Поемане на свободна смяна

Служителите могат да поемат достъпни смени от реда Отворени смени, запълвайки пропуски в разписанието по собствена инициатива.

Какво представлява?

Свободните смени са незаети смени, които се появяват в специален ред Отворени смени в горната част на разписанието. Когато тази функция е активирана, служителите могат да преглеждат достъпните свободни смени и да заявят поемането на такава. В зависимост от настройките ви, назначението може да се случи автоматично или да изисква потвърждение от Manager. Това помага за бързото запълване на пропуски в разписанието, без Manager-ите да трябва ръчно да назначават всяка смяна.

Предварителни изисквания

Изискване	Подробности
Модул	Модулът Schedules трябва да е активен
Настройка	„Позволете на служителите да поемат задачи от списъка с отворени задачи” трябва да е активирано
Свободни смени	Трябва да съществува поне една свободна смяна в разписанието

Инструкции стъпка по стъпка

Активиране на функцията (Manager/Administrator)

Навигирайте до Графици от лявата странична лента.

Отворете съответното разписание и кликнете Настройки (икона на зъбно колело).

Намерете опцията „Позволете на служителите да поемат задачи от списъка с отворени задачи” и я активирайте.

По желание активирайте „Require Мениджър потвърждение”, ако искате да преглеждате заявките преди финализирането им.

Запазете настройките.

Настройка	Ефект
Позволете на служителите да поемат задачи от списъка с отворени задачи	Служителите виждат опция „Вземи смяна” на свободните смени
Require manager confirmation	Заявките отиват в опашка за чакане за преглед от Manager преди назначаването

Поемане на свободна смяна (Служител)

Отворете изгледа на разписанието си.

Погледнете реда Отворени смени в горната част на разписанието.

Кликнете върху достъпна свободна смяна.

Прегледайте подробностите за смяната (дата, час, позиция, местоположение).

Кликнете „Вземи смяна” или „Заявка смяна” (в зависимост от това дали е необходимо потвърждение от Manager).

Ако е необходимо потвърждение, заявката преминава в статус на чакане. Ако не е необходимо, смяната незабавно ви се назначава.

Одобрение на заявка за свободна смяна (Manager)

Ако е активирано потвърждение от Manager, отворете раздела Табло > Заявки на служители > Отворени смени.

Прегледайте чакащата заявка, включително служителя и подробностите за смяната.

Кликнете Одобряване, за да назначите смяната на служителя, или Отхвърляне, за да откажете заявката.

Служителят получава известие за решението.

Права за достъп

Роля	Активиране на настройката	Поемане на свободна смяна	Одобрение/Отказ на заявка
Owner	Да	Да	Да
Administrator	Да	Да	Да
Manager	Да (назначени разписания)	Да	Да (назначени разписания)
Employee	Не	Да (когато е активирано)	Не

Често задавани въпроси

В: Могат ли множество служители да заявят едно и също свободно смяна?
О: Да. Когато е необходимо потвърждение от Manager, множество служители могат да подадат заявки за една и съща смяна, а Manager-ът решава кой я получава. Без потвърждение, първият служител, заявил смяната, я получава.

В: Ще получа ли известие, когато станат достъпни свободни смени?
О: Зависи от настройките за известия на компанията. Попитайте Manager-а дали известията за свободни смени са активирани за екипа ви.

В: Мога ли да поема свободна смяна, която се припокрива с моята съществуваща смяна?
О: Shifton обикновено ще ви предупреди за конфликти в разписанието. Припокриващите се смени може да бъдат блокирани в зависимост от настройките на разписанието.

В: За кои позиции мога да поемам свободни смени?
О: Можете да поемате само свободни смени, съответстващи на позиции, за които сте квалифицирани. Ако дадена смяна изисква позиция, която не притежавате, тя няма да бъде достъпна за вас.

В: Мога ли да отменя заявката си след подаването й?
О: Ако заявката все още чака одобрение от Manager, може да можете да я отмените. След одобрение и назначаване се свържете с Manager-а, за да направите промени.

Възможни проблеми и решения

Проблем	Възможна причина	Решение
Не се виждат свободни смени	Няма незаети смени в разписанието	Свободните смени трябва да бъдат създадени от Manager или публикувани от друг служител
Бутонът „Вземи смяна” не се показва	Функцията е деактивирана в настройките на разписанието	Помолете Administrator да активира „Позволете на служителите да поемат задачи от списъка с отворени задачи”
Заявката е заседнала в чакане	Manager-ът все още не е прегледал заявката	Свържете се с Manager-а, за да прегледа чакащите заявки за свободни смени
Предупреждение за конфликт при поемане на смяна	Свободната смяна се припокрива с вашето съществуващо разписание	Изберете смяна, която не конфликтира, или помолете Manager-а за помощ
Смяната е поета от друг	Друг служител я е поел пръв (режим без потвърждение)	Проверете за други достъпни свободни смени или помолете Manager-а да създаде нова
Редът Отворени смени не се вижда	Редът може да е скрит в настройките за показване	Проверете опциите Покажи/Скрий на разписанието, за да се уверите, че редът Отворени смени е видим