Přidat člověka do společnosti, přidělit oprávnění, odeslat pozvánku, změnit pozici a normu hodin — to všechno se dá udělat z telefonu. Dříve se tým spravoval jen v prohlížeči.
Sekce je otevřená vedoucímu, administrátorovi a vlastníkovi.
Podrobný návod
Jak sekci otevřít
☰ → skupina Tým (TEAM) → Zaměstnanci společnosti (Company employees).
Na kartě každého zaměstnance je: fotka nebo iniciály, jméno, úroveň oprávnění, telefon, e-mail a stav pozvánky — Pozvánka čeká na vyřízení (Invite pending) oranžově nebo Pozvání přijato (Invite accepted) zeleně. U nepotvrzených je vedle tlačítko Znovu odeslat pozvánku (Resend invite).
V záhlaví jsou tři tlačítka: hledání podle jména, Filtrovat dle projektu (Filter by project) a Importovat zaměstnance (Import Employees). Vpravo dole modré tlačítko se znaménkem plus — přidání.
Přidání zaměstnance
Klepněte na +. Otevře se formulář Přidat zaměstnance (Add employee) ze tří bloků.
Osobní údaje (Personal information)
| Pole | Popis |
|---|---|
| Jméno (First name) | Jméno zaměstnance |
| Příjmení (Last name) | Příjmení |
| Telefonní číslo (Phone number) | Telefon s předvolbou země |
| e-mail (E-mail) | E-mailová adresa |
Pod formulářem je nápověda Telefon nebo e-mail je povinný (Phone or email required) — stačí jedno z toho, ale bez pozvánky na e-mail si zaměstnanec nebude moct vytvořit heslo.
Nastavení práce (Work settings)
| Pole | Popis |
|---|---|
| Osobní číslo (Personnel Number) | Interní číslo zaměstnance, podle něj se pohodlně třídí a exportuje do jiných systémů |
| Měsíční sazba hodin, % (Monthly rate of hours, %) | Podíl z plného úvazku. Výchozí hodnota je 100 |
| Vyberte pozici (Select a position) | Pozice ze struktury společnosti. Podle ní se bere sazba, pokud jsou sazby nastavené podle pozic |
Plánování (Scheduling)
| Pole | Popis |
|---|---|
| Projekt (Project) | Do kterého projektu člověka přidat |
| Rozvrh (Schedule) | Do kterého rozvrhu ho zařadit |
| Přidat zaměstnance od (Add employee starting from) | Od kterého data se člověk považuje za pracujícího |
Přepínač Odeslat pozvánku (Send invite) rozhoduje o tom, jestli e-mail odejde hned. Celé to končí tlačítkem Uložit (Save).
A teď to důležité: formulář zvládne všechny tři povinné kroky najednou — založit člověka, přidat ho do projektu a zařadit do rozvrhu. Když projekt nebo rozvrh vynecháte, zaměstnanec se sice založí, ale v mřížce se neobjeví.
Změna oprávnění
Úroveň oprávnění se mění přímo v seznamu zaměstnanců: vedle ní je šipka dolů, klepněte na ni a vyberte jinou úroveň. Kartu zaměstnance kvůli tomu otevírat nemusíte.
| Úroveň | Co dává |
|---|---|
| Zaměstnanec (Employee) | Vlastní rozvrh, vlastní žádosti, vlastní dostupnost |
| Administrátor (Administrator) | Správa zaměstnanců, modulů a rozvrhů celé společnosti |
Tohle jsou oprávnění ve společnosti a nastavují se tady, v seznamu zaměstnanců. Odděleně od nich má člověk roli v projektu: Zaměstnanci (Employees), Manažeři (Managers) nebo Prohlížeči (Viewers) — tu přiděluje nastavení samotného projektu, ne tato sekce. Manažer je role v projektu, ne úroveň oprávnění; administrátor se v projektu nepřiděluje.
Plný přístup, včetně nastavení společnosti a financí, má jen vlastník.
Karta zaměstnance: šest záložek
Klepnutí na kartu otevře Upravit zaměstnance (Edit employee), a není to jeden formulář, ale šest záložek. Pás záložek se posouvá do stran, takže poslední z nich nejsou hned vidět.
| Záložka | Co je uvnitř |
|---|---|
| Obecné informace (General info) | Osobní údaje, nastavení práce, dovednosti, barva, vlastní pracovní dny a oprávnění |
| Dostupnost (Availability) | Kdy je zaměstnanec připravený pracovat, po dnech |
| Projekty (Projects) | V jakých projektech je a s jakou rolí |
| Poznámky (Notes) | Záznamy o zaměstnanci s obdobím a viditelností |
| Soubory (Files) | Dokumenty navázané na člověka |
| Dovolená (Vacations) | Limity dovolené podle období a pohyb zůstatku |
Obecné informace jsou nejdelší záložka, je potřeba ji rolovat. Popořadě: Osobní údaje (Personal information) se jménem, příjmením, telefonem a e-mailem; Nastavení práce (Work settings) s osobním číslem, pozicí a měsíční normou hodin; Dovednosti (Skills); Barva zaměstnance (Employee color) — tou se člověk označuje na mapě geolokace a v rozvrhu; Osobní nastavení pracovních dnů zaměstnance se zaškrtávacími poli po–ne a přepínačem Zohlednit osobní nastavení; a dole Oprávnění (Permissions) — Práva zaměstnanců (Employee rights) a Přístup k protokolům aktivit (Access to activity logs).
Dostupnost ukazuje stejný obrázek, jaký vidí sám zaměstnanec v sekci „Kdy jsem dostupný“: týden po dnech, přepínání týdnů a Rozbalit kalendář. Tam, kde člověk nic neuvedl, je Dostupnost není specifikována (Availability not specified).
Projekty — seznam projektů zaměstnance s jeho rolí v každém z nich, tlačítko Přidat do projektu (Add to project) a Přidat do plánu (Add to schedule). Odtud se člověk zapojuje do práce, aniž byste kartu opustili.
Poznámky — tlačítko Vytvořit poznámku (Create a note) a seznam záznamů. Poznámka má období platnosti a viditelnost: Pouze manažeři a administrátoři (Only managers and administrators). Tohle je místo pro služební poznámky, které sám zaměstnanec vidět nemá.
Soubory — dokumenty tohoto člověka, tlačítko Nahrát soubory (Upload). Dokud žádné nejsou, je tam Žádná data (No data).
Dovolená — záložka, kvůli které se karta otevírá nejčastěji. Skládá se ze tří částí:
| Část | Co nastavuje |
|---|---|
| Povolené přečerpání dovolené (Permissible vacation overrun) | O kolik dní může jít zaměstnanec do minusu. Ukládá se tlačítkem Uložit |
| Nastavení dovolené (Vacation settings) | Období s limitem: začátek, konec a Limit dovolené za rok. Přidávají se tlačítkem Přidat nastavení dovolené |
| Změna v zůstatku dovolené (Change in vacation balance) | Ruční připsání a odepsání: datum, hodnota se znaménkem a komentář. Tlačítko Přidat operaci s dovolenou |
Období může být několik za sebou — třeba s limitem 0, pak 24 a pak 50 dní za rok: tak je vidět, jak se podmínky člověka měnily. V pohybu zůstatku znamená znaménko minus odepsání.
Import seznamem
Tlačítko Importovat zaměstnance v záhlaví nahraje najednou mnoho lidí souborem. Import bez e-mailových adres je možný, ale pozvánky takovým zaměstnancům neodejdou — adresy bude nutné doplnit později.
Možné problémy a řešení
| Problém | Příčina | Řešení |
|---|---|---|
| Zaměstnanec je založený, ale v rozvrhu není | Ve formuláři pro přidání chybí projekt nebo rozvrh | Otevřete kartu a vyplňte blok Plánování |
| Pozvánka nepřichází | E-mail je ve spamu, nebo není potvrzené telefonní číslo společnosti | Zkontrolujte spam, klepněte na Znovu odeslat pozvánku, potvrďte číslo v profilu |
| Bílá obrazovka u zaměstnance při aktivaci | Tuto e-mailovou adresu už používá jiný účet | Smažte starý účet s touto adresou |
| Založený bez e-mailu a telefonu | Formulář vyžaduje alespoň jedno z toho | Vyplňte telefon nebo e-mail — jinak tlačítko pro uložení nezareaguje |
| Propuštěný zaměstnanec zůstal v rozvrhu | Tak je to zamýšlené | Minulé směny a záznamy o platbě se zachovávají, vedle jména je poznámka o smazání |
| Nedaří se přidělit administrátora v projektu | Taková role v projektu není | Administrátor je úroveň oprávnění ve společnosti; v projektu se přidělují zaměstnanec, manažer a prohlížeč |
Často kladené otázky (FAQ)
Otázka: Dá se zaměstnanec založit a hned zařadit do rozvrhu? Odpověď: Ano, formulář pro přidání to udělá na jeden zátah: blok Plánování nastaví projekt, rozvrh a datum začátku.
Otázka: Co je osobní číslo? Odpověď: Interní číslo zaměstnance. Podle něj se pohodlně třídí seznam a exportují data do jiných systémů.
Otázka: K čemu je měsíční norma hodin v procentech? Odpověď: Tak se nastavuje částečný úvazek: 50 % znamená polovinu měsíční normy.
Otázka: Dá se přidat zaměstnanec bez e-mailové adresy? Odpověď: Založit se dá, pokud je uvedený telefon. Ale pozvánka odejde jen na e-mail.
Otázka: Jak zaměstnanci rychle změnit oprávnění? Odpověď: Šipkou vedle úrovně oprávnění přímo v seznamu, do karty se chodit nemusí.
Otázka: Čím se liší manažer od administrátora? Odpověď: Manažer je role uvnitř projektu: rozvrhy a žádosti tohoto projektu. Administrátor je úroveň oprávnění pro celou společnost.
Otázka: Co se stane s daty propuštěného zaměstnance? Odpověď: Směny a záznamy o platbě zůstávají v reportech a samotný zaměstnanec se označí jako smazaný.