Заявка за създаване на смяна

Служителите могат да заявят създаването на собствени смени, предлагайки работно время, съответстващо на тяхната наличност.

Какво представлява?

Функцията за заявка за създаване на смяна позволява на служителите да предлагат нови смени за себе си директно от разписанието. Вместо да чакат Manager-ът да изгради всяка смяна, служителите могат да предложат кога биха искали да работят. Заявката преминава през процес на одобрение и след одобрение смяната се добавя към разписанието. Особено полезно е в гъвкави работни среди, където служителите имат променлива наличност.

Предварителни изисквания

Изискване	Подробности
Модул	Модулът Schedules трябва да е активен
Настройка	„Позволете на служителите да създават свои собствени смени” трябва да е активирано в настройките на разписанието
Разписание	Служителят трябва да е назначен към разписанието

Инструкции стъпка по стъпка

Активиране на заявките за създаване на смени (Manager/Administrator)

Навигирайте до Графици от лявата странична лента.

Отворете разписанието, което искате да конфигурирате, и кликнете Настройки (икона на зъбно колело).

Намерете опцията „Позволете на служителите да създават свои собствени смени”.

Активирайте превключвателя.

Запазете настройките.

Подаване на заявка за създаване на смяна (Служител)

Отворете изгледа на разписанието.

Кликнете върху слота за дата/час, за който искате да създадете смяна.

Изберете „Заявка new смяна” от наличните опции.

Попълнете подробностите за смяната:

Поле	Описание
Дата	Датата на предложената смяна
Начално време	Кога трябва да започне смяната
Крайно време	Кога трябва да завърши смяната
Позиция	Вашата позиция за тази смяна (ако е приложимо)
Коментарий	Незадължителна бележка, обясняваща заявката

Кликнете Изпрати, за да изпратите заявката за одобрение.

Одобрение на заявка за създаване на смяна (Manager)

Навигирайте до Табло или раздела Заявки.

Намерете чакащата заявка за създаване на смяна.

Прегледайте предложените подробности за смяната (дата, час, служител, позиция).

Кликнете Одобряване, за да добавите смяната към разписанието, или Отхвърляне, за да откажете заявката.

Служителят получава известие за решението.

Права за достъп

Роля	Активиране на настройката	Заявка за създаване на смяна	Одобрение/Отказ
Owner	Да	Да	Да
Administrator	Да	Да	Да
Manager	Да (назначени разписания)	Да	Да (назначени разписания)
Employee	Не	Да (когато е активирано)	Не

Често задавани въпроси

В: Могат ли служителите да създават смени за произволна дата?
О: Служителите могат да заявяват смени само в рамките на активния период на разписанието. Не могат да създават смени за дати извън обхвата на датите на разписанието.

В: Има ли ограничение колко заявки за създаване на смяна може да подаде служителят?
О: Няма вградено ограничение. Въпреки това, Manager-ите могат да отхвърлят заявки, надвишаващи нуждите от персонал или конфликтиращи с съществуващите разписания.

В: Какво се случва, ако заявената смяна се припокрива с друга смяна?
О: Системата ще маркира конфликта. Manager-ът може да реши дали да одобри припокриващата се смяна или да я откаже.

В: Мога ли да редактирам заявка за създаване на смяна след подаването й?
О: Трябва да отмените оригиналната заявка и да подадете нова с актуализираните подробности.

Възможни проблеми и решения

Проблем	Възможна причина	Решение
Опцията „Request new shift” не е налична	Функцията е деактивирана в настройките на разписанието	Активирайте „Позволете на служителите да създават свои собствени смени” в настройките на разписанието
Заявката е отхвърлена без обяснение	Manager-ът е преценил, че смяната не е необходима	Поискайте обратна връзка от Manager-а и коригирайте заявката
Смяната не се появява след одобрение	Страницата не е опресната	Опреснете страницата с разписанието, за да видите новосъздадената смяна
Не можете да изберете дата	Датата е извън периода на разписанието	Проверете активния период на разписанието с Manager-а
Предупреждение за конфликт при подаване	Предложеното время се припокрива с друга смяна	Коригирайте началния или крайния час, за да избегнете припокриването