Označení začátku a konce směny je to, kvůli čemu zaměstnanec otevírá aplikaci nejčastěji. Od verze 2.1.0 jdou obě operace přes obrazovku Docházka (Attendance) s mapou a telefon si cestou vyžádá několik oprávnění.
Polohu sledují dva různé moduly. Docházka (Attendance) kontroluje, jestli jste na místě na začátku a na konci směny — právě proto jdou obě operace přes mapu. Ovládání umístění pracoviště (Work location control) sleduje, kde jste byli během směny.
Oprávnění v telefonu udělte všechna a hned, včetně přístupu k poloze v režimu „vždy“. Není třeba počítat, který modul co používá: vlastník firmy zapíná a vypíná moduly kdykoli, a když jsou oprávnění udělená napůl, aplikace se začne chovat nesprávně — a to potichu, bez varování. Jednou dovolit všechno je levnější než potom hledat, proč se směna nezapsala.
Podrobný návod
Začátek směny krok za krokem
Spuštění směny je řetěz několika obrazovek. Nedá se vynechat: každý krok něco zapíná.
1. Klepněte na zelené tlačítko „Začít směnu“ na ovládacím panelu.
2. Telefon si vyžádá přístup k poloze. Udělte ho.
3. Potom přístup k fyzické aktivitě. Je potřeba, aby se dal odlišit pohyb od stání.
4. Dál aplikace vysvětluje sama: je potřeba režim „Povolit vždy“ a nabízí přepnout ho v nastavení telefonu. Souhlaste a přepněte.
5. Otevře se obrazovka Docházka (Attendance) s mapou. Zde je vidět, kde se nacházíte, a je tam upozornění: Při začátku směny bude zapnuto sledování polohy na pozadí. Směna začíná druhým tlačítkem Začít směnu už na této obrazovce.
Pokud nejste na pracovišti
Když má směna zadané umístění, docházka porovnává vaši polohu s ním. Pokud jste daleko, obrazovka to řekne přímo.
Nahoře se objeví červený pruh Chyba — Jste mimo lokaci (Error — You are outside the location). Na mapě se vykreslí trasa od vašeho bodu k pracovišti a v panelu dole jsou tři hodnoty: vzdálenost, čas cesty a název umístění. Například: 3.34 km · 8 min · call center.
Zaměstnanec tak hned vidí nejen to, že není tam, kde má být, ale i jak daleko a kam jít.
Tlačítko Začít směnu přitom zůstává aktivní a dá se na něj klepnout — ale směna nezačne: nahoře znovu vyjede chyba. Označení projde jen tehdy, když se ocitnete v okruhu, který vedoucí zadal v nastavení umístění.
Pokud směna umístění zadané nemá, kontrola není — na obrazovce bude napsáno, že poloha není určená, a směna začne odkudkoli. Totéž platí u neplánovaných směn: ty umístění nemají, proto se kontrola neprovádí.
Zatímco směna běží
Pruh se změní na Na směně (On shift) s počítadlem odpracovaného času, tlačítko na Ukončit směnu (End shift). Níž se objeví blok přestávky: kdy začne, její čas a tlačítko Začít přestávku (Start break).
Ukončení směny krok za krokem
1. Klepněte na „Ukončit směnu“. Aplikace si vyžádá potvrzení: Opravdu chcete skončit? (Do you really want to finish?)
2. Otevře se tatáž obrazovka „Docházka“ s mapou a tlačítkem ukončení — poloha se označuje i při odchodu.
3. Poslední potvrzení — Jste si jisti, že chcete dokončit směnu? (Are you sure you want to complete the shift?)
Dvě potvrzení za sebou jsou udělaná záměrně: směna se nesmí zavřít náhodným dotykem. Po ukončení se karta směny v seznamu dne označí jako Dokončeno (Completed) a vedle se objeví odchylky — pozdní příchod a dřívější odchod.
Možné problémy a řešení
| Problém | Příčina | Řešení |
|---|---|---|
| Tlačítko Začít směnu chybí | Směna ještě nenastala nebo už je ukončená | Tlačítko se objevuje v okně, které zadává nastavení modulu docházky |
| Směnu se nedaří začít, nahoře je chyba Jste mimo lokaci | Docházka kontroluje místo a vy jste mimo pracovní umístění | Přijďte k pracovišti: na obrazovce je vidět vzdálenost, čas cesty a název umístění. Tlačítko se dá stisknout, ale označení neprojde, dokud nejste v okruhu |
| Poloha se přestává předávat | Oprávnění je udělené jako „při používání aplikace“ | Přepněte na „Povolit vždy“ v nastavení telefonu |
| Aplikace funguje jinak než dřív, i když se nic neměnilo | Ve firmě zapnuli nový modul a oprávnění v telefonu nestačí | Zkontrolujte oprávnění aplikace a udělte všechna, včetně režimu „Povolit vždy“ |
| Směna začala, ale označení se nezapočítalo | Byla zrušena žádost o polohu na pozadí | Udělte oprávnění a začněte směnu znovu |
| Směna je označená Neplánováno | Byla zahájena mimo plán | Tak je to zamýšlené: neplánovaná směna nemá šablonu a kontrola umístění se u ní neprovádí |
| Směna se zavřela sama, i když jsem neklepal | Uplynulo okno, ve kterém se směna dala ještě ukončit ručně | Okno zadává nastavení „O kolik později může zaměstnanec ukončit směnu“ v modulu docházky |
| Odchylka je zobrazená divným číslem | Známá závada zobrazení | Hodnota je správná, ale vypisuje se bez zaokrouhlení. Řiďte se pruhem nahoře — tam je formát „0h 2m“ |
Často kladené otázky (FAQ)
Otázka: Proč si telefon při spuštění směny vyžádá tolik oprávnění? Odpověď: Jsou tři: poloha, fyzická aktivita a přístup k poloze na pozadí. Různé moduly používají různá z nich: docházka označení místa na začátku a na konci směny, ovládání umístění pracoviště pohyb během směny. Není třeba zjišťovat, co kdo potřebuje: udělte všechna tři.
Otázka: Musí se udělit přístup „vždy“? Odpověď: Ano. Režim „při používání aplikace“ přestává fungovat, jakmile je aplikace minimalizovaná, a část dat se nezapíše.
Otázka: Dá se jít na přestávku z aplikace? Odpověď: Ano, během směny se pod tlačítkem ukončení objeví blok přestávky s tlačítkem Začít přestávku.
Otázka: Proč se ukončení potvrzuje dvakrát? Odpověď: První otázka je obecná, druhá se objeví už na obrazovce s mapou, po označení polohy. Tak se směna nezavře náhodným dotykem.
Otázka: Dá se začít směna, která v plánu není? Odpověď: Ano, pokud jsou neplánované směny dovolené. Taková směna se označí jako Neplánováno.
Otázka: Co se stane, když se zapomene směnu ukončit? Odpověď: Směna se zavře sama, ale jinak podle typu. U neplánovaných je v nastavení zadaná maximální délka, po které se směna zavírá automaticky. U plánovaných je okno: nastavení O kolik později může zaměstnanec „ukončit“ směnu/přestávku? (min) zadává, kolik minut po konci směny se dá ještě zavřít ručně. Když to nestihnete, systém ji zavře sám.
Otázka: Vidí vedoucí, že jsem začal směnu? Odpověď: Ano, stav směny je hned vidět v plánu a ve výkazech, a při zapnutých oznámeních přijde zpráva.