Заявки за размяна на смени

Размяната на смени позволява на служителите да разменят смени с колеги, давайки на екипа гъвкавост, при пълно покритие на разписанието.

Какво представлява?

Размяната на смени е заявка, при която един служител предлага да разменя смяната си с тази на друг служител. И двамата служители се съгласяват да работят на оригиналната смяна на другия. В зависимост от настройките на компанията, размяната може да се извърши автоматично или да изисква одобрение от Manager. Тази функция помага за намаляване на неявките и последните проблеми с персонала, като дава възможност на служителите сами да решават конфликтите в разписанието.

Предварителни изисквания

Изискване	Подробности
Модул	Модулът Schedules трябва да е активен
Настройка	„Разрешаване на размяна на смени” трябва да е активирано в настройките на разписанието
Служители	И двамата служители трябва да са назначени към едно и също разписание
Смени	И двамата служители трябва да имат публикувани смени за размяна

Инструкции стъпка по стъпка

Активиране на размяната на смени (Manager/Administrator)

Навигирайте до Графици от лявата странична лента.

Отворете разписанието, което искате да конфигурирате.

Кликнете Настройки (икона на зъбно колело) за това разписание.

Намерете опцията „Разрешаване на размяна на смени” и я активирайте.

По желание конфигурирайте следните свързани настройки:

Настройка	Описание
Require Мениджър потвърждение	Когато е активирано, заявките за размяна трябва да бъдат одобрени от Manager преди да влязат в сила
Ограничавам to same Позиция	Когато е активирано, служителите могат да разменят смени само с колеги, заемащи същата позиция

Запазете настройките на разписанието.

Заявка за размяна на смяна (Служител)

Отворете разписанието си и намерете смяната, която искате да размените.

Кликнете върху смяната, за да отворите подробностите за нея.

Изберете „Размяна на смяна” от наличните действия.

Прегледайте списъка с достъпни смени от другите служители.

Изберете смяната, която искате да поемете в замяна.

Добавете незадължителен коментар, обясняващ причината за размяната.

Кликнете Изпрати, за да изпратите заявката за размяна.

Отговор на заявка за размяна (Служител)

Когато друг служител поиска да размени с вас, ще получите известие.

Навигирайте до Заявки или кликнете известието, за да видите подробностите за размяната.

Прегледайте предложената размяна: вашата оригинална смяна и смяната, която ще получите.

Кликнете Приемам, за да се съгласите с размяната, или Откажи, за да я отхвърлите.

Одобрение на заявка за размяна (Manager)

Ако е необходимо потвърждение от Manager, заявката за размяна се появява в раздела Табло > Заявки на служители > Размяна на смени.

Прегледайте подробностите за двете смени и двамата служители.

Кликнете Одобряване, за да финализирате размяната, или Отхвърляне, за да я откажете.

И двамата служители получават известие за решението.

Права за достъп

Роля	Активиране на настройката	Заявка за размяна	Отговор на размяна	Одобрение/Отказ на размяна
Owner	Да	Да	Да	Да
Administrator	Да	Да	Да	Да
Manager	Да (назначени разписания)	Да	Да	Да (назначени разписания)
Employee	Не	Да	Да	Не

Често задавани въпроси

В: Могат ли служителите да разменят смени между различни проекти?
О: Не, размяната на смени е ограничена до смени в рамките на едно и също разписание. Служителите не могат да разменят смени между различни разписания или проекти.

В: Какво се случва, ако настройката „Ограничавам to same Позиция” е активирана?
О: Служителите ще виждат само кандидати за размяна, които заемат същата позиция. Това предотвратява ситуации, при които неквалифицирано лице за дадена роля покрива тази смяна.

В: Може ли заявка за размяна да бъде отменена след подаването й?
О: Да, служителят, инициирал размяната, може да отмени заявката, преди другият служител да я приеме. След приемането (и одобрението, ако се изисква), размяната е финализирана.

В: Обновява ли се автоматично разписанието на двамата служители след размяна?
О: Да. След като размяната е завършена (и одобрена, ако е необходимо потвърждение от Manager), разписанията на двамата служители се обновяват автоматично.

В: Ще бъдат ли уведомявани служителите за заявките за размяна?
О: Да. Известия се изпращат при заявка, приемане, отказ, одобрение или отхвърляне на размяна, в зависимост от настройките за известия на компанията.

Възможни проблеми и решения

Проблем	Възможна причина	Решение
Опцията „Размяна на смяна” не е налична	Размяната на смени е деактивирана в настройките на разписанието	Активирайте „Разрешаване на размяна на смени” в настройките на разписанието
Няма налични смени за размяна	Другите служители нямат смени в същото разписание или позиция	Проверете дали разписанието има множество служители с назначени смени
Заявката за размяна е заседнала в чакане	Изисква се потвърждение от Manager, но все още не е дадено	Напомнете на Manager-а да прегледа чакащата заявка
Служителят не може да вижда заявките за размяна	Известията са изключени	Проверете настройките за известия в профила на служителя
Размяна е отказана без причина	Manager-ът е отхвърлил заявката	Помолете Manager-а за обратна връзка; обмислете подаване на нова заявка с бележка
Смените не са обновени след одобрение	Страницата не е опресната	Опреснете страницата с разписанието, за да видите актуализираните назначения