Nastavení připomínek

Na této stránce je shromážděno vše, co klient od vaší firmy dostává: připomínky, které odcházejí k určenému času, i zprávy, které se odesílají samy při změně stavu úkolu. Texty zpráv se zadávají také zde.

Kde stránku najít

V levém menu rozbalte skupinu Zákaznický portál a vyberte Nastavení připomínek. Skupina se objeví pouze při zapnutém modulu — viz článek „Zákaznický portál — přehled“.

Dva bloky na stránce

Stránka je rozdělena na dva bloky a nemá smysl je zaměňovat — spouštějí se z různých důvodů:

Jedno druhé nenahrazuje: připomínka odejde i tehdy, když se stav neměnil, a oznámení podle stavu i tehdy, když je do návštěvy ještě celý den.

Naplánované připomínky

Jak ji vytvořit

• Klikněte na „Vytvořit připomenutí“.
• Název — jak se připomínka bude jmenovat v seznamu. Vidíte ho jen vy.
• Možnost připomenutí — „Na“ nebo „Po“.
• Odeslat před/po — interval v minutách. Hodnota 0 znamená „v okamžiku výchozího bodu“.
• Kanály — SMS, e-mail nebo obojí.
• Texty zprávy: Text SMS, Předmět e-mailu, Text e-mailu.
• Povoleno — připomínku zapnout.

V seznamu se připomínka zobrazuje ve sloupcích Název, Odeslat před/po, Možnost připomenutí, Kanály, Povoleno a akce — tužka pro úpravu a koš pro smazání.

Oznámení podle stavů

Stavy jsou vaše, nikoli systémové

Seznam stavů v tomto bloku není hotový výčet Shiftonu. Stavy úkolů vytváříte a pojmenováváte sami v části Nastavení úkolů → Stavy a tabulka oznámení zobrazuje přesně vaši sadu. Na ilustracích v tomto článku jsou stavy jedné firmy; vy budete mít své.

Z toho vyplývá postup práce: nejdřív stavy, potom oznámení k nim. Nový stav, přidaný později, se v tabulce objeví jako prázdný řádek — bez kanálů, a klientovi k němu nic neodejde, dokud je nezadáte.

Jak zadat oznámení pro stav

Klikněte na + v řádku stavu — otevře se okno „Přidat pravidlo pro stavy“:

• Stav — stav, při přechodu do kterého se pravidlo spustí.
• Kanály — SMS, e-mail nebo obojí.
• Text SMS — text SMS.
• Předmět e-mailu — předmět e-mailu.
• Text e-mailu — text e-mailu.
• Povoleno — zda je pravidlo zapnuté.

Klikněte na „Uložit“. V tabulce se u stavu objeví vybrané kanály a šedá značka se změní na zelenou.

Stav, u kterého není zadaný ani jeden kanál, je označen šedě — klient k němu nedostává nic.

Podstavení v textu zprávy

Texty nejsou statické: podstavují se do nich údaje konkrétního úkolu. Pod každým polem je nápověda se seznamem povolených podstavení:

{executor_name} — jméno technika · {company_name} — název firmy · {client_first_name} — jméno klienta · {client_last_name} — příjmení klienta · {scheduled_time} — naplánovaný čas návštěvy · {task_id} — číslo úkolu · {company_id} — číslo firmy · {client_id} — číslo klienta · {link_map} — odkaz na stránku sledování · {link_feedback} — odkaz na formulář recenze

Hlavní věc o odkazech. Odkazy na mapu a na recenzi se nepřidávají automaticky — do zprávy se dostanou pouze prostřednictvím {link_map} a {link_feedback}. Pokud podstavení nevložíte, zpráva odejde bez odkazu: klient nebude moci ani sledovat technika, ani zanechat recenzi, a v rozhraní to nijak vidět není — pravidlo bude vypadat jako nastavené.

Příklad textu SMS pro stav „technik vyjel“:

Hi {client_first_name}, {executor_name} from {company_name} is now on the way to you.
Scheduled: {scheduled_time}. Track location: {link_map}

A předmět e-mailu k němu:

Your Specialist Is On the Way — Request #{task_id}

E-mail klientovi přichází jménem Shifton Robot ([email protected]) s předmětem, který jste zadali.

Co je potřeba, aby zprávy docházely

• Pro SMS je potřeba zůstatek. Každá SMS se odepisuje ze SMS zůstatku — je na stránce SMS účtování. Při nulovém zůstatku SMS neodcházejí. E-maily jsou zdarma a na zůstatku nezávisí.
• Klient musí mít vyplněný telefon a/nebo email a tato pole musí být propojena s kanály v Moduly → Nastavení → Zákaznický portál.
• Pravidlo musí být zapnuté — přepínač Povoleno.

Možné problémy a řešení

Často kladené otázky

Otázka: Čím se naplánovaná připomínka liší od oznámení podle stavu? Odpověď: Připomínka je vázaná na čas návštěvy — odchází N minut před ní nebo po ní. Oznámení podle stavu je vázané na událost — úkol přešel do stavu. Jedno druhé nenahrazuje.

Otázka: V jakých jednotkách se interval připomínky zadává? Odpověď: V minutách. Hodnota 0 znamená odeslání přesně ve výchozím bodě.

Otázka: Kolik připomínek lze vytvořit? Odpověď: Omezení není. Obvykle se dělají dvě až tři: například den předem e-mailem a 30 minut předem přes SMS.

Otázka: Mám v tabulce jiné stavy než na obrázku. Je to normální? Odpověď: Ano. Stavy vytváříte sami v Nastavení úkolů → Stavy a tabulka zobrazuje právě vaši sadu.

Otázka: Přidal jsem nový stav — proč k němu nejsou žádná oznámení? Odpověď: Nový stav se v tabulce objeví jako prázdný řádek, bez kanálů. Otevřete ho přes + a zadejte kanály a text.

Otázka: Lze posílat pouze e-maily a neutrácet SMS? Odpověď: Ano, nechte v pravidle jen kanál e-mail.

Otázka: Klient dostal zprávu, ale bez odkazu na mapu. Proč? Odpověď: V textu není podstavení {link_map}. Odkaz se nepřidává sám — je nutné ho do textu vepsat.

Otázka: Lze text zprávy napsat ve svém jazyce? Odpověď: Ano, text je zcela váš. Počítejte s tím, že odejde všem klientům v této podobě — do jazyka klienta se nepřekládá.

Otázka: Co klient uvidí místo podstavení, když údaje nejsou? Odpověď: Podstavení se nahradí tím, co v úkolu je. Pokud klient pole vyplněné nemá, na jeho místě bude prázdno — proto je lepší jméno v kartě klienta zkontrolovat předem.

Otázka: Lze oznámení vypnout rovnou pro všechny stavy? Odpověď: Samostatný vypínač není — kanály se odebírají u každého stavu jednotlivě. Rychlejší je vypnout celý modul v Nastavení firmy → Moduly.

Otázka: Kdo může tato nastavení měnit? Odpověď: Vlastník a administrátor firmy.

Otázka: Odcházejí oznámení klientovi i zaměstnanci? Odpověď: Ne. Nastavení na této stránce se týkají pouze klienta. Oznámení zaměstnancům se nastavují zvlášť — v profilu zaměstnance a v nastavení modulu Úkoly.