Než vystavíte první fakturu, je třeba modul nastavit: určit, co se má v dokumentech tisknout, a od jakého čísla začít číslování. Nastavení otevřete jednou a platí pro všechny dokumenty společnosti.
Cesta: nabídka Shifton (název společnosti v záhlaví) → Moduly → záložka Nastavení → Fakturace v seznamu vlevo.
Základní nastavení
Tato pole se dostanou do záhlaví každého dokumentu — faktury, pracovního příkazu, účtenky, dokladu o provedených pracích.
| Pole | Co dělá |
|---|---|
| Logo společnosti | Logo v dokumentech. Tlačítko Vyberte logo — nahrát nebo vyměnit |
| Název společnosti | Název organizace, povinné pole |
| Výchozí daň (procento) | Výchozí daň, doplní se do nového dokumentu. Můžete nechat 0 a daň zadávat ručně v každém dokumentu |
| Adresní blok | Adresa organizace. Volný text: tiskne se v dokumentu tak, jak je, konce řádků se zachovávají |
| Blokování fakturace | Platební údaje — příjemce, banka, BIC, číslo účtu. Také volný text na několik řádků |
Adresa a platební údaje jsou běžná textová pole bez kontroly formátu. Je to tak úmyslně: požadavky na platební údaje se v různých zemích liší a pevný formát by překážel.
Počítadla dokumentů
Každý druh dokumentu má vlastní číslování a nastavuje se zvlášť. Dvě pole na každý druh: Předpona — část před číslem, Počítadlo — od jakého čísla pokračovat.
| Počítadlo | Výchozí předpona | Pro jaký dokument |
|---|---|---|
| Počítadlo odhadu | EST- | Odhad |
| Počítadlo pracovních příkazů | WO- | Pracovní příkaz |
| Počítadlo faktur | INV- | Faktura |
| Počítadlo účtenek | REC- | Účtenka |
| Doklad o službě pultu | POW- | Doklad o provedených pracích |
Číslo dokumentu se skládá z předpony a aktuální hodnoty počítadla: při předponě INV- a počítadle 5 dostane další faktura číslo INV-5 a počítadlo se změní na 6.
Proč měnit počítadlo. Pokud jste do Shiftonu přešli z jiného systému a faktury tam došly do čísla 340, nastavte počítadlo na 341 — číslování bude pokračovat bez mezer a ve výkaznictví nebudou dva dokumenty se stejným číslem.
Předponu lze nechat prázdnou — číslo pak bude jen číslicí.
Po úpravě jakéhokoli pole klikněte na Uložit ve spodní části stránky. Nastavení se použije na nové dokumenty; již vystavené se nemění.
Přístupová oprávnění
| Role | Co může |
|---|---|
| Zaměstnanec | Nastavení modulů nevidí |
| Administrátor | Otevírá a mění nastavení |
| Vlastník | Plný přístup |
Možné problémy a řešení
| Problém | Příčina | Řešení |
|---|---|---|
| V seznamu vlevo není položka Fakturace | Modul „Fakturace“ není zapnutý | Zapněte ho na záložce Moduly a klikněte na Uložit |
| Tlačítko Uložit nereaguje | Není vyplněno povinné pole — název společnosti nebo hodnota počítadla | Zkontrolujte pole s hvězdičkou |
| V dokumentu není logo | Logo není nahrané, nebo byl dokument vytvořen před nahráním | Nahrajte logo a vytvořte dokument znovu |
| Dva dokumenty se stejným číslem | Počítadlo bylo posunuto zpět | Nastavte počítadlo na vyšší hodnotu, než je nejvyšší vydané číslo |
| Daň se do faktury nedoplnila | V nastavení je 0 | Zadejte výchozí daň nebo ji nastavte přímo v dokumentu |
| Platební údaje se tisknou na jednom řádku | Konce řádků se nezachovaly při vložení z jiné aplikace | Zadejte konce řádků znovu v poli Blokování fakturace |
Často kladené otázky
Ot: Je nutné modul nastavit před první fakturou? Odp: Technicky ne, ale v dokumentu nebude ani logo, ani platební údaje. Rozumnější je vyplnit nastavení jednou předem.
Ot: Lze zadat různé platební údaje pro různé klienty? Odp: Ne, blok platebních údajů je jeden pro celou společnost a tiskne se ve všech dokumentech.
Ot: Co se stane s již vystavenými dokumenty, když se změní logo? Odp: Nic. Nastavení se použije na nové dokumenty, staré zůstávají tak, jak byly.
Ot: Lze začít číslování od libovolného čísla? Odp: Ano, zadejte potřebnou hodnotu do pole Počítadlo. Hlavní je, aby byla vyšší než už vydaná čísla, jinak vzniknou duplikáty.
Ot: Je předpona povinná? Odp: Ne. Když pole necháte prázdné, číslo bude jen číslicí.
Ot: Ovlivňuje výchozí daň už vytvořené dokumenty? Odp: Ne, doplňuje se jen do nových.
Ot: Kde zjistím, jaké číslo dostane další dokument? Odp: Předpona a aktuální hodnota počítadla jsou v tomto samém nastavení: jejich součet je příští číslo.
Ot: Proč jsou adresa a platební údaje jednoduchá textová pole? Odp: Požadavky na platební údaje se v různých zemích liší, proto se formát nevnucuje: tiskne se to, co jste zadali.
Ot: Nulují se počítadla na začátku roku? Odp: Ne, automatické nulování neexistuje. Pokud potřebujete číslování od začátku roku, nastavte počítadlo na 1 ručně.
Ot: Kdo může tato nastavení měnit? Odp: Administrátor a vlastník společnosti. Zaměstnanci sekci nastavení modulů nevidí.