Běžná část Zprávy poskytuje hotové formuláře. Dynamické zprávy jsou konstruktor: období, filtry a seskupení zadáváte sami, získáte potřebný průřez úkolů a uložíte si ho, abyste ho nemuseli skládat znovu.
Stránka se otevírá z levého menu: Zprávy (new).
Analýza úkolů
V režimu služby v terénu je na stránce jeden konstruktor — Analýza úkolů. Počítá vše podle úkolů: kolik jich bylo vytvořeno a splněno, kolik zrušeno a zmeškáno, kolik času zabere jejich plnění.
*(V režimu rozpisů jsou na téže stránce jiné konstruktory — podle směn a aktivit. Sada závisí na režimu práce firmy.)*
Jak zprávu vytvořit
- Rozsah dat — období výpočtu. Povinná podmínka.
- Přidat filtr — další podmínky pro zúžení výběru.
- Použít — přepočítat. Dokud nekliknete, tabulka se neaktualizuje.
- Seskupení podle období — na jaké úseky rozdělovat řádky: měsíc, týden, den.
- Seskupit podle — druhá úroveň rozdělení, například podle stavu plnění.
- Hledat — najít řádek v hotové tabulce.
- Desetinné hodiny — formát času
1.5místo1:30.
Hotová období
Pole Rozsah dat není nutné vyplňovat ručně: po kliknutí se otevře kalendář se seznamem hotových variant — Dnes, Včera, Zítra, Tento týden, Minulý týden, Příští týden, Posledních 7 dní, Posledních 30 dní, Tento měsíc, Minulý měsíc, Příští měsíc a další. Obvykle to stačí; ručně se období zadává, když je potřeba nestandardní interval.
Na konci každé skupiny se vypisuje součet a níže celkový součet.
Jak to vypadá na datech
Níže je zpráva o úkolech za rok 2026 se seskupením podle měsíců a podle stavu plnění. Je vidět, kolik úkolů bylo v každém měsíci splněno, kolik je aktivních a kolik leží ve frontě:
Čte se to takto: řádek „2026-02 / Active — 21 úkolů, 5 techniků, 4 klienti“ znamená, že v únoru zůstalo 21 úkolů v práci. Vedle je řádek „2026-02 / Backlog — 1“ — jeden úkol nebyl vůbec převzat.
Co lze spočítat
K dispozici je třicet ukazatelů o úkolech:
- Množství: úkoly celkem, unikátní technici, unikátní klienti.
- Podle stavu: splněno, zrušeno, v práci, ve frontě (Backlog), podíl splnění a podíl zrušení.
- Problematické: zmeškané úkoly.
- Vlastnosti úkolů: opakující se, s kontrolním seznamem, s poznámkami, podúkoly.
- Doba plnění: celková, minimální, maximální a průměrná.
- Zpoždění: celkové a průměrné.
- Plný cyklus: celková a průměrná doba života úkolu — od vytvoření do uzavření.
- Vynaložený čas: celkový a průměrný čas zaznamenaný techniky.
- Naplánované položky: počet, kolik z nich je splněno, jejich cena a podíl splnění.
Nepotřebné sloupce se odstraňují tlačítkem nastavení — ikona ozubeného kola nad tabulkou otevře panel Manage columns. Upozornění: seznam sloupců se v něm objeví teprve poté, co je zpráva vytvořena — u prázdné zprávy není co nastavovat.
Čím je to užitečné v praxi. Podíl splnění a podíl zrušení po měsících ukazují, zda služba pracuje stabilně. Zmeškané úkoly a průměrné zpoždění ukazují, kde se láme plánování. Rozdíl mezi dobou plnění a dobou plného cyklu ukazuje, jak dlouho úkol čekal, než se ho někdo chopil.
Graf
Tlačítko s grafem nad tabulkou otevře graf ze stejných dat — není to jen „jiné zobrazení“, ale samostatný panel s nastavením:
- Chart type — typ grafu, například sloupcový.
- X axis — co vynášet vodorovně. Varianta Combined (all) spojuje seskupení do jednoho popisku, například „2026-02 / active“.
- Y axis (metrics) — které ukazatele vykreslit. Lze vybrat několik zároveň.
- Max items — omezení počtu prvků, aby se graf neproměnil v plot.
0znamená bez omezení. - Přepínače: Stacked (skládat sloupce na sebe), Legend (legenda), Value labels (popisky hodnot), Category labels (popisky kategorií), Grid (mřížka).
Hotový graf se stahuje tlačítky Download PNG a Download SVG — druhý formát neztrácí kvalitu při zvětšování, hodí se vkládat do prezentací.
Uložení a export
Nad tabulkou jsou čtyři tlačítka: uložit, exportovat do souboru, nastavení sloupců a přepnutí na graf.
Při ukládání se zadávají tři věci:
- Název — název v seznamu zpráv.
- Popis — popis: co ve zprávě sledovat.
- Kdo zprávu vidí — „Pouze já“ nebo „Všichni v této společnosti“.
Uložená zpráva se objeví v seznamu na hlavní stránce této části se sloupci Název, Popis, Viditelnost a akcemi. Osobní zpráva je označena jako osobní. V řádku jsou dvě akce: otevřít (oko) a smazat (koš) — smazání vyžaduje potvrzení.
Oprávnění
| Role | Co může |
|---|---|
| Zaměstnanec | Nemá ke zprávám přístup |
| Administrátor | Vytvářet, prohlížet, ukládat a exportovat |
| Vlastník | Plný přístup |
Možné problémy a řešení
| Problém | Příčina | Řešení |
|---|---|---|
| V menu není položka Zprávy (new) | Nedostatečná oprávnění | Je potřeba role administrátora nebo vlastníka |
| Po Použít je tabulka prázdná | Za období nejsou žádné úkoly, nebo jsou filtry příliš úzké | Rozšiřte rozsah dat, odstraňte filtry a klikněte na Použít znovu |
| Změnil jsem filtr, ale čísla jsou stejná | Zpráva nebyla přepočítána | Klikněte na Použít — automatický přepočet neexistuje |
| Místo Analýzy úkolů jsou konstruktory podle směn | Firma pracuje v režimu rozpisů | Přepněte režim práce nebo používejte analýzu směn |
| Kolega uloženou zprávu nevidí | Je uložená jako osobní (osobní) | Uložte ji znovu s viditelností „Všichni v této společnosti“ |
| Ukazatele naplánovaných položek jsou prázdné | V úkolech se naplánované položky nepoužívaly | Tyto sloupce se plní pouze u úkolů s položkami |
Často kladené otázky
Otázka: Čím se dynamické zprávy liší od běžných? Odpověď: Běžné jsou hotové formuláře s pevnou sadou dat. Zde si sami zadáváte období, filtry, seskupení a sadu ukazatelů a výsledek si ukládáte pro opakované použití.
Otázka: Je nutné zadat období? Odpověď: Ano, bez rozsahu dat se zpráva nevytvoří.
Otázka: Proč se čísla po změně filtru nemění? Odpověď: Je nutné kliknout na Použít.
Otázka: Kolik ukazatelů je u úkolů dostupných? Odpověď: Třicet — od počtu úkolů a podílu splnění až po dobu plného cyklu a naplánované položky.
Otázka: Co je Backlog? Odpověď: Úkoly, které ještě nebyly vzaty do práce.
Otázka: Čím se doba plnění liší od doby plného cyklu? Odpověď: Doba plnění je to, jak dlouho běžela samotná práce. Plný cyklus je doba od vytvoření úkolu do jeho uzavření, včetně čekání.
Otázka: Lze si data zobrazit grafem? Odpověď: Ano, tlačítkem s grafem nad tabulkou.
Otázka: Jak zprávu exportovat? Odpověď: Tlačítkem exportu nad tabulkou — data se stáhnou jako soubor.
Otázka: Jak zprávu sdílet s kolegy? Odpověď: Při ukládání vybrat viditelnost „Všichni v této společnosti“.
Otázka: Smaže se s odstraněním zprávy i úkoly? Odpověď: Ne, smaže se pouze uložené nastavení zprávy. Data úkolů zůstávají.
Otázka: Lze vytvořit zprávu o jednom technikovi nebo klientovi? Odpověď: Ano, přes Přidat filtr — a poté seskupit výsledek podle potřeby.