Nastavení rozvrhu a přístupová oprávnění

Podrobný průvodce Krokem 1 průvodce vytvořením rozvrhu: kontrola přesčasů, viditelnost zaměstnanců a osm oprávnění, která určují, co mohou vaši zaměstnanci dělat se svými směnami.

Co to je?

Při vytváření nového rozvrhu v Kroku 1 musíte zadat základní informace a také nastavit parametry určující chování rozvrhu. Dvě nejdůležitější sekce nastavení:

Viditelnost zaměstnanců

mdash; určuje, které kolegy zaměstnanec může vidět v rozvrhu.

Oprávnění pro akce zaměstnanců

mdash; osm samostatných přepínačů, které určují, jaké akce mohou zaměstnanci provádět se svými směnami. Pro většinu z nich je k dispozici dodatečná volba „Se schválením manažera”.

Správné nastavení těchto parametrů pomáhá najít rovnováhu mezi flexibilitou pro zaměstnance a kontrolou ze strany vedení.

Předpoklady

#	Požadavek	Podrobnosti
1	Aktivní účet Shifton	Musíte mít zaregistrovaný firemní účet
2	Role Administrátor, Owner nebo Manažer	Potřebujete oprávnění k vytváření nebo úpravě rozvrhů
3	Vytvořený Projekt	Rozvrh musí být přiřazen k Projektu

Postup krok za krokem

Přístup k nastavení rozvrhu

Oprávnění rozvrhu se nastavují v Kroku 1 průvodce vytvořením rozvrhu a mohou být změněna i později:

Při vytváření:

vyplňte Krok 1 průvodce + Přidat rozvrh.

Pro existující rozvrh:

klikněte na ikonu úprav (tužka) v řádku rozvrhu v seznamu rozvrhů. Otevře se dialog úprav se stejnými poli.

Výběr typu kontroly týdne

Toto je povinné rozbalovací menu, které určuje, jak systém zpracovává přesčasy v daném rozvrhu. Výchozí hodnota: Povolit s potvrzením.

Varianta	Popis
Povolit s potvrzením	Přesčasy jsou povoleny, ale označeny ke schválení manažerem (výchozí)
Povolit	Přesčasy jsou povoleny bez potvrzení
DisPovolit	Směny s přesčasy jsou označeny jako problémové (zobrazí se s červeným indikátorem) — vytváření směn není blokováno, ale jsou označeny

Toto nastavení se zobrazuje jako „Přesčas” v bloku přehledu rozvrhu.

Povolit zaměstnancům zobrazit všechny směny

Když je toto zaškrtávací políčko zapnuto, zaměstnanci vidí směny kolegů, nejen své vlastní.

Při zapnutí se objeví vnořená volba s přepínači:

Varianta	Popis
Zobrazit všechny zaměstnance	Zaměstnanec vidí směny všech kolegů v rozvrhu
Zobrazit zaměstnance se stejnou pozicí	Zaměstnanec vidí pouze směny kolegů se stejnou pozicí

Výchozí hodnota: vypnuto (zaměstnanci vidí pouze své směny).

Oprávnění pro akce zaměstnanců

V Kroku 1 je zobrazeno osm přepínačů oprávnění, které určují, co mohou zaměstnanci dělat se směnami. Každé oprávnění lze zapnout nebo vypnout a pro většinu je k dispozici dodatečná volba: Se schválením manažera (vyžaduje souhlas manažera před provedením akce).

#	Oprávnění	Výchozí	Popis
1	Povolit výměnu směn	Zap	Zaměstnanci mohou požádat o výměnu směn s kolegy. Dodatečně: „Se schválením manažera” (zap výchozí); „Výměna směn pouze se stejnou pozicí” (vyp výchozí)
2	Povolit zaměstnancům odesílat směny do seznamu otevřených směn	Vyp	Zaměstnanec může odeslat svou směnu do fondu otevřených směn. Dodatečně: „Se schválením manažera” (zap výchozí)
3	Povolit zaměstnancům vytvářet vPosledníní směny	Vyp	Zaměstnanec může požádat o vytvoření nové směny pro sebe. Dodatečně: „Se schválením manažera” (vyp výchozí)
4	Povolit zaměstnancům vytvářet přestávky	Vyp	Zaměstnanec může přidávat přestávky ve svých směnách. Vyžaduje modul Přestávky. Dodatečně: „Se schválením manažera” (vyp výchozí)
5	Povolit zaměstnancům odmítat směny	Vyp	Zaměstnanec může odmítnout přiřazenou směnu. Dodatečně: „Se schválením manažera” (vyp výchozí)
6	Povolit zaměstnancům brát směny ze seznamu otevřených směn	Zap	Zaměstnanec může převzít neobsazenou otevřenou směnu. Dodatečně: „Se schválením manažera” (zap výchozí)
7	Povolit zaměstnancům vyměňovat přestávky mezi různými šablonami směn	Vyp	Zaměstnanci mohou vyměňovat čas přestávek mezi různými šablonami směn. Vyžaduje modul Přestávky.
8	Povolit zaměstnancům rozdělovat směny	Vyp	Zaměstnanec může rozdělit jednu směnu na dva samostatné časové bloky.

Další nastavení rozvrhu

Dvě další číselná pole se nacházejí v nastavení rozvrhu (pod přepínači oprávnění):

Pole	Výchozí	Popis
Maximální počet směn v řadě	0	Maximální počet po sobě jdoucích směn, které lze zaměstnanci přiřadit. 0 = bez omezení. Systém zobrazí varování při překročení limitu.
Minimální přestávka mezi směnami (v hodinách)	0.0000	Minimální doba odpočinku mezi dvěma směnami. 0 = bez omezení.

Jak nastavit oprávnění

U každého z osmi oprávnění rozhodněte, zda jej zapnout nebo vypnout.

Pokud je oprávnění zapnuto, rozhodněte, zda je potřeba schválení manažera:

Zapnuto bez potvrzení

mdash; zaměstnanci mohou provést akci okamžitě.

Zapnuto s potvrzením

mdash; zaměstnanci mohou požádat o akci, ale ta se provede až po schválení manažerem.

Vypnuto

mdash; zaměstnanci nemohou tuto akci provést.

Po nastavení všech oprávnění klikněte na Další pro přechod ke Kroku 2.

Doporučené konfigurace oprávnění

Typ týmu	Doporučené nastavení
Malý důvěryhodný tým	Zapněte většinu oprávnění bez schválení manažera pro maximální flexibilitu
Střední tým	Zapněte oprávnění se schválením manažera pro výměnu, odmítnutí a otevřené směny
Velký nebo regulovaný tým	Zapněte pouze nezbytná oprávnění, vše se schválením manažera
Plně řízený	Vypněte všechna oprávnění zaměstnanců — manažeři kontrolují vše

Jaké typy žádostí aktivuje každé oprávnění

Když je oprávnění zapnuto, zaměstnanci vidí odpovídající typ žádosti na stránce Žádosti a v mobilní aplikaci:

Oprávnění	Typ žádosti
Povolit výměnu směn	Žádost o výměnu směn
Povolit zaměstnancům odesílat směny do seznamu otevřených směn	Žádost o odeslání do otevřeného seznamu
Povolit zaměstnancům vytvářet vlastní směny	Žádost o vytvoření směny
Povolit zaměstnancům vytvářet přestávky	Žádost o vytvoření přestávky
Povolit zaměstnancům odmítat směny	Žádost o odmítnutí směny
Povolit zaměstnancům brát směny ze seznamu otevřených směn	Žádost o převzetí z otevřeného seznamu
Povolit zaměstnancům vyměňovat přestávky	Žádost o výměnu přestávek
Povolit zaměstnancům rozdělovat směny	Žádost o rozdělení směny

Přístupová oprávnění

Role	Zobrazení nastavení	Konfigurace parametrů	Schvalování žádostí zaměstnanců
VPosledníník	Ano	Ano	Ano
Administrátoristrátoristrátor	Ano	Ano	Ano
Manažer	Ano (přiřazené rozvrhy)	Ano (přiřazené rozvrhy)	Ano (přiřazení zaměstnanci)
Zaměstnanec	Ne	Ne	Ne

Často kladené otázky

Ot: Lze změnit oprávnění po vytvoření rozvrhu?
Odp: Ano. Klikněte na ikonu úprav (tužka) u rozvrhu v seznamu rozvrhů. Otevře se stejný dialog nastavení a všechny změny se projeví ihned po uložení.

Ot: Co se stane s čekajícími žádostmi, když vypnu oprávnění?
Odp: Čekající žádosti u vypnutého oprávnění bude nutné zpracovat ručně. Doporučuje se zpracovat všechny čekající žádosti před změnou nastavení oprávnění.

Ot: Upozorní volba „Se schválením manažera” manažera automaticky?
Odp: Ano. Když zaměstnanec provede akci vyžadující potvrzení, přiřazený manažer obdrží oznámení a může žádost schválit nebo zamítnout.

Ot: Lze nastavit různá oprávnění pro různé zaměstnance v jednom rozvrhu?
Odp: Ne. Oprávnění se vztahují na všechny zaměstnance rozvrhu stejně. Pokud potřebujete různé úrovně oprávnění, vytvořte oddělené rozvrhy s různým nastavením.

Ot: K čemu slouží oprávnění „Rozdělení směn”?
Odp: Rozdělení směny umožňuje zaměstnanci rozdělit jednu dlouhou směnu na dvě kratší — například proměnit 8hodinovou směnu na ranní blok 4 hodiny a odpolední blok 4 hodiny.

Ot: Zapnul jsem oprávnění, ale zaměstnanec tuto volbu nevidí — proč?
Odp: Zkontrolujte, že: (1) nastavení je uloženo, (2) zaměstnanec je přiřazen právě k tomuto rozvrhu a (3) potřebný modul je aktivní (modul Přestávky pro oprávnění související s přestávkami).

Možné problémy a řešení

Problém	Možná příčina	Řešení
Zaměstnanci nemohou vyměňovat směny, i když je oprávnění zapnuto	Je zapnuta volba „Se schválením manažera” a manažer ještě neschválil žádost	Zkontrolujte frontu čekajících žádostí a schvalte nebo zamítněte žádosti o výměnu
Manažer nedostává žádosti o potvrzení	Nesprávně nastavená oznámení	Ujistěte se, že v nastavení oznámení manažera jsou zapnuty akce rozvrhu
Zaměstnanci vidí příliš mnoho kolegů v rozvrhu	Viditelnost zaměstnanců je nastavena na „Všichni zaměstnanci”	Přepněte na „Se stejnou pozicí” pro omezení viditelnosti
Změny oprávnění se neprojevují	Mezipaměť prohlížeče zobrazuje staré nastavení	Požádejte zaměstnance o obnovení stránky nebo vymazání mezipaměti prohlížeče
Nemůžu najít sekci oprávnění	Projeli jste ji ve formuláři Kroku 1	Přejděte dolů ve formuláři Kroku 1 — oprávnění se obvykle nacházejí ve spodní části