Vytvořený rozvrh se mění přímo v aplikaci: název, možnosti samoobsluhy, složení týmu, období, sazby, prognóza zatížení. Je tu i to, co webová verze nemá — postavit rozvrh znovu podle aktualizovaných pravidel.
Rozvrhy může upravovat vedoucí, administrátor a vlastník společnosti.
Podrobný návod
Jak sekci otevřít
☰ → Plány (Schedules) → Plány → klepněte v seznamu na požadovaný rozvrh. Otevře se obrazovka se šesti sekcemi.
| Sekce | Co mění |
|---|---|
| Hlavní informace (Main information) | Název, barva, kontrola týdne a možnosti samoobsluhy |
| Zaměstnanci (Employees) | Složení: koho do rozvrhu přidat, koho odebrat |
| Zmenšit/prodloužit plán (Reduce/extend schedule) | Období: prodloužit, nebo zkrátit |
| Požadované zatížení (Load demand) | Prognóza zatížení — kolik směn je potřeba v každém slotu |
| Naplánovaní členové týmu (Scheduled team members) | Základní sazba pro všechny, kdo jsou v tomto rozvrhu |
| Překonfigurace rozvrhu (Rebuild schedule) | Nové vygenerování rozvrhu podle aktualizovaných pravidel |
Hlavní informace: co si zaměstnanec může udělat sám
Kromě názvu, barvy a typu kontroly týdne jsou tu shromážděné všechny přepínače samoobsluhy — to, co si zaměstnanec může se svými směnami udělat sám. Je jich deset, v pěti skupinách.
Není to úroveň oprávnění ve společnosti: zaměstnancem, administrátorem nebo vlastníkem se člověk stává ve své kartě a to platí všude. Přepínače níže platí jen uvnitř tohoto rozvrhu, takže v jednom rozvrhu může být výměna směn povolená a ve vedlejším ne.
| Skupina | Přepínač | Co povoluje |
|---|---|---|
| Viditelnost (Visibility) | Dovolit zaměstnancům vidět všechny směny | Vidět směny celého týmu, ne jen ty svoje |
| Výměna směn (Shift exchange) | Povolit výměnu směn (Allow shift swapping) | Vyměňovat si směny s kolegy |
| S potvrzením manažera (With manager confirmation) | Výměna proběhne až po schválení vedoucím | |
| Vyměňte si směny se stejnou pozicí (Swap shifts with the same position) | Vyměňovat si jen se stejnou pozicí | |
| Volné směny (Free shifts) | Dovolit zaměstnancům odesílat směny do seznamu volných směn (Allow employees to send shifts to the open shift list) | Dát svou směnu do seznamu volných |
| Dovolit zaměstnancům brát směny ze seznamu volných směn (Allow employees to take shifts from the Open Shifts list) | Brát směny ze seznamu volných | |
| Žádosti zaměstnanců (Employee requests) | Dovolit zaměstnancům vytvářet vlastní směny (Allow employees to create their own shifts) | Vytvářet si směny |
| Dovolit zaměstnancům vytvářet přestávky (Allow employees to create breaks) | Vytvářet přestávky | |
| Dovolit zaměstnancům předávat směny (Allow employees to drop shifts) | Vzdát se směny | |
| Ostatní | Dovolit zaměstnancům vyměňovat přestávky mezi různými šablonami směn (Allow employees to swap breaks between different shift templates) | Vyměňovat si přestávky mezi různými šablonami směn |
| Dovolit zaměstnancům dělit směny (Allow employees to split shifts) | Rozdělit směnu na části |
Změny vstoupí v platnost po tlačítku Uložit (Save).
Zaměstnanci: koho přidat a koho odebrat
Sekce ze tří polí.
| Pole | Co dělá |
|---|---|
| Přidejte zaměstnance do rozvrhu (Add employees to schedule) | Výběr lidí, které je potřeba do tohoto rozvrhu zařadit |
| Přidat zaměstnance od (Add employee starting from) | Datum, od kterého se člověk do rozvrhu dostane. Ne od začátku období, ale od vybraného dne |
| Odstranit zaměstnance (Remove employees) | Vyvést člověka z rozvrhu, aniž byste ho smazali ze společnosti |
Pole s datem je to, kvůli čemu sem lidé chodí nejčastěji: nový člověk nastoupil uprostřed měsíce a směny nepotřebuje od prvního.
Zkrátit nebo prodloužit období
Obrazovka se jmenuje Změna velikosti plánu (Schedule resizing), nahoře je zobrazené současné období.
| Pole | Varianty |
|---|---|
| Akce (Action) | Rozšířit rozvrh (Extend schedule) nebo Zkrátit plán (Shorten schedule) |
| Typ změny (Change type) | Například Rozšířit bez směn (Extend without shifts) — období se prodlouží, ale směny v něm nevzniknou |
| Rozšířit plán na (Extend schedule to) | Datum, ke kterému období táhneme |
| Co dělat s aktuálními směnami v novém období? (What to do with existing shifts in the new period?) | Ignorovat (Ignore) nebo Smazat (Delete) |
Poslední otázka je důležitější, než se zdá: pokud už v novém období nějaké směny jsou — třeba z jiného rozvrhu —, aplikace se zeptá, jestli je nechat, nebo smést.
Prodloužení bez směn se hodí, když je potřeba období natáhnout a směny doplníte později ručně nebo rozvrh postavíte znovu.
Požadované zatížení
Prognóza: kolik směn je potřeba v každém slotu. Podle těchto dat systém rozmisťuje směny při automatickém rozdělování.
Dokud prognóza není nastavená, je na obrazovce Žádná data (No data) — tak to bude u nového rozvrhu.
Naplánovaní členové týmu: sazba
Obrazovka Úprava základní sazby odměny v rozvrhu (Basic pay rate editing in the schedule). Nahoře je měna a jednotka — například USD · Za hodinu (USD · Per hour) — a samotná hodnota sazby.
Dvě nápovědy na obrazovce vysvětlují rozdíl mezi společnou a osobní sazbou:
- Nastavte základní sazbu pro zaměstnance v rozvrhu — tedy společná sazba pro všechny účastníky;
- Nastavte zaměstnanci individuální základní sazbu. Bude platit od vybraného data do konce rozvrhu — jednotlivému člověku se tedy dá přidělit vlastní, a to jen uvnitř tohoto rozvrhu.
Níže je tlačítko Zaměstnanci (Employees) — přechod na seznam, kde se sazba nastavuje jmenovitě.
Překonfigurace rozvrhu: postavit znovu
Sekce otevírá stejného průvodce jako při vytváření, ale už vyplněného daty tohoto rozvrhu — název, barva, projekt, období, sazba. Upravíte to, co je potřeba změnit, a spustíte generování znovu.
Hodí se to, když pravidel přibylo nebo se změnila: přidali jste šablonu směny, změnili dny v týdnu, upravili zatížení. Místo abyste rozvrh smazali a skládali ho od nuly, přestavíte ten stávající.
Možné problémy a řešení
| Problém | Příčina | Řešení |
|---|---|---|
| Zaměstnanec nevidí cizí směny | Je vypnuté Dovolit zaměstnancům vidět všechny směny (Allow employees to see all shifts) | Zapněte přepínač v Hlavní informace a uložte |
| Zaměstnanci si vyměňují směny bez zeptání | Je vypnuté S potvrzením manažera (With manager confirmation) | Zapněte to — výměna půjde přes vaše schválení |
| Změny se neuložily | Nebylo stisknuté tlačítko Uložit | Vraťte se do sekce a uložte |
| Je potřeba delší rozvrh, než jaký jste vytvořili | Období bylo zadané při vytváření | Zmenšit/prodloužit plán — prodlouží ho bez znovuvytváření |
| Po úpravě pravidel zůstaly směny staré | Pravidla se mění, ale už vytvořené směny ne | Spusťte Překonfigurace rozvrhu |
Často kladené otázky (FAQ)
Otázka: Čím se „Překonfigurace rozvrhu“ liší od vytvoření nového rozvrhu? Odpověď: Průvodce je stejný, ale pole jsou už vyplněná daty stávajícího rozvrhu a výsledek ho nahradí, nepřidá druhý.
Otázka: Dá se rozvrh prodloužit bez znovuvytvoření? Odpověď: Ano, sekce Zmenšit/prodloužit plán — ta období i zkracuje.
Otázka: Kde změnit sazbu naráz všem v rozvrhu? Odpověď: V sekci Naplánovaní členové týmu — tam je základní sazba pro všechny účastníky tohoto rozvrhu.
Otázka: Která oprávnění se nastavují tady a která v kartě zaměstnance? Odpověď: Tady — jen těchto deset přepínačů samoobsluhy: co si člověk může udělat se svými směnami (vyměňovat je, dávat je do volných, brát je odtud, vytvářet směny a přestávky, rozdělit směnu). Platí uvnitř jednoho rozvrhu a v různých rozvrzích se mohou lišit. Kdežto úroveň oprávnění ve společnosti — zaměstnanec, administrátor, vlastník — se nastavuje v kartě zaměstnance a platí pro celou společnost, rozvrh na ni nemá vliv.
Otázka: Zaměstnanec může směnu odevzdat, ale nemůže ji vzít — proč? Odpověď: Jsou to dva různé přepínače ve skupině Volné směny: odevzdávání do seznamu volných a braní odtud se povolují zvlášť.
Otázka: Co je „Požadované zatížení“? Odpověď: Prognóza zatížení: kolik směn je v každém slotu potřeba. Podle těchto dat systém rozmisťuje směny při automatickém rozdělování.
Otázka: Dá se zaměstnanec odebrat z rozvrhu, aniž by se smazal ze společnosti? Odpověď: Ano, v sekci Zaměstnanci tohoto rozvrhu.
Otázka: Nový zaměstnanec nastoupil uprostřed měsíce — jak ho zařadit ne od začátku? Odpověď: V sekci Zaměstnanci je pole Přidat zaměstnance od: uveďte datum nástupu.
Otázka: Co bude se směnami, které už v novém období jsou, při prodloužení? Odpověď: Aplikace se zeptá: Ignorovat — nechat, jak to je, Smazat — smést a postavit znovu.
Otázka: Kde se vlastně nastavuje sazba zaměstnance? Odpověď: V profilu zaměstnance sazba není. Sazba se nastavuje na čtyřech úrovních: v nastavení společnosti, v projektu, u pozice a tady, v rozvrhu. Systém ji hledá po řetězci společnost → rozvrh → pozice → umístění. Sazba z rozvrhu platí jen uvnitř něj a jen od vybraného data do konce období, takže jednomu člověku se dá v různých rozvrzích platit různě.