Shifton Úkoly umožňuje přidávat do firmy nové zaměstnance, posílat jim pozvánky, importovat seznamy zaměstnanců a také zaměstnance propouštět a mazat. Všechny tyto akce se provádějí v části „Zaměstnanci“.
Chcete-li tuto část otevřít, klikněte v bočním menu na „Zaměstnanci“.
Na stránce se zobrazují zaměstnanci s těmito stavy:
- Pozván — zaměstnanec má přístup ke svému účtu.
- Pozvánka čeká na vyřízení — pozvánka byla odeslána, ale ještě nebyla přijata.
- Nepozván — pozvánka nebyla odeslána; je nutné zadat telefonní číslo nebo email.
Přidání zaměstnance ručně
- Klikněte na „Přidat zaměstnance“.
- V bočním panelu vyplňte pole: jméno a příjmení, mobilní telefonní číslo, e-mailovou adresu a datum, kdy zaměstnanec začíná pracovat.
- Klikněte na „Odeslat pozvánku“.
Pravidla pro posílání pozvánek:
- Pokud je zaměstnanec už zaregistrovaný, pozvánka se odešle na jeho email.
- Pokud zaměstnanec ještě zaregistrovaný není, dostane odkaz k registraci přes SMS nebo email.
- Na jedno telefonní číslo lze odeslat nejvýše 3 SMS za den.
- Abyste mohli pozvánky posílat, musí být vaše telefonní číslo potvrzené a k účtu musí být připojená platební karta s aktivním měsíčním předplatným.
Po kliknutí na „Přidat“ budou profily zaměstnanců vytvořeny. Zaměstnanci získají přístup ke svým účtům po dokončení registrace.
Přidávání zaměstnanců importem souboru
- Otevřete část „Zaměstnanci“.
- Klikněte na „Import“.
- V bočním panelu uvidíte příklad požadovaného formátu dat.
- Stáhněte si šablonu pomocí „Stáhnout šablonu“ a vyplňte ji.
- Klikněte na „Vybrat soubor“ a nahrajte soubor ve formátu .CSV nebo .XLSX.
- Klikněte na „Importujte soubor“.
- Přiřaďte sloupce svého souboru k polím systému v Shiftonu.
- Zaškrtněte políčko, pokud chcete rovnou odeslat pozvánky.
- Klikněte na „Uložit“.
Po uložení budou profily zaměstnanců vytvořeny. Do systému se budou moci přihlásit, jakmile dokončí registraci.
Propuštění zaměstnance
Propustit zaměstnance může pouze vlastník firmy nebo administrátor.
- Klikněte na ikonu koše u zaměstnance.
- Vyberte datum propuštění.
- Klikněte na „Propustit“.
Po propuštění:
- Přístup zaměstnance k účtu firmy bude odebrán.
- Nebude se moci přihlásit do systému z žádného zařízení.
Smazání zaměstnance z firmy
Smazat zaměstnance může pouze vlastník firmy nebo administrátor.
- Klikněte na ikonu koše u zaměstnance.
- Klikněte na „Smazat“.
Důležité: smazání zaměstnance navždy odstraní jeho profil ze seznamu zaměstnanců firmy.
Často kladené otázky
Otázka: Kde se nachází část pro přidávání zaměstnanců? Odpověď: Přejděte do části „Zaměstnanci“ v bočním menu svého účtu Shifton.
Otázka: Jak ručně přidat nového zaměstnance? Odpověď: Klikněte na „Přidat zaměstnance“, zadejte jméno a příjmení, mobilní telefonní číslo a e-mailovou adresu, poté klikněte na „Odeslat pozvánku“.
Otázka: Co se stane po přidání zaměstnance? Odpověď: Po odeslání pozvánky Shifton vytvoří profil. Zaměstnanec se bude moci přihlásit, jakmile dokončí registraci.
Otázka: Jaké stavy mohou zaměstnanci v seznamu mít? Odpověď: Zaměstnanci se mohou zobrazovat se stavy:
- Pozván — pozvánka byla přijata;
- Pozvánka čeká na vyřízení — pozvánka byla odeslána, ale nebyla přijata;
- Nepozván — pozvánka ještě nebyla odeslána.
Otázka: Jak pozvánka funguje, pokud zaměstnanec už účet má? Odpověď: Pokud je zaměstnanec už v Shiftonu zaregistrovaný, pozvánka se odešle na jeho e-mail.
Otázka: Jak se pozvánky posílají nezaregistrovaným uživatelům? Odpověď: Pokud zaregistrovaní nejsou, dostanou odkaz k registraci přes SMS nebo e-mail.
Otázka: Existuje omezení počtu SMS pozvánek na jedno číslo? Odpověď: Ano — na jedno telefonní číslo lze odeslat nejvýše 3 SMS pozvánky za den.
Otázka: Jaké požadavky je nutné splnit pro posílání pozvánek přes Shifton? Odpověď: Vaše telefonní číslo musí být potvrzené a k účtu musí být připojená platební karta s aktivním předplatným.
Otázka: Jak přidat několik zaměstnanců zároveň? Odpověď: Použijte funkci „Import“: stáhněte si šablonu, vyplňte údaje zaměstnanců, nahrajte soubor CSV nebo XLSX, přiřaďte sloupce a klikněte na „Uložit“.
Otázka: Lze pozvánky odeslat hned během importu? Odpověď: Ano — při importu lze zaškrtnout políčko, aby se pozvánky odeslaly okamžitě.
Otázka: Jak propustit zaměstnance? Odpověď: Klikněte na ikonu koše u zaměstnance, vyberte datum propuštění a klikněte na „Propustit“. Tím se jeho přístup zruší.
Otázka: Jak smazat zaměstnance z firmy? Odpověď: Klikněte na ikonu koše u zaměstnance a vyberte „Smazat“. Tím se jeho profil navždy odstraní ze seznamu firmy.
Otázka: Kdo může zaměstnance propouštět nebo mazat? Odpověď: Propouštět nebo mazat zaměstnance mohou pouze vlastník firmy nebo administrátor.
Otázka: Jaký je rozdíl mezi propuštěním a smazáním? Odpověď: Propuštění zruší přístup, ale profil zaměstnance zachová; smazání zaměstnance nevratně odstraní ze seznamu firmy.