Část Nastavení společnosti umožňuje spravovat obecné informace o společnosti, údaje pro vystavování faktur, platební metody, faktury, transakce a aktivní moduly.
Chcete-li otevřít stránku s nastavením společnosti, klikněte na název společnosti v horní části obrazovky a vyberte „Nastavení společnosti“.
Obecné informace
V této části můžete vyplnit základní údaje o vaší společnosti:
- název společnosti;
- režim práce (kancelářský režim nebo Field Service — terénní úkoly);
- počet zaměstnanců;
- země / region;
- stát / provincie / oblast;
- město;
- doplňující údaje o společnosti.
Můžete také nahrát logo společnosti. Zde nahrané logo se automaticky přenáší do nastavení modulu Finanční dokumenty (Fakturace) a tiskne se v dokumentech, které vytváříte pro své klienty (faktury, cenové nabídky atd.), a používá se také v PDF zprávě k úkolu z části „Úkoly“ (podrobněji viz článek „Zprávy“).
Pokud pro dokumenty potřebujete jiné logo, můžete ho vyměnit v Moduly → Nastavení → Finanční dokumenty → Logo společnosti.
Důležité: logo se netýká faktur, které Shifton vystavuje vaší společnosti za používání modulů (najdete je v části „Faktury“ níže) — používá se pouze v dokumentech, které vaše společnost vytváří pro své klienty.
Po provedení změn klikněte na „Uložit“.
Akce společnosti
Změna vlastníka společnosti
Vlastnictví společnosti můžete převést na jiného uživatele. Po převodu se vaše úroveň přístupu automaticky změní z Vlastníka na Zaměstnance.
- Klikněte na „Změnit vlastníka“.
- V bočním panelu vyberte zaměstnance, který se stane novým vlastníkem.
- Potvrďte akci kliknutím na „Potvrdit“.
- Pro zrušení klikněte na „Zrušit“.
> Tato akce je nevratná. Vlastnictví vám může vrátit pouze nový vlastník.
Pozastavit společnost
Pozastavení společnosti dočasně zastaví její provoz.
Po pozastavení:
- všechny platební metody budou odpojeny;
- všechny moduly budou vypnuty;
- fakturace za nové období bude pozastavena;
- akci lze kdykoli vrátit zpět.
Chcete-li společnost pozastavit:
- Klikněte na „Pozastavit společnost“.
- V bočním panelu povinně zadejte potvrzovací text v angličtině — zadejte ho přesně tak, jak je zobrazen na obrazovce (můžete ho zkopírovat a vložit do pole). Bez tohoto textu zůstává tlačítko potvrzení neaktivní.
- Vyberte důvod pozastavení.
- Přidejte komentář (nepovinné).
- Potvrďte akci kliknutím na „Potvrdit“.
- Pro zrušení klikněte na „Zrušit“.
Smazat společnost
Společnost lze smazat pouze tehdy, když nejsou žádné neuhrazené faktury. Pokud existuje nesplacený dluh, smazání bude možné až po jeho uhrazení.
Při smazání společnosti:
- účet společnosti bude smazán (okamžitě, pokud není dluh za budoucí období; v opačném případě se smazání odloží až do vystavení a uhrazení faktury);
- všechny platební metody budou odpojeny;
- fakturace bude pozastavena, pokud není dluh za nové období;
- tuto akci nelze vrátit zpět.
Chcete-li společnost smazat:
- Klikněte na „Smazat společnost“.
- V bočním panelu povinně zadejte potvrzovací text v angličtině — zadejte ho přesně tak, jak je zobrazen na obrazovce (můžete ho zkopírovat a vložit do pole). Bez tohoto textu zůstává tlačítko potvrzení neaktivní.
- Vyberte důvod.
- Přidejte komentář (nepovinné).
- Potvrďte akci kliknutím na „Potvrdit“.
- Pro zrušení klikněte na „Zrušit“.
Fakturační adresa
V této části jsou uloženy údaje, které se používají při vystavování faktur.
Důležité: změny se nevztahují na již vystavené faktury. Fakturační údaje aktualizujte předtím, než bude faktura vytvořena, pokud chcete, aby se v ní objevily.
Můžete vyplnit tato pole:
- Název společnosti *
- Číslo DPH
- Jméno *
- Příjmení *
- Telefonní číslo
- Země / Region *
- Stát / Provincie / Oblast *
- Město *
- PSČ *
- Adresa *
Po vyplnění údajů klikněte na „Uložit“.
Platební metody
V této části můžete přidat, upravit nebo smazat platební kartu.
Přidat kartu
- Klikněte na „Přidat kartu“.
- Zadejte údaje karty.
- Klikněte na „Uložit“.
Upravit kartu
- Klikněte na „Upravit“ vedle karty.
- Aktualizujte měsíc a rok konce platnosti.
- Klikněte na „Uložit“ nebo „Zrušit“.
Kartu můžete také odstranit kliknutím na „Smazat“.
> Pro pozvání zaměstnanců do společnosti je nutná platná karta a aktivní měsíční předplatné.
Zůstatek společnosti
Zde si můžete prohlédnout aktuální zůstatek a aktivovat měsíční předplatné.
Chcete-li si předplatné zřídit:
- Klikněte na „Měsíční platba“.
- Vyberte existující kartu nebo přidejte novou.
- Klikněte na „Uložit“.
Faktury
Tato část obsahuje všechny faktury vystavené vaší společnosti.
Můžete:
- stáhnout soubor Excel s částkami plateb za různá období;
- zobrazit podrobnosti každé faktury.
Tabulka obsahuje:
- ID faktury
- Zúčtovací období
- Splatnost
- Datum vytvoření
- Cena
- Již uhrazeno
- K úhradě
- Stav
Kliknutí na ID faktury otevře úplné podrobnosti faktury včetně poplatků za moduly, sestavených na základě údajů z vaší fakturační adresy.
Transakce
Tato část obsahuje všechny transakce, které ovlivnily zůstatek společnosti.
Aktivní moduly
Zde vidíte všechny aktivní moduly a data konce jejich platnosti.
Často kladené otázky
Otázka: Kde se v Shiftonu otevírá Nastavení společnosti? Odpověď: Klikněte na název společnosti v horní části obrazovky a poté vyberte „Nastavení společnosti“. Otevře se stránka s obecnou konfigurací společnosti.
Otázka: Jaké údaje lze v nastavení společnosti upravovat? Odpověď: Můžete aktualizovat obecné údaje společnosti: název společnosti, režim práce, počet zaměstnanců, zemi/region, stát/provincii, město a doplňující informace. Zde také můžete nahrát logo společnosti.
Otázka: Proč nahrávat logo společnosti? Odpověď: Logo se automaticky přenáší do nastavení modulu Finanční dokumenty a tiskne se v dokumentech, které vytváříte pro své klienty (faktury, cenové nabídky), a také v PDF zprávě k úkolu z části „Úkoly“. V případě potřeby ho lze pro dokumenty vyměnit v Moduly → Nastavení → Finanční dokumenty. Na faktury, které Shifton vystavuje vaší společnosti, logo vliv nemá.
Otázka: Jak uložit změny po úpravě údajů o společnosti? Odpověď: Po provedení změn v polích společnosti klikněte na „Uložit“. Bez uložení se změny neuplatní.
Otázka: Jak převést vlastnictví společnosti na jiného uživatele? Odpověď: V části „Akce společnosti“ klikněte na „Změnit vlastníka“, vyberte zaměstnance, který se stane novým vlastníkem, a potvrďte akci. Po převodu se váš přístup změní z Vlastníka na Zaměstnance.
Otázka: Lze převod vlastnictví společnosti vrátit zpět? Odpověď: Ne — převod vlastnictví je nevratný. Vlastnictví vám může vrátit pouze nový vlastník.
Otázka: Co dělá funkce „Pozastavit společnost“? Odpověď: Pozastavení společnosti dočasně zastaví její provoz:
- všechny platební metody se odpojí;
- všechny moduly se vypnou;
- fakturace za nové období se pozastaví. Tuto akci lze kdykoli vrátit zpět.
Otázka: Jak pozastavit společnost? Odpověď: Klikněte na „Pozastavit společnost“, zadejte požadovaný potvrzovací text a vyberte důvod pozastavení.
Otázka: Lze společnost smazat? Odpověď: Ano — ale pouze pokud nejsou žádné neuhrazené faktury. Pokud existuje nesplacený dluh, smazání bude možné až po jeho uhrazení.
Otázka: Co se stane při smazání společnosti? Odpověď: Při smazání společnosti:
- účet společnosti se smaže (okamžitě, pokud není dluh za budoucí období, nebo po jeho uhrazení);
- všechny platební metody se odpojí;
- fakturace se pozastaví pro následující období. Tuto akci nelze vrátit zpět.
Otázka: Lze společnost smazat, pokud má zapnuté moduly? Odpověď: Ano — ale ke smazání společnosti dojde až po uhrazení všech neuhrazených faktur. Moduly smazání neblokují, pokud jsou platební podmínky splněny.
Otázka: Co je „Režim práce“ v nastavení společnosti? Odpověď: Režim práce ukazuje, v jakém režimu vaše společnost pracuje — v kancelářském, nebo v terénním (Field Service). Na tom závisí dostupné moduly a struktura pracovních procesů.