Směna v aplikaci není rozsudek. Pokud nemůžete přijít, dá se dát do společného seznamu, vyměnit s kolegou, převést konkrétnímu člověku, požádat o jiný čas nebo odpracovat jen část. Všechno se dá udělat z telefonu, za jediným trojtečkovým tlačítkem.
Práva na tyto akce dává vedoucí v nastavení plánu, proto se sada položek u různých zaměstnanců liší. Pokud jich máte méně, podívejte se na část „Proč tam akce nejsou“ na konci článku.
Podrobný návod
Kde akce hledat
Otevřete Plánujte (druhá ikona spodního panelu) a klepněte na svou směnu — otevřou se Podrobnosti směny (Shift details). V pravém horním rohu je trojtečkové tlačítko: otevírá panel Vyberte akci (Select action).
| Akce | Kdy se hodí |
|---|---|
| Přesunout na otevřené směny (Move to Open Shifts) | Nemůžete přijít a je vám jedno, kdo vás zastoupí |
| Žádost o výměnu směny (Shift Swap Request) | Chcete si vyměnit směnu s kolegou |
| Žádost o úpravu směny (Shift edit request) | Přijdete, ale v jiný čas |
| Žádost o uvolnění směny (Shift drop request) | Víte, kdo přesně vás zastoupí |
| Žádost o rozdělení směny (Request to split a shift) | Odpracujete část směny, zbytek odevzdáte |
První čtyři položky jsou žádosti a jejich cesta se liší.
Výměna a převod jdou přes kolegu: nejprve souhlas toho, komu směnu nabízíte, a teprve potom, pokud je v plánu zapnuté potvrzení manažerem, rozhodnutí vedoucího. Dokud kolega nesouhlasí, žádost dál nejde a nic se nemění.
Změna času a rozdělení jsou adresované jen vedoucímu. Přesunutí na otevřené směny při vypnutém potvrzení funguje okamžitě.
Přesunout na otevřené směny
Směna jde do společného seznamu a může si ji vzít každý, komu to nastavení dovolují.
1. Trojtečkové tlačítko → Přesunout na otevřené směny.
2. Aplikace se zeptá Jsi si jistý? (Are you sure?) — potvrďte.
3. Směna zmizí z vašich a objeví se v režimu Otevřené směny (Open Shifts) na obrazovce plánu.
Dokud si směnu nikdo nevezme, zůstává bez majitele: v počítadle dne se počítá jako směna, ale nestojí za ní žádný zaměstnanec.
Výměna směn
1. Trojtečkové tlačítko → Žádost o výměnu směny.
2. Otevře se obrazovka Vyměnit směnu (Swap shift) se seznamem směn kolegů: datum, čas, jméno a název šablony.
3. Vyberte směnu, na kterou se chcete vyměnit, a odešlete žádost.
4. Vyčkejte na odpověď kolegy: žádost přichází jemu a bez jeho souhlasu k výměně nedojde.
5. Pokud je v plánu zapnuté potvrzení manažerem, po souhlasu kolegy jde žádost vedoucímu.
V seznamu budou jen ty směny, u kterých je výměna vůbec možná: směny jiných zaměstnanců stejného plánu. Pokud vedoucí zapnul výměnu jen v rámci pozice, zůstanou kolegové s vaší pozicí.
Změna času směny
1. Trojtečkové tlačítko → Žádost o úpravu směny.
2. Otevře se Změna času (Change of time): datum, čas začátku, čas konce.
3. V poli Zpráva (Message) vysvětlete důvod — vedoucí ho uvidí spolu se žádostí.
4. Odešlete.
Směna zůstává vaše: mění se jen hodiny, a to až po schválení.
Převod směny
1. Trojtečkové tlačítko → Žádost o uvolnění směny.
2. Otevře se Převést směnu (Transfer shift).
3. V Vyberte zaměstnance (Select employees) označte, komu směnu nabízíte — může jich být i několik.
4. Odeslat žádost (Send request).
5. Vyčkejte, dokud někdo z nich nebude souhlasit: bez souhlasu zůstává směna vaše.
Rozdíl od otevřených směn: tady jmenujete konkrétní lidi, ne že směnu odevzdáte všem. Žádost přijde právě jim a teprve po něčím souhlasu půjde dál — vedoucímu, pokud musí potvrzovat.
Rozdělení směny
Hodí se, když můžete odpracovat část směny.
1. Trojtečkové tlačítko → Žádost o rozdělení směny.
2. Otevře se Rozdělená směna (Split shift) s nápovědou: rozdělte směnu, abyste si vybrali pracovní čas a zbytek poslali na otevřené směny.
3. Posuvníkem nastavte bod dělení.
4. Vyberte, který z obou dílů zůstane vám a který půjde na otevřené směny.
5. Odešlete žádost.
Co se dá změnit v samotné kartě
Kromě trojtečkového tlačítka jsou na vaší budoucí směně k dispozici dvě pole: Umístění (Location) a Značky (Marks) v bloku Podrobnosti (Details), pod nimi Uložit (Save). U proběhlé směny tato pole nejsou.
Druhá karta záložky je Bonusy/Tresty/Zálohy (Bonuses/Penalties/Advances): co bylo připsáno a sraženo právě u této směny.
Kam přichází odpověď
Odpovědi přicházejí do Události (Events) — čtvrtá ikona spodního panelu — a do Archivovat (Archive) na obrazovce žádostí. U výměny a převodu budou odpovědi dvě: nejprve od kolegy, potom od vedoucího, pokud potvrzuje. Uvnitř samotné žádosti je karta diskuse: tam si můžete psát s vedoucím, aniž byste žádost opustili.
Proč tam akce nejsou
To je nejčastější stížnost a příčina je téměř vždy jedna ze dvou.
První: akce jsou vypnuté v nastavení plánu. Každá akce se zapíná zvláštním přepínačem — vedoucí to dělá v části Základní informace plánu. Pokud jsou vypnuté, za trojtečkovým tlačítkem zůstane jediná položka místo pěti.
| Co chybí | Jaký přepínač je potřeba |
|---|---|
| Výměna směn | Povolit výměnu směn |
| Převod směny | Umožnit zaměstnancům zrušit směny |
| Přesunutí na otevřené směny | Umožněte zaměstnancům přesouvat směny do seznamu otevřených směn |
| Převzetí otevřené směny | Umožněte zaměstnancům převzít směny z seznamu Otevřené směny |
| Rozdělení směny | Umožněte zaměstnancům rozdělit směny |
| Vlastní směna | Umožněte zaměstnancům vytvářet si vlastní směny |
| Cizí směny v plánu | Dovolit zaměstnancům vidět všechny směny |
Část stejných nastavení je i v kartě projektu, v bloku nastavení směn: platí pro všechny plány projektu naráz.
Druhá: plán skončil. Nad směnami mimo dobu platnosti plánu žádné akce nejsou — trojtečkové tlačítko se neotevře. Vedoucí musí plán prodloužit.
Je i třetí, vzácnější: směna už začala nebo začíná úplně brzy. Odevzdat směnu půl hodiny před příchodem aplikace nedovolí.
Možné problémy a řešení
| Problém | Příčina | Řešení |
|---|---|---|
| Trojtečkové tlačítko se neotevírá | Plán skončil nebo směna už začala | Požádejte vedoucího, aby plán prodloužil; akce fungují u budoucích směn |
| V seznamu je jedna položka místo pěti | Přepínače samoobsluhy jsou vypnuté | Vedoucí zapne potřebné v Základních informacích plánu |
| Není s kým se vyměnit | V seznamu nejsou vhodné směny | Výměna je možná jen se směnami kolegů z tohoto plánu, a při nastavení „v rámci pozice“ se stejnou pozicí |
| Výměna nebo převod byly odeslány, ale nic se nedeje | Čekáme na odpověď kolegy — bez jeho souhlasu žádost dál nejde | Připomeňte to kolegovi: žádost leží u něj v žádostech |
| Žádost je odeslaná, ale směna se nezměnila | Je zapnuté potvrzení manažerem | Vyčkejte na rozhodnutí: přijde do Události a do Archivovat |
| Směnu mi vrátili zpět | Vedoucí žádost zamítl | Důvod zamítnutí přichází spolu s odpovědí — podívejte se na diskusi uvnitř žádosti |
| Otevřené směny jsou prázdné | Nikdo nic neodevzdal nebo je přebírání zakázané | Zkontrolujte u vedoucího přepínač přebírání otevřených směn |
| Rozdělení není dostupné | Je vypnuté v plánu | Je potřeba přepínač Umožněte zaměstnancům rozdělit směny |
Často kladené otázky (FAQ)
Otázka: Čím se přesunutí na otevřené směny liší od převodu směny? Odpověď: V prvním případě jde směna do společného seznamu a vezme si ji každý, kdo chce. V druhém jmenujete konkrétní lidi a žádost přijde právě jim.
Otázka: Dá se odpracovat půlka směny a zbytek odevzdat? Odpověď: Ano, to je Žádost o rozdělení směny: posuvníkem vyberete bod dělení a určíte, který díl poslat na otevřené směny.
Otázka: Musí se čekat na schválení? Odpověď: U výměny a převodu vždy: nejprve je potřeba souhlas kolegy, kterému směnu nabízíte. Dál, pokud je v plánu zapnuté potvrzení manažerem, rozhoduje ještě vedoucí. Přesunutí na otevřené směny při vypnutém potvrzení funguje okamžitě.
Otázka: Kolega na mou výměnu neodpovídá — co dělat? Odpověď: Dokud nesouhlasí, žádost nikam nejde a směna zůstává vaše. Připomeňte mu to: žádost leží u něj v části žádostí. Nebo žádost zrušte a nabídněte směnu někomu jinému.
Otázka: Proč nemám tlačítko výměny, a kolega ho má? Odpověď: Nastavení se zadává pro každý plán zvlášť. Pokud jste v různých plánech, sady akcí se liší.
Otázka: Dá se vlastní žádost zrušit? Odpověď: Ano, otevřete žádost na obrazovce žádostí — je tam Zrušit žádost (Cancel request).
Otázka: Kdo uvidí moji zprávu u žádosti o změnu času? Odpověď: Vedoucí, který o žádosti bude rozhodovat. Zpráva přichází spolu se žádostí.
Otázka: Co se stane se směnou, když si ji nikdo z otevřených nevezme? Odpověď: Zůstane v seznamu otevřených směn. Vedoucí ji může někomu přiřadit ručně nebo rozdělit automaticky.
Otázka: Dá se změnit umístění vlastní směny? Odpověď: Ano, u budoucí směny jsou v bloku Podrobnosti pole umístění a značek, po změně klepněte na Uložit.