Označení začátku a konce směny je to, kvůli čemu zaměstnanec otevírá aplikaci nejčastěji. Od verze 2.1.0 obě operace probíhají přes obrazovku Docházka (Attendance) s mapou a telefon si po cestě vyžádá několik oprávnění.
Polohu sledují dva různé moduly. Docházka (Attendance) kontroluje, zda jste na místě na začátku a na konci směny — právě proto obě operace probíhají přes mapu. Kontrola místa práce (Work location control) sleduje, kde jste byli během směny.
Oprávnění v telefonu udělte všechna a hned, včetně přístupu k poloze v režimu „vždy". Není potřeba počítat, který modul co používá: vlastník firmy zapíná a vypíná moduly kdykoli, a pokud jsou oprávnění udělena jen napůl, aplikace se začne chovat nesprávně — a to potichu, bez varování. Jednou povolit všechno je levnější než potom hledat, proč se směna nezaznamenala.
Pokyny krok za krokem
Začátek směny: krok za krokem
Spuštění směny je řetězec několika obrazovek. Nelze ho vynechat: každý krok něco zapíná.
1. Stiskněte zelené tlačítko „Začít směnu" na ovládacím panelu.
2. Telefon si vyžádá přístup k poloze. Udělte ho.
3. Potom — přístup k fyzické aktivitě. Je potřeba k tomu, aby aplikace odlišila pohyb od stání.
4. Dále aplikace vysvětluje sama: je potřeba režim „Povolit vždy", a nabízí přepnout ho v nastavení telefonu. Souhlaste a přepněte ho.
5. Otevře se obrazovka Docházka (Attendance) s mapou. Je tu vidět, kde se nacházíte, a stojí tu upozornění: Když směna začne, bude zapnuto sledování polohy na pozadí. Směna začíná druhým tlačítkem Začít směnu už na této obrazovce.
Pokud nejste na pracovišti
Když je pro směnu zadána lokace, docházka porovnává vaši polohu s ní. Jste-li daleko — obrazovka to řekne přímo.
Nahoře se objeví červený pruh Chyba — Jste mimo lokaci (Error — You are outside the location). Na mapě se vykreslí trasa od vašeho bodu na pracoviště a v panelu dole — tři hodnoty: vzdálenost, čas cesty a název lokace. Například: 3.34 km · 8 min · call center.
Zaměstnanec tak hned vidí nejen to, že není tam, kde má být, ale i jak daleko a kam má jít.
Tlačítko Začít směnu přitom zůstává aktivní a lze ho stisknout — ale směna nezačne: nahoře znovu vypadne chyba. Označení projde jen tehdy, když se ocitnete v rámci radiusu, který zadal vedoucí v nastavení lokace.
Pokud lokace pro směnu zadána není, kontrola neproběhne — na obrazovce bude napsáno, že umístění není uvedeno, a směna začne odkudkoli. Totéž platí pro neplánované směny: ty lokaci nemají, proto se kontrola neprovádí.
Zatímco směna běží
Pruh se změní na Na směně (On shift) s počítadlem odpracovaného času, tlačítko na Ukončit směnu (End shift). Níže se objeví blok přestávky: kdy začne, její čas a tlačítko Začít přestávku (Start break).
Ukončení směny: krok za krokem
1. Stiskněte „Ukončit směnu". Aplikace si vyžádá potvrzení: Opravdu chcete skončit? (Do you really want to finish?)
2. Otevře se tatáž obrazovka „Docházka" s mapou a tlačítkem k ukončení — poloha se zaznamenává i při odchodu.
3. Poslední potvrzení — Jste si jisti, že chcete dokončit směnu? (Are you sure you want to complete the shift?)
Dvě potvrzení za sebou jsou udělána záměrně: směnu nelze zavřít náhodným dotykem. Po ukončení se kartička směny v seznamu dne označí jako Dokončeno (Completed) a vedle se objeví odchylky — pozdní příchod a předčasný odchod.
Možné problémy a řešení
| Problém | Příčina | Řešení |
|---|---|---|
| Tlačítko Začít směnu není | Směna ještě nenastala, nebo už je ukončená | Tlačítko se objeví v okně, které je zadáno nastavením modulu docházky |
| Směnu nelze začít, nahoře chyba Jste mimo lokaci | Docházka kontroluje místo a vy jste mimo pracovní lokaci | Přijďte blíž k pracovišti: na obrazovce je vidět vzdálenost, čas cesty a název lokace. Tlačítko se stisknout dá, ale označení neprojde, dokud nejste v radiusu |
| Poloha se přestává přenášet | Oprávnění je uděleno jako „při používání aplikace" | Přepněte na „Povolit vždy" v nastavení telefonu |
| Aplikace funguje jinak než dřív, i když se nic neměnilo | Ve firmě zapnuli nový modul a oprávnění v telefonu nestačí | Zkontrolujte oprávnění aplikace a udělte všechna, včetně režimu „Povolit vždy" |
| Směna začala, ale označení se nepočítalo | Byl zrušen požadavek na polohu na pozadí | Udělte oprávnění a začněte směnu znovu |
| Směna je označena jako Neplánováno | Byla začata mimo rozvrh | Tak je to zamýšleno: neplánovaná směna nemá šablonu a kontrola lokace se pro ni neprovádí |
| Směna se zavřela sama, i když jsem nic nestiskl | Uplynulo okno, ve kterém bylo směnu ještě možné ukončit ručně | Okno je zadáno nastavením „O kolik později může zaměstnanec ukončit směnu" v modulu docházky |
| Odchylka je zobrazena zvláštním číslem | Známý defekt zobrazení | Hodnota je správná, ale vypisuje se bez zaokrouhlení. Řiďte se pruhem nahoře — tam je formát „0h 2m" |
Často kladené otázky (FAQ)
Otázka: Proč si telefon při spuštění směny žádá tolik oprávnění? Odpověď: Jsou tři: poloha, fyzická aktivita a přístup k poloze na pozadí. Různé moduly z nich používají různá: docházka — označení místa na začátku a na konci směny, kontrola místa práce — pohyby během směny. Není potřeba zjišťovat, co kdo potřebuje: udělte všechna tři.
Otázka: Je povinné udělit přístup „vždy"? Odpověď: Ano. Režim „při používání aplikace" přestává fungovat, jakmile je aplikace minimalizovaná, a část dat se nezaznamená.
Otázka: Lze odejít na přestávku z aplikace? Odpověď: Ano, během směny se pod tlačítkem k ukončení objeví blok přestávky s tlačítkem Začít přestávku.
Otázka: Proč se ukončení potvrzuje dvakrát? Odpověď: První dotaz je obecný, druhý vzniká už na obrazovce s mapou, po označení polohy. Tak směnu nezavře náhodný dotyk.
Otázka: Lze začít směnu, která v rozvrhu není? Odpověď: Ano, pokud jsou neplánované směny povoleny. Taková směna se označí jako Neplánováno.
Otázka: Co se stane, když se zapomene směnu ukončit? Odpověď: Směna se zavře sama, ale různě podle typu. U neplánovaných je v nastavení zadána maximální délka, po které se směna zavírá automaticky. U plánovaných je okno: nastavení O kolik později může zaměstnanec "nahlásit odchod"? (min) zadává, kolik minut po konci směny ji lze ještě zavřít ručně. Nestihli jste to — systém ji zavře sám.
Otázka: Vidí vedoucí, že jsem směnu začal? Odpověď: Ano, stav směny je hned vidět v rozvrhu a ve výkazech, a při zapnutých oznámeních přijde zpráva.