва, ако служителят не натисне Край на смяна?
О: Смяната остава в статус Активна (жълта ивица). Мениджърът получава известие (ако настройката е активирана) или системата автоматично затваря смяната.

В: Зелена + оранжева ивица — смяната завършена ли е?
О: Да, завършена е. Зеленото означава, че са натиснати и Старт, и Край. Оранжевото означава, че стартът е бил по-късно от планираното.

В: Могат ли служителите да виждат статусите на смените на другите служители?
О: Не. Служителите могат да виждат само статусите на собствените си смени.

В: Статусът е „Завършена”, но времето в отчета се различава от планираното.
О: Когато опцията Промяна на времето на събитието в Присъствие е активирана, действителните начален и краен час се записват. Разликата между планирано и действително се отразява в отчета.

В: Как да намеря точното час на влизане и излизане на служителя?
О: Кликнете върху смяната → Преглед на журнал на смяна — историята на събитията показва точното час на всяко действие (Старт, Край, почивки).

В: Какво е полето „Ранно напускане” в Действия по смяна?
О: Записва ранно напускане — служителят е приключил смяната по-рано от планираното. Активирайте Записване на ранните напускания на служители в настройките на Присъствие за автоматично записване.

В: Как да филтрирам графика по статус на смяна?
О: Ляв панел → Филтри → Избор на статус на смяна → изберете желания статус (Планирана, Активна, Завършена, Пропусната).

В: Влияе ли статусът „Пропусната” на заплатата на служителя?
О: Да. Пропусната смяна не се отчита като отработено време в отчета за заплати.

В: Показват ли се статусите на смените в мобилното приложение?
О: Да. Служителят вижда цветни индикатори за статус на своите смени в мобилното приложение.